BlogRead the Latest News

 

Zo werkt ‘Precisie zoals afgebeeld’ of ‘Precision as displayed’!

officespecialisten-zo-werkt-precisie-zoals-afgebeeld-of-precision-as-displayed   1 + 1 = 3. Iedereen ziet direct dat dit niet klopt. Maar Excel denkt er toch echt anders over, zo illustreert onderstaand voorbeeld.   Zeker in financiële rapportages zullen hier vragen over gesteld worden. Zijn er opeens fondsen bij gekomen of misschien wel verdwenen?

Hoe ontstaat dit?

Deze schijnbare fout wordt veroorzaakt omdat de gegevens in de cellen zijn ‘afgekapt’, door het aantal decimalen te verminderen. Iets wat vaker gedaan wordt, om bijvoorbeeld in duizenden of miljoenen te rapporteren. Dat ‘afkappen’ gebeurt niet vanzelf, dat kun je in Excel ingeven op de onderstaande manier: Maar als je het aantal decimalen vermindert, moet je er wel rekening mee houden dat de getoonde waarde in dat geval anders is dan de ingevoerde waarde. Laat je namelijk de werkelijk ingevoerde waarden zien, dan is gelijk duidelijk wat er gebeurt: Omdat de weergave in het eerste voorbeeld is aangepast zodat de gegevens met minder decimalen getoond worden, lijkt het of er 1 + 1 staat. In werkelijkheid staat er echter 2 x de waarde 1.45 ingevoerd. Dat geldt ook voor de berekende waarde. De uitkomst is namelijk 2.90, maar wanneer we dat tonen als geheel getal, wordt de waarde 3 weergegeven. Heel erg lastig, want om nu telkens uit te leggen dat het geen fout is, maar een afrondingsverschil, is natuurlijk niet echt gewenst.

Hoe los je dit op?

Daarom heeft Excel de optie ‘Precisie zoals afgebeeld’ of ‘Precision as displayed’ in het leven geroepen. Door deze aan te vinken (Menu Bestand – Opties – Geavanceerd – Berekenen) rekent Excel met de getallen zoals ze getoond worden en niet zoals ze zijn ingevoerd. Deze instelling geldt voor het hele geopende bestand en alleen het geopende bestand.

Waarschuwing

Pas hier wel mee op! De gegevens worden namelijk daadwerkelijk aangepast en verliezen daarmee hun nauwkeurigheid. Bekijk dus per situatie of dit wenselijk is. Stel dat je de onderstaande ingevoerde waarden hebt: Als je de weergave beperkt tot 1 decimaal, dan worden de waarden aangepast naar 1.5, zoals uit de volgende afbeelding blijkt: En ga je nog een stap verder, door de weergave naar 0 decimalen te verminderen, dan wordt de waarde van 1.5 zelfs weergegeven als 2. Maar… Wanneer je later naar de origineel ingevoerde waarden terug wilt, is dat helaas niet meer mogelijk. De 2 blijft een 2. In dat geval is het beter om de desbetreffende cel(len) te selecteren en gebruik te maken van de functie ‘Afronden’ of ‘Round’. Of: Hiermee blijven de oorspronkelijke waarden behouden en is 1+1 weer gewoon 2!

Meer weten?

Wil je meer weten over deze of andere handige oplossingen in Excel die het leven een stukje makkelijker maken? Neem dan gerust contact met ons op!

Slicers in Excel, lang niet zo ingewikkeld als je misschien denkt

Officespecialisten-Slicers_in_Excel_lang_niet_zo_ingewikkeld_als_je_misschien_denkt_2 In een vorig blog heb ik verteld hoe je een csv- of ander tekstbestand in Excel kunt splitsen en hoe je met pivots (draaitabellen) kunt werken. Ook voor het filteren van een tabel heeft Excel een handige optie. Hoogstwaarschijnlijk ken je de optie Autofilter wel, maar die is lang niet altijd wenselijk omdat je daarvoor in de brontabel aan de slag moet. En de kans op ongewenste aanpassingen of fouten is daarbij niet denkbeeldig. Daar liep ook de financiële medewerker tegenaan die mij benaderde. Hij had een overzicht gemaakt en wilde gebruikers de mogelijkheid bieden de cijfers van een bepaalde klant en/of een bepaald product te selecteren. Maar de optie Autofilter wilde hij bij voorkeur niet gebruiken. Ik liet hem de optie van Slicers zien. Dat was precies waar hij naar op zoek was en wat ik dan ook graag in dit blog met jullie wil delen.

Stap 1: Markeer de platte tabel als ‘echte tabel’

Als voorbeeld gebruik ik een tabel met informatie uit het urensysteem (zie onderstaande afbeelding). Omdat de gegevens uit een andere bron afkomstig zijn, moet je deze platte tabel eerst markeren als een ‘echte tabel’. Dat doe je via de optie ‘Insert – Table’. Daardoor krijg je een nieuwe tab in het lint van Excel (het lint, in het Engels ‘ribbon’, is de menubalk): ‘Table’ met een hoop handige hulpmiddelen. Ik denk dat ik hier nog wel wat blogs aan zal wagen. Zoals jullie weten ben ik dol op tabelstructuren in Excel.  

Stap 2: Insert Slicer

Als optie in de nieuwe tab ‘Table’ staat ‘Insert Slicer’ (zie onderstaande afbeelding). Met een slicer kan je filteren op een kolom. Selecteer deze optie. Vervolgens geef ik in mijn voorbeeld aan dat ik voor klant, project en werksoort een slicer wil hebben, door deze aan te vinken onder het kopje ‘Insert Slicers’ (zie onderstaande afbeelding).

Stap 3: Selecteer de gewenste opties voor iedere slicer

Op iedere slicer kan je klikken op een keuzemogelijkheid. Ik kies voor klant A en de andere twee slicers laten direct zien welke werksoorten en projecten bij deze klant van toepassing zijn (zie onderstaande afbeelding). Dit voorkomt dat je combinaties kunt maken die niets opleveren. En kijk, direct worden alleen de regels getoond die voor deze klant relevant zijn. Je kunt ook meer opties tegelijkertijd filteren, bijvoorbeeld zowel klant A als klant B. Dit doe je door met je muis over A en B heen te gaan en deze dan te selecteren, of door gebruik te maken van de CTRL-toets in combinatie met de muis. Wil je het filter opheffen en alles weer zichtbaar maken? Dat kan via het knopje met het filter en het rode kruisje.

Stap 4: Zet de slicers op de gewenste plek

Nu staan de slicers nog wel naast de gegevenstabel en dat was niet de wens van de klant. De oplossing is eenvoudig: knippen en plakken. Je kunt de slicers knippen en vervolgens overal in het Excel-werkboek plakken. Ja, zelfs vaker zodat je op meerdere werkbladen direct slicers kunt gebruiken. Deze blijven in verbinding staan met elkaar, dus wat je in het ene werkblad wijzigt, wordt direct ook in alle andere werkbladen aangepast.

Slicers in combinatie met draaitabellen

Slicers zijn ook heel handig om te gebruiken in combinatie met draaitabellen / pivottables. Ook die slicers kan je knippen en overal waar je maar wilt plakken. Met grote regelmaat kom ik modellen tegen waarbij overzichten zijn gebaseerd op een draaitabel. Met slicers heb je het voordeel dat je dus niet hoeft te filteren op het blad van de pivot, maar precies daar waar je wilt in je model.

Leuke dingen, die slicers…

Ik heb zelf ook het voordeel van slicers moeten ervaren, maar ik nu ben ik helemaal om! En mensen die ik heb uitgelegd hoe het werkt, zijn net als ik razend enthousiast. Het is het zeker waard om er op een verloren momentje eens mee aan het experimenteren te slaan.

Zelf aan de slag!

Wil je meer weten over slicers of een demo-bestandje ontvangen, waarmee je zelf kunt ervaren hoe handig slicers zijn? Stuur dan een mailtje naar info@officespecialisten.nl.

Stappenplan: van tekst naar kolommen in Excel

Kent u dat? U leest een csv-bestand of tekstbestand in Excel en alles komt terecht in één kolom. Voornaam, achternaam, tussenvoegsels en e-mailadres… alles staat bij elkaar. Terwijl u veel liever de informatie verspreid over meerdere kolommen wilt hebben. Gelukkig is dit in Excel een fluitje van een cent!
Onderstaande afbeelding laat zien wat er vaak gebeurt na het inlezen van een csv- of tekstbestand. Alle gegevens zijn terechtgekomen in kolom A.     Hoe splitst u deze tekst nu naar verschillende kolommen? Dat gaat als volgt:       Selecteer eerst de hele kolom A. Ga vervolgens naar het tabblad Data (Gegevens), waar u de optie Tekst to columns (Tekst naar kolommen) selecteert. U krijgt vervolgens dit scherm te zien:

Stap 1:

In het voorbeeld zijn de verschillende gegevens (voornaam, achternaam, etc.) door een komma gescheiden. U kiest dus voor optie 1 ‘Delimited’. Klik vervolgens op ‘Next’.

Stap 2:

In stap 2 geeft u aan wat het scheidingsteken is. In dit geval de komma: In het datavoorbeeld ziet u direct dat deze gegevens goed uit elkaar worden getrokken. Klik vervolgens op ‘Next’ als u in de derde stap nog wilt bepalen wat de opmaak moet zijn. U kunt ook direct kiezen voor ‘Finish’, waarna u ziet dat de gegevens netjes zijn gesplitst.

Kolombreedtes aanpassen

Indien gewenst kunt u de kolombreedtes nog even snel aanpassen, door kolom A-D te selecteren en te dubbelklikken tussen D en E als uw muis verandert in een verticale lijn met aan weerszijden een pijl.

En klaar!

Daar zijn uw gegevens, overzichtelijk gesorteerd in verschillende kolommen:

E-mailadressen controleren

Wilt u de e-mailadressen uit een overzicht sorteren? Bijvoorbeeld als u wilt controleren of er mensen op staan die inmiddels een andere functie hebben gekregen of niet meer werkzaam zijn bij een bepaald bedrijf? Ook dat is een fluitje van een cent in Excel!

Zo doet u dat:

Kopieer alleen de kolom met e-mailadressen naar een nieuw bestand. Splits vervolgens de gegevens in kolom A op dezelfde manier als hierboven beschreven, maar gebruik in stap 2 als scheidingsteken het ‘@’-teken. Alle namen achter het ‘@’-teken komen nu in kolom B terecht. Sorteer vervolgens op kolom B (nu staan alle e-mailadressen per bedrijf bij elkaar) en controleer het overzicht. Heel veel succes!

Vragen?

Heeft u nog vragen? Bel of mail ons, dan helpen we u graag verder op weg!  

Office 365 is niet altijd gelijk aan Office 365

Officespecialisten-office-365

Officespecialisten-office-365  
Veel van onze klanten werken met Office 365. Soms krijg ik van een aantal van hen te horen dat een applicatie die wij hebben gemaakt op de ene pc wel werkt en op de andere niet. Terwijl op beide pc’s Office 365 draait. Dat lijkt raar, maar toch is het niet zo vreemd. In dit blog leg ik uit hoe het zit.
  ‘Iedereen werkt toch met Office 365, en allemaal met dezelfde versie?’ zeggen ze dan. Het tegendeel is echter waar. Allereerst zijn er al verschillende versies van Office. Zo is er Office 365 als abonnement, en dan heb je nog Office 365 for Business, Office 365 Pro en Office 365 Standaard. Maar wat nog veel belangrijker is, is de manier waarop Microsoft met updates omgaat.  

Office-updates

Office brengt geregeld updates uit met verbeteringen, extra functionaliteiten of om de software beter te beveiligen. Hoe komt het nu dat een applicatie op de ene pc wel goed draait en op de andere niet? Dat heeft alles te maken met die updates. Wat veel mensen namelijk niet weten, is dat je in Office kunt aangeven via welk kanaal je die updates wilt ontvangen.  

Voor de ‘early adopters’

Wanneer Microsoft met een nieuwe update komt, brengen ze die eerst als bèta-versie uit. Kies je ervoor om de updates via het hoogste kanaal te ontvangen, dan krijg je zo’n bèta-versie zodra deze beschikbaar is. Deze optie is vooral geschikt als je altijd over de nieuwste versie wilt beschikken. Het nadeel van zo’n bèta-versie is dat ‘ie vaak nog niet helemaal is uitgekristalliseerd. Zo’n update kan nog weleens wat bugs bevatten.  

Even geduld…

Vind je het daarentegen niet noodzakelijk om altijd met de allernieuwste updates te werken, maar wil je er zeker van zijn dat de update die je krijgt goed werkt en dat alle fouten eruit zijn gehaald? Dan kun je vaak beter even geduld hebben en ervoor kiezen de update later te ontvangen. Je beschikt dan niet meteen als eerste over een nieuwe versie, maar bent er wel van verzekerd dat de update die je ontvangt uitgebreid is getest.  

Zo zit het dus!

Ben je een ‘early adopter’, dan kan het dus voorkomen dat op jouw pc een applicatie niet werkt, terwijl dezelfde applicatie op een andere pc prima draait, omdat die nieuwe update daarop nog niet is geïnstalleerd.  

Meer weten?

Wil je weten hoe je precies kunt instellen wanneer je een update ontvangt? Stuur dan even een mailtje naar info@officespecialisten.nl. Wij helpen je graag verder!   Nico Pronk OfficeSpecialisten

Join Our Newsletter

Get Updates, Upcoming Themes Info, and Our Great Deals!