We zagen dat ons blog over Outlook van 31 juli erg gewaardeerd werd. Daarom geven we je deze keer nog een paar praktische tips over deze populaire mail-client: 1 wat makkelijke en 1 voor de gevorderden. Zo kun je voortaan nóg eenvoudiger en sneller mailen. Doe er je voordeel mee!

Tip 1: Mailadressen niet automatisch aanvullen

Wanneer je al een tijdje met Outlook werkt, merk je vaak dat de Autocomplete-functie (die mailadressen voor je voorstelt) meer tegen dan met je gaat werken. Er staan op een gegeven moment namelijk vaak zoveel mailadressen in je lijst, die soms ook nog eens sterk op elkaar lijken, dat je al snel een foutje maakt. Je kunt dit op twee manieren oplossen. 1. Alle autocomplete-adressen verwijderen Dit is de rigoureuze manier. Je gaat daarbij als volgt te werk:
  • Ga naar Bestand > Opties > E-mail.
  • Scrol omlaag naar de Berichten verzenden-sectie.
  • Klik dan ofwel op de knop “Lijst voor automatisch aanvullen leegmaken” en haal eventueel het vinkje “Lijst voor automatisch aanvullen…” weg om deze functie uit te zetten.
2. Slechts enkele adressen verwijderen Wil je slechts enkele adressen weghalen? Dat doe je zo:
  • Begin met typen tot het adres dat je weg wilt halen in de lijst staat
  • Selecteer het nog eventueel met de omlaag/omhoog-pijltjes
  • Druk op “Delete”.
…Een kind kan de was doen!

Tip 2: Sjablonen in Outlook

Stuur je regelmatig dezelfde mails naar een bepaald soort klant? Dan kopieer je waarschijnlijk vaak oude mailtjes die je aanpast naar de nieuwe ontvanger. Maar er is ook een handigere manier om dit te doen: sjablonen in Outlook! Hiermee maak je voor veel voorkomende mails een standaardmail die je iedere keer wanneer nodig kunt oproepen. Zo pak je dit aan Maak een mail zoals je hem wilt hebben. Je kan hier alles al in klaar zetten: ontvangers, CC’s, tekst, afbeeldingen, een catalogus of andere bijlagen toevoegen, alles is mogelijk! Wanneer je klaar bent druk je op “Bestand” > “Opslaan als”, geef een betekenisvolle naam en kies dan voor Outlook sjabloon: Wanneer je klaar bent met sjablonen maken, kan je ze gebruiken. Helaas heeft Microsoft dit niet al te makkelijk gemaakt, maar ook daar hebben we natuurlijk een oplossing voor! De officiële manier is als volgt:
  • Zorg dat je in Outlook staat (dus niet in een nieuwe e-mail, maar in Outlook zelf).
  • Klik achtereenvolgens op: Nieuwe items > Meer items > Formulier kiezen.
  • Bij Zoeken in kies je voor Gebruikerssjablonen. Daar staat het sjabloon dat je net gemaakt hebt.
  • Selecteer deze en klik op Openen. Op dat moment is het een reguliere e-mail, die je kunt verwerken zoals je normaal ook e-mails maakt.
… maar zó kan het makkelijker! Je kan deze stap ook wat makkelijker maken door het formulier kiezen aan de werkbalk “Snelle toegang” toe te voegen. 1.Klik op de “Snelle toegang”-knop linksboven in Outlook: 2.Kies vervolgens voor “Meer opdrachten” en in het volgende scherm voor “Alle opdrachten”: 3.Scrol naar “Formulier kiezen” selecteer het en kies voor “Toevoegen”. Hij staat nu in de lijst: 4.Druk nu op OK en de knop “Formulier kiezen” staat nu in de werkbalk “Snelle toegang”: 5.Druk op de knop en je komt in het volgende scherm. Als je hier kiest voor “Gebruikerssjablonen in bestandssysteem” zie je al je aangemaakte sjablonen: 6.Kies je sjabloon en je mail staat klaar! Zo kan je je tijd in Outlook weer wat efficiënter besteden. Veel plezier ermee! Meer handige Outlook-tips? Lees hier hoe je je mailbox in 3 stappen opruimt!