Eindelijk zomer! Tijd om even afstand te nemen van het werk en te gaan genieten van een welverdiende vakantie. Vakantie betekent ook dat je waarschijnlijk je out-of-office weer aanzet. Steeds meer mensen maken daar een origineel bericht van. Hartstikke leuk, maar dat hóéft natuurlijk niet. Waar het vooral om gaat is dat je afwezigheid geen irritatie oproept. Een duidelijk en klantvriendelijk mailtje helpt hierbij. We geven je 7 handige tips voor een sterk out-of-office-bericht.  

1. Begin op tijd

Begin op tijd met het schrijven van je afwezigheidsmailtje; voorkom dat je de laatste minuten voor je vertrek hier nog mee bezig moet. Als je je tekst alvast klaar hebt staan, hoef je de afwezigheidsassistent vlak voor vertrek alleen nog maar even aan te zetten. Daarna heb je er geen omkijken meer naar en kun je met een gerust hart op vakantie.  

2. Geef aan waarom je weg bent en hoe lang

Je hoeft natuurlijk niet tot in detail aan te geven op welke camping je staat of wat je allemaal gaat doen. Geef echter wel aan dat je op vakantie bent en wanneer je weer terug bent. Het maakt voor de ontvanger van je out-of-office-bericht nogal wat uit of je nog 21 dagen weg bent of dat je er morgen alweer bent.  

3. Bied service en alternatieven

Geef duidelijk aan hoe de klant geholpen kan worden. Schrijf in je bericht tot wie de klant zich tijdens jouw vakantie wel kan wenden. Probeer hierbij een positieve toon aan te houden. Vermijd bijvoorbeeld: “Voor dringende vragen neemt u contact op met collega X”, want dat schrikt af. Beter kun je schrijven: “Collega X of afdeling Y helpt u tijdens mijn afwezigheid graag verder”. Verwijs je naar een collega, zet daar dan een naam bij en een rechtstreeks telefoonnummer of e-mailadres.  

4. Lees je je e-mail of niet?

Tegenwoordig is iedereen altijd online, ook op vakantie. Daarom verwachten sommige mensen nog wel eens dat je sowieso je mail leest en bij dringende zaken toch zal antwoorden. Als je van plan bent écht even afstand te nemen van je mailbox (de beste tip van allemaal!), zet dan duidelijk in je automatisch bericht dat je je mail niet leest tijdens die periode.  

5. Zorg voor een goede onderwerpregel

Zorg dat je onderwerpregel aansluit bij de tekst van je out-of-office; niet alleen qua inhoud, maar ook wat betreft tone-of-voice. En maak direct helder in de onderwerpregel waar je bericht over gaat. Voorbeelden zijn: “Ik ben op vakantie tot 11 augustus. Mijn collega helpt je graag verder.” Of “Bedankt voor je bericht. Ik lees deze direct na m’n vakantie” of “Ik ben er tot 11 augustus niet. En nu?”  

6. Voorkom een dubbele handtekening

Heb je in je mail een automatische handtekening ingesteld? Herhaal deze dan niet onder je out-of-office-reply. Dat is zo dubbel op!  

7. Neem 1 of 2 dagen extra

Zet de datum in je out-of-office op 1 of 2 later dan je daadwerkelijk weer aan de slag gaat. Zo gun je jezelf wat extra tijd om je mail door te nemen en weer helemaal up-to-speed te komen met wat er allemaal tijdens je vakantie gebeurd is.   Geniet van je vakantie!