Als je onze blogs regelmatig leest, weet je dat we je graag tips en tricks geven om nog makkelijker en sneller met Office te kunnen werken. Maar wat doen we nu eigenlijk precies voor bedrijven? Het antwoord vind je hier – met stiekem ook nog een paar handige Excel-tips, omdat we dat gewoon niet kunnen laten 😉

Wat wij elke dag doen

Bij OfficeSpecialisten ontwikkelen we software-oplossingen met het vertrouwde Microsoft Office-pakket als uitgangspunt. Wat dit concreet inhoudt? Dat is heel divers. Zoveel verschillende bedrijven, zoveel verschillende oplossingen. Over het algemeen werken we echter wel volgens een vast stramien:
  1. Verkennend gesprek
  2. Verdiepend gesprek
  3. Offerte
  4. Uitvoering
  5. Nazorg
  6. Beheer
  7. Eventuele uitbouw
In dit blog neem ik je in vogelvlucht mee in dit proces aan de hand van een praktijkcase.

Praktijkcase: Automatisering bedrijfsprocessen bloemenkweker

Een tijdje geleden werden we gebeld door een bloemenkweker die via-via over OfficeSpecialisten had gehoord. Of wij een keer een bak koffie konden komen drinken om te praten over hun processen. Het bedrijf was benieuwd waar wij kansen zagen om deze processen te automatiseren en de foutpercentages naar beneden te krijgen.

Handmatig en niet uniform

Uit het gesprek bleek dat het verzamelen van de data (hoeveelheid, soorten, verpakking, op welk tijdstip voor welke klant) en het verspreiden hiervan op de werkvloer handmatig en niet uniform gebeurde. Dit werkte fouten in de hand. Wij zagen voldoende kansen om dit proces te automatiseren en de foutpercentages naar beneden te krijgen. Vervolgens hebben we een verdiepend gesprek gevoerd met de medewerkers om te kijken waar zij behoefte aan hebben, waar ze verbeterpunten zien en wat voor hen de ideale situatie zou zijn.

Stappenplan

Aan de hand van deze gesprekken hebben we een offerte en een stappenplan opgesteld. Zo konden we in afgebakende stappen tot een oplossing komen die snel en betrouwbaar live zou kunnen gaan.

Samenspel tussen Access, Excel, Word en Outlook

De oplossing voor deze klant is een samenspel geworden tussen Access, Excel, Word en Outlook. In Access hebben we een database met invulformulieren gebouwd om de orders te kunnen invoeren. Orders via internet komen in Outlook binnen en worden automatisch ingelezen. Eventuele fouten hierbij worden via mail aan de verkoopafdeling gemeld. De orders worden met één druk op een knop verzameld, waarbij er twee overzichten worden gegenereerd. Eén voor in de kas (wat moet er worden geplukt en hoeveel?) en één voor het inpakstation (welke soorten moeten er in welke verpakking naar de klant?).

Nog meer uitbreidingen

Toen dit eenmaal goed liep, hebben we nog diverse andere uitbreidingen gerealiseerd, zoals:
  1. Een dagelijks aanbiedingenbestand dat een Excelbestand mailt naar alle klanten met de prijzen van die dag.
  2. Makkelijkere invoer van bestellingen mogelijk maken door het toevoegen van codes.
  3. Het inlezen van de teruggestuurde aanbiedingsbestanden met één druk op de knop.
  4. Het genereren van stickers voor op de fusten, zodat snel duidelijk is welke fust waar naartoe moet.
  5. Het genereren van barcodes voor op de stickers, zodat klanten makkelijk hun bestellingen kunnen inboeken bij ontvangst.

Het resultaat

Dit heeft uiteindelijk geleid tot een systeem waarin de verschillende Office-onderdelen er samen voor zorgen dat de ondernemer zich meer op zijn taken kan richten en de foutpercentages drastisch gedaald zijn.

En tot slot… nog een paar praktische Excel-tips!

Omdat we het niet kunnen laten, stiekem toch nog een paar tips voor Excel in de vorm van wat sneltoetsen:

Meer weten?

Ben je naar aanleiding van deze praktijkcase benieuwd of wij de processen bij jullie ook kunnen verbeteren? Stuur dan een mailtje naar info@officespecialisten.nl. Wij denken graag met je mee!