BlogRead the Latest News

 

Even voorstellen: consultant Raymond Visser

Officespecialisten-Even-voorstellen-consultant-Raymond-Visser_2

Officespecialisten-Even-voorstellen-consultant-Raymond-Visser_2     Al meer dan twintig jaar houdt hij zich bezig met het ontwikkelen van MS Office-applicaties. Hij kent de Office-pakketten dan ook als zijn broekzak. Inmiddels werkt Raymond Visser alweer vijf jaar als consultant bij Office Specialisten; grote kans dus dat je hem al eens ontmoet hebt. In ons nieuwste blog leer je hem nog wat beter kennen. Van hoe simpel het Office-pakket destijds was, tot hoe geavanceerd de mogelijkheden nu zijn: Raymond Visser heeft zo’n beetje alle ontwikkelingen van Microsoft Office langs zien komen. Als allround consultant heeft hij ruim twintig jaar ervaring in het ontwikkelen van Microsoft Office Business Applications, met de nadruk op Excel en Access/SQL server-projecten.  

Bloemen

‘Momenteel ben ik veel bezig in de bloemenbranche,’ vertelt hij. ‘Voor twee grote klanten, een gerbera- en een rozenkweker, heb ik een ordersysteem gemaakt met koppelingen naar de veiling, naar de webshops en naar de werkvloer. Het systeem maakt bijvoorbeeld lijsten waarop staat welke bloemen geplukt moeten worden, wat op welke kar hoort en welke sticker er op het fust hoort. Microsoft Access, Excel, Outlook, Word: alles vind je erin terug.’  

Alles in één systeem

Dat is meteen ook het grote pluspunt voor de klant, vervolgt Raymond. ‘Alles is geïntegreerd in één systeem. Bovendien is vrijwel iedereen bekend met de Office-pakketten. Iedere medewerker kan er dus zo mee aan de slag, zonder eerst allerlei gebruikershandleidingen door te hoeven nemen.’  

Snel resultaat

Een ander voordeel is dat het ontwikkelen van MS Office-applicaties niet veel tijd hoeft te kosten. Raymond: ‘Zo hebben we onlangs voor een klant een systeem gemaakt om de drie jaar durende upgrade van hun systeem te overbruggen. Dit hadden we binnen twee maanden online. Zo kunnen we onze klanten snel weer op weg helpen.’ En de mogelijkheden zijn eindeloos, zegt hij. ‘Je kunt met Office veel meer dan de meeste mensen denken. Zeker voor de wat kleinere bedrijven met maximaal 15 tot 20 medewerkers die er tegelijkertijd in werken is in principe vrijwel alles mogelijk.’  

Frisse blik

Welke eigenschappen komen hem in dit werk goed van pas? ‘Ik kan goed logisch denken en ik vind het leuk om met mensen te praten,’ antwoordt Raymond. ‘Vaak weten klanten nog niet precies wat ze willen. Als consultant moet ik er dan eerst achter zien te komen wat het echte probleem is. Die analyse is heel belangrijk om tot een goed eindproduct te komen. Ik ga dan ook altijd naar de klant toe om te kijken hoe ze op dit moment werken en of er zaken zijn die misschien verbeterd kunnen worden. Door het proces in kleinere stukjes op te delen, kun je de boel vaak al inzichtelijk maken. Vaak gaan dingen al jaren op een bepaalde manier, gewoon omdat iedereen eraan gewend is. Een frisse blik kan soms helpen om het net wat slimmer aan te pakken.’  

Kick

Het leuke bij Office Specialisten vindt Raymond dat hij deel uitmaakt van een klein team. ‘Daardoor ben je van begin tot eind bij een project betrokken, van de intake tot aan de oplevering. Het geeft me een kick als je ziet dat iets wat je hebt bedacht, uiteindelijk ook werkt. Zo werden er in het verleden bij de gerberakweker waar ik het over had, regelmatig fouten gemaakt bij de levering. Dankzij ons systeem is die foutmarge fors omlaag gegaan. Ik ben er trots op dat ik daaraan een steentje heb mogen bijdragen!’

Data geografisch inzichtelijk maken met Excel

officespecialisten-Data-geografisch-inzichtelijk-maken-met-Excel

officespecialisten-Data-geografisch-inzichtelijk-maken-met-Excel Wist je dat je met Excel 2013 en 2016 Pro heel makkelijk je geografische data inzichtelijk kunt maken? Dat doe je met Power Maps. In dit handige 5-stappenplan laten we zien hoe je dit moet doen. Als voorbeeld willen we inzichtelijk maken waar onze klanten zich bevinden en welke gebieden dus eventueel nog “open” liggen voor ons.

Stap 1: De voorbereiding

We maken eerst in Excel een lijst met alle plaatsen waar onze klanten zich bevinden en geven aan hoeveel van onze klanten zich in die plaats bevinden:

Stap 2: Een nieuwe tour maken

Selecteer vervolgens de data, druk op de knop 3D-kaart in het lint Invoegen en kies eventueel voor “Nieuwe tour”. Mocht je deze optie niet hebben, dan moet hij bij de invoegtoepassingen nog aangevinkt worden: Afbeelding2

Stap 3: De gewenste opties selecteren

Je komt nu in het 3D-kaarten scherm. Dat ziet er zo uit: Afbeelding3 Nu moet je aangeven wat je wil zien. Hiervoor slepen we Plaats naar Locatie en #klanten naar Hoogte. Bij Plaats moeten we aangeven wat voor locatie we toegevoegd hebben. In dit geval “Plaats”, hier zie je wel gelijk wat voor opties je allemaal hebt om locaties aan te geven.

Stap 4: Nieuwe scènes toevoegen

Je kunt nu nieuwe scènes toevoegen via de “Nieuwe scène”-knop”, thema’s toepassen en de effecten aangeven via de “Scène-opties”. Met de knoppen rechts onderin kun je het perspectief veranderen, inzoomen en nog meer. Afbeelding-4 In het voorbeeld hebben we het volgende gedaan: als eerste de wereld laten zien, daarna de verdeling van klanten over Nederland en als laatste een heat-map vanaf boven gezien: Op de afbeelding hierboven zie je links de verschillende scenes die we hebben aangemaakt. Via de knop “Tour afspelen” kan je nu de tour bekijken.

Stap 5: Een video maken

Wanneer je tevreden bent, kun je met de knop “Video maken” je werk opslaan en het in een Powerpoint of waar je maar wilt laten zien. De video uit dit voorbeeld ziet er dan zo uit: Kortom, Excel Power Maps biedt tal van mogelijkheden. Veel plezier met ontdekken en mocht je er niet uitkomen, dan zijn wij uiteraard graag beschikbaar!                

Makkelijk en snel je Word-document opnieuw indelen?

Word-document opnieuw inrichten

Word-document opnieuw inrichten Je kent het vast wel. Je hebt een flink Word document gemaakt, maar je bent niet helemaal tevreden over de indeling. Je kunt dan natuurlijk met knippen en plakken aan de slag, maar Word heeft hier een veel makkelijkere optie voor! Die optie is te vinden in het navigatievenster. En het mooie is: het werkt niet alleen supersnel, maar ook nog eens heel overzichtelijk. Zo voorkom je dat je per ongeluk een stukje overslaat. Je Word-document opnieuw indelen zonder knippen en plakken, zo doe je dat!

Stap 1

Open het document dat je opnieuw wilt indelen en kies in het lint voor Beeld. Word herinrichten Afbeelding1

Stap 2

Zet het vinkje aan bij Navigatievenster. Word herinrichten Afbeelding2 Je ziet nu aan de linkerkant de hoofdstukken en paragrafen die je aangemaakt hebt. In ons voorbeeld ziet de oude indeling er als volgt uit: Word herinrichten Afbeelding3

Stap 3

Om het document opnieuw in te delen, selecteer je de kopjes die je wilt verplaatsen en sleep je deze eenvoudig naar de juiste plek. In ons voorbeeld-document willen we graag “Onze missie” na de “Inleiding”, gevolgd door “Voorstellen”, “Track Record”, “Toekomst” en “Feedback”. En bij Track Record willen we de klanten op alfabetische volgorde plaatsen. Na wat gesleep heb je een mooi nieuw ingericht document: Word herinrichten Afbeelding4 Kortom, met deze handige optie heb je in een handomdraai een nieuw ingedeeld Word-document, waarbij de opmaak netjes blijft, zonder dat je per ongeluk een stukje overslaat!

Bonustip

Mocht je je afvragen hoe we aan die willekeurige tekst in het document komen… ook dat is een fluitje van een cent! Zo plaats je zo’n random tekst in je document:
  1. Maak een leeg Word-document aan
  2. kopieer de volgende tekst erin: =Rand(10,10)
  3. Druk op Enter

Goal seek / Doelzoeken, zo werkt ‘t!

Officespecialisten-doelzoeken-in-excel

Officespecialisten-doelzoeken-in-excel Een berekening in Excel is in opbouw hetzelfde. Je hebt invoergegevens en deze leiden tot een zekere uitkomst. Dit beantwoordt de vraag wat de uitkomst is gegeven de invoer. Maar soms wil je de vraag andersom stellen. Stel je wilt een zekere uitkomst bereiken, welke invoer heb je dan nodig? Dit betekent niet altijd dat je de berekening moet omdraaien. Je kunt gebruik maken van Goal seek.

Een voorbeeld

Neem onderstaande situatie. Handelsmaatschappij Haco heeft een berekening voor de verkoop van een product en de te verwachten opbrengst. In de berekening staat een inkoopprijs en een verkoopprijs. De opbrengst hangt af van de korting die wordt gegeven en het aantal producten. Die kunnen worden beïnvloed. De totale opbrengst bedraagt € 1.830,97. Het doel van Haco is een opbrengst van € 2.000. Hoeveel korting kan worden gegeven? Haco vult 4% in, maar dan is de uitkomst meer dan € 2.000. Dus probeert hij 5%, maar ook hier blijkt de opbrengst meer dan € 2.000. Gelukkig kan het handiger.

Goal seek / Doelzoeken, zo werkt het!

De optie Goal Seek / Doelzoeken vind je bij ‘Data – What-if Analysis’ / ‘Gegevens wat-als-analyse’. Dit levert het volgende plaatje op: Goal seek kent drie velden:
  1. In het eerste veld ‘Set cell’ vul je het adres in van de cel die de uitkomst berekent, in dit voorbeeld dus D11.
  2. Het veld ‘To Value’ geeft aan welke waarde dit veld moet krijgen. In dit geval dus 2000.
  3. By changing cell’ geeft aan welke cel veranderd moet worden. In het voorbeeld is dat C5.
Klik op Ok en Excel komt met de uitkomst: 5,79%. Hetzelfde trucje kun je toepassen door het te zoeken in het aantal producten. Bij ‘Changing cell’ vul je in dat geval C9 in. Goal seek geeft vervolgens aan dat bij 492 producten ook de opbrengst van € 2.000 wordt bereikt. Het kan zijn dat Goal seek niet tot een uitkomst komt. Dan komt Goal seek terug met een waarde die in de buurt ligt van de gezochte waarde. Succes met doelzoeken!

Join Our Newsletter

Get Updates, Upcoming Themes Info, and Our Great Deals!