BlogRead the Latest News

 

Office 365 is niet altijd gelijk aan Office 365

Officespecialisten-office-365

Officespecialisten-office-365  
Veel van onze klanten werken met Office 365. Soms krijg ik van een aantal van hen te horen dat een applicatie die wij hebben gemaakt op de ene pc wel werkt en op de andere niet. Terwijl op beide pc’s Office 365 draait. Dat lijkt raar, maar toch is het niet zo vreemd. In dit blog leg ik uit hoe het zit.
  ‘Iedereen werkt toch met Office 365, en allemaal met dezelfde versie?’ zeggen ze dan. Het tegendeel is echter waar. Allereerst zijn er al verschillende versies van Office. Zo is er Office 365 als abonnement, en dan heb je nog Office 365 for Business, Office 365 Pro en Office 365 Standaard. Maar wat nog veel belangrijker is, is de manier waarop Microsoft met updates omgaat.  

Office-updates

Office brengt geregeld updates uit met verbeteringen, extra functionaliteiten of om de software beter te beveiligen. Hoe komt het nu dat een applicatie op de ene pc wel goed draait en op de andere niet? Dat heeft alles te maken met die updates. Wat veel mensen namelijk niet weten, is dat je in Office kunt aangeven via welk kanaal je die updates wilt ontvangen.  

Voor de ‘early adopters’

Wanneer Microsoft met een nieuwe update komt, brengen ze die eerst als bèta-versie uit. Kies je ervoor om de updates via het hoogste kanaal te ontvangen, dan krijg je zo’n bèta-versie zodra deze beschikbaar is. Deze optie is vooral geschikt als je altijd over de nieuwste versie wilt beschikken. Het nadeel van zo’n bèta-versie is dat ‘ie vaak nog niet helemaal is uitgekristalliseerd. Zo’n update kan nog weleens wat bugs bevatten.  

Even geduld…

Vind je het daarentegen niet noodzakelijk om altijd met de allernieuwste updates te werken, maar wil je er zeker van zijn dat de update die je krijgt goed werkt en dat alle fouten eruit zijn gehaald? Dan kun je vaak beter even geduld hebben en ervoor kiezen de update later te ontvangen. Je beschikt dan niet meteen als eerste over een nieuwe versie, maar bent er wel van verzekerd dat de update die je ontvangt uitgebreid is getest.  

Zo zit het dus!

Ben je een ‘early adopter’, dan kan het dus voorkomen dat op jouw pc een applicatie niet werkt, terwijl dezelfde applicatie op een andere pc prima draait, omdat die nieuwe update daarop nog niet is geïnstalleerd.  

Meer weten?

Wil je weten hoe je precies kunt instellen wanneer je een update ontvangt? Stuur dan even een mailtje naar info@officespecialisten.nl. Wij helpen je graag verder!   Nico Pronk OfficeSpecialisten

Aan de slag met draaitabellen in Excel

Met pivottables of draaitabellen kun je geweldige analyses maken. En dat is lang niet zo moeilijk als je misschien denkt! In dit blog geven we je een aantal praktische tips. Veel mensen die met Excel beginnen maken dezelfde fout, namelijk dat ze starten bij wat eruit moet komen. Natuurlijk is dat in de ontwerpfase niet zo’n probleem, en zeker niet bij eenvoudige modellen. Maar wanneer het gaat om complexere berekeningen, kun je het beter anders aanpakken. Als een Excel-model er eenmaal staat, moet er immers ook regelmatig onderhoud gepleegd worden. Je zult weleens aanpassingen moeten doen, of er moeten na verloop van tijd functionaliteiten bij komen.

Een goed begin…

Als je dan niet goed bent begonnen, is de kans op fouten vrij groot. En dat weerhoudt veel mensen ervan om überhaupt maar met Excel te beginnen. Maar ook hier geldt: een goed begin is het halve werk. En dat doe je door tijdig na te denken hoe je het hart van je model opzet. Beginnen aan de outputkant is op zich prima. Maar daarnaast moet je er ook over nadenken hoe je die gegevens gaat structureren.

Denk altijd in tabellen

Pivottables of draaitabellen is een krachtige tool in Microsoft Excel om analyses te kunnen maken. Een pivottable biedt de mogelijkheid om gegevens te verdichten en wordt gebruikt op een tabel. Probeer daarom altijd om de gegevens in tabellen te structureren. Het onderstaande voorbeeld illustreert hoe je in Excel door middel van een draaitabel gegevens in een verkorte lijst kunt laten zetten. In de afbeelding hieronder staat een tijdsregistratie. Stel dat je nu wilt weten hoeveel uur er per klant per project is besteed. Dit kan via een draaitabel. Je zorgt ervoor dat een cel in de tabel is geselecteerd en vervolgens kies je voor ‘insert- pivot table’ als in bovenstaande afbeelding. Dit leidt tot het volgende dialoogvenster. Kies je voor OK, dan kan je de draaitabel samenstellen. Stel dat je per klant een regel wilt met daaronder regels per project. Vervolgens kolommen met daarin de werksoorten en de uren. Na het klikken op OK krijg je het volgende hulpscherm, het ‘task pane’ ofwel taakvenster, waarin je de velden uit de tabel kunt verslepen naar het onderdeel in de draaitabel waar je ze wilt hebben. Dit leidt tot de volgende tabel: Ben je vervolgens geïnteresseerd in het totaal per project, maar dan daaronder de klanten uitgesplitst, dan ga je terug naar het taakscherm en daar draai je project en klant om door het project boven de klant te slepen. Onderstaande afbeelding maakt duidelijk dat dit direct een andere tabel oplevert:    

Meer weten over pivottables?

Dit is maar het begin, maar voor data-analyse zijn draaitabellen een geweldig hulpmiddel. Wil je meer weten over pivottables, het opmaken ervan en eventueel werken met sliders? Stuur dan een e-mail naar info@officespecialisten.nl. Wij vertellen je graag meer over de mogelijkheden!

Access VBA tip: Gebruik ELookup in plaats van DLookup

In VBA wordt vaak de functie DLookup gebruikt. Deze haalt snel de waarde van een veld op uit een tabel op basis van een gegeven criterium. Allen Browne, een bekende Australische Access guru en MVP, heeft een eigen versie van DLookup gemaakt omdat hij ontevreden was over de performance en mogelijkheden van de standaard functie. De nadelen van DLookup:
  • hij haalt alleen de 1e waarde op die hij tegenkomt, er is geen sortering mogelijk waardoor het resultaat onvoorspelbaar kan zijn
  • de performance is slecht
  • de functie ruimt zijn aangeroepen objecten niet op
  • hij gaat slecht om met zero-length strings
De functie ELookup die hij gemaakt heeft zorgt ervoor dat deze issues niet meer voorkomen
  • Je kan een sortering meegeven
  • hij ruimt zijn aangeroepen objecten netjes op
  • de performance is ongeveer 2 keer zo snel
  • hij ziet het verschil tussen een NULL value en een zero-length string
Als ik een nieuwe Access database bouw is dit 1 van de eerste modules die ik toevoeg. Nieuwsgierig? Lees verder op de site van Allen Browne.

Admins—get ready for Office 2016

Admins—get ready for Office 2016, rollout begins September 22! Read more

Join Our Newsletter

Get Updates, Upcoming Themes Info, and Our Great Deals!