Je kent het wel, je komt terug van vakantie en je inbox puilt uit van de mail. Hoe kom je hier nu in hemelsnaam doorheen? In deze blog laten we je zien hoe je je mailbox in een paar simpele stappen opruimt én hoe je ‘m voortaan leeg en overzichtelijk houdt.

Een opgeruimde mailbox in 3 stappen

Met de onderstaande stappen categoriseer je heel eenvoudig je mail en heb je in no-time een opgeruimde mailbox!

Stap 1: Maak mappen aan

Open Outlook en geef een rechtermuisklik op “Postvak In”, kies voor “Nieuwe map”. Geef deze de naam “To-Do”. Maak op dezelfde manier onder de map “To-Do” de mappen “Later” en “Opvolgen” aan. De structuur ziet er nu als volgt uit:  

Stap 2: Sleep je mails naar de juiste mappen

Het idee is nu om je mails als volgt te categoriseren: Inbox In je Inbox laat je alle mails staan die je gelijk moet of kan afhandelen. Dit zijn de mails die directe actie vereisen of binnen 3 minuten af te handelen zijn. To-Do-map In de To-Do-map zet je mails die langer dan 3 minuten van je tijd vergen en die geen directe actie vereisen. In de map Opvolgen zet je de mails waarbij je ergens op wacht. Je hebt de taak gedelegeerd of je wacht nog op antwoord van iemand bijvoorbeeld. In de map Later zet je zaken die je nog een keer moet bekijken in de komende tijd of die als “Stop-werk” kunnen dienen. Op deze manier hou je je inbox lekker leeg.

Stap 3: Reserveer tijd voor je To-Do-box

Maak wel een herhalende afspraak in je agenda waarin je tijd vrijmaakt om je To-Do-box te bekijken. Zo vergeet je geen zaken die je nog moet doen.

Bonustip 1: Mail met harde deadline? Maak er een taak van!

Als er aan een mail een harde deadline zit, kan je er ook een taak van maken. Dat doe je als volgt: Geef een rechtermuisklik op de mail en kies “Verplaatsen”, “Taken”. Nu wordt er een taak van gemaakt en kan je er een begin- en einddatum aan hangen:  

Bonustip 2: Mails nog makkelijker verplaatsen met Snelle stappen

Om je mailtjes makkelijk te kunnen verplaatsen naar de desbetreffende map kan je ook de snelle stappen gebruiken. Hiermee kan je met één druk op de knop een mail of meerdere mails naar een map verplaatsen. Dit doe je als volgt: Kies in het Ribbon bij Snelle Stappen het pijltje rechtsonder:   In het volgende scherm kies je “Nieuw”:   Klik op “Naar map verplaatsen” Je komt in dit scherm terecht:   Vul een betekenisvolle naam in en kies de map waar je de mail naartoe wil verplaatsen. Het vinkje voor “Markeren als gelezen” staat standaard aan. Ik zet hem zelf altijd uit, dan weet ik beter wat ik nog niet gelezen heb. Druk hierna op “Voltooien” en je Snelle stap staat in het Ribbon. Herhaal dit voor alle mappen die je aangemaakt hebt. Als je nu een mail of mails wilt verplaatsen, selecteer ze dan en kies bij de Snelle Stappen voor de juiste actie. Op deze manier ruim je je mailbox lekker op en houd je hopelijk het vakantiegevoel wat langer vast!