BlogRead the Latest News

 

Aan de slag met draaitabellen in Excel

Met pivottables of draaitabellen kun je geweldige analyses maken. En dat is lang niet zo moeilijk als je misschien denkt! In dit blog geven we je een aantal praktische tips. Veel mensen die met Excel beginnen maken dezelfde fout, namelijk dat ze starten bij wat eruit moet komen. Natuurlijk is dat in de ontwerpfase niet zo’n probleem, en zeker niet bij eenvoudige modellen. Maar wanneer het gaat om complexere berekeningen, kun je het beter anders aanpakken. Als een Excel-model er eenmaal staat, moet er immers ook regelmatig onderhoud gepleegd worden. Je zult weleens aanpassingen moeten doen, of er moeten na verloop van tijd functionaliteiten bij komen.

Een goed begin…

Als je dan niet goed bent begonnen, is de kans op fouten vrij groot. En dat weerhoudt veel mensen ervan om überhaupt maar met Excel te beginnen. Maar ook hier geldt: een goed begin is het halve werk. En dat doe je door tijdig na te denken hoe je het hart van je model opzet. Beginnen aan de outputkant is op zich prima. Maar daarnaast moet je er ook over nadenken hoe je die gegevens gaat structureren.

Denk altijd in tabellen

Pivottables of draaitabellen is een krachtige tool in Microsoft Excel om analyses te kunnen maken. Een pivottable biedt de mogelijkheid om gegevens te verdichten en wordt gebruikt op een tabel. Probeer daarom altijd om de gegevens in tabellen te structureren. Het onderstaande voorbeeld illustreert hoe je in Excel door middel van een draaitabel gegevens in een verkorte lijst kunt laten zetten. In de afbeelding hieronder staat een tijdsregistratie. Stel dat je nu wilt weten hoeveel uur er per klant per project is besteed. Dit kan via een draaitabel. Je zorgt ervoor dat een cel in de tabel is geselecteerd en vervolgens kies je voor ‘insert- pivot table’ als in bovenstaande afbeelding. Dit leidt tot het volgende dialoogvenster. Kies je voor OK, dan kan je de draaitabel samenstellen. Stel dat je per klant een regel wilt met daaronder regels per project. Vervolgens kolommen met daarin de werksoorten en de uren. Na het klikken op OK krijg je het volgende hulpscherm, het ‘task pane’ ofwel taakvenster, waarin je de velden uit de tabel kunt verslepen naar het onderdeel in de draaitabel waar je ze wilt hebben. Dit leidt tot de volgende tabel: Ben je vervolgens geïnteresseerd in het totaal per project, maar dan daaronder de klanten uitgesplitst, dan ga je terug naar het taakscherm en daar draai je project en klant om door het project boven de klant te slepen. Onderstaande afbeelding maakt duidelijk dat dit direct een andere tabel oplevert:    

Meer weten over pivottables?

Dit is maar het begin, maar voor data-analyse zijn draaitabellen een geweldig hulpmiddel. Wil je meer weten over pivottables, het opmaken ervan en eventueel werken met sliders? Stuur dan een e-mail naar info@officespecialisten.nl. Wij vertellen je graag meer over de mogelijkheden!

Access VBA tip: Gebruik ELookup in plaats van DLookup

In VBA wordt vaak de functie DLookup gebruikt. Deze haalt snel de waarde van een veld op uit een tabel op basis van een gegeven criterium. Allen Browne, een bekende Australische Access guru en MVP, heeft een eigen versie van DLookup gemaakt omdat hij ontevreden was over de performance en mogelijkheden van de standaard functie. De nadelen van DLookup:
  • hij haalt alleen de 1e waarde op die hij tegenkomt, er is geen sortering mogelijk waardoor het resultaat onvoorspelbaar kan zijn
  • de performance is slecht
  • de functie ruimt zijn aangeroepen objecten niet op
  • hij gaat slecht om met zero-length strings
De functie ELookup die hij gemaakt heeft zorgt ervoor dat deze issues niet meer voorkomen
  • Je kan een sortering meegeven
  • hij ruimt zijn aangeroepen objecten netjes op
  • de performance is ongeveer 2 keer zo snel
  • hij ziet het verschil tussen een NULL value en een zero-length string
Als ik een nieuwe Access database bouw is dit 1 van de eerste modules die ik toevoeg. Nieuwsgierig? Lees verder op de site van Allen Browne.

Admins—get ready for Office 2016

Admins—get ready for Office 2016, rollout begins September 22! Read more

Join Our Newsletter

Get Updates, Upcoming Themes Info, and Our Great Deals!