BlogRead the Latest News

 

Mailen met Outlook? Zo doe je dat makkelijker én sneller!

We zagen dat ons blog over Outlook van 31 juli erg gewaardeerd werd. Daarom geven we je deze keer nog een paar praktische tips over deze populaire mail-client: 1 wat makkelijke en 1 voor de gevorderden. Zo kun je voortaan nóg eenvoudiger en sneller mailen. Doe er je voordeel mee!

Tip 1: Mailadressen niet automatisch aanvullen

Wanneer je al een tijdje met Outlook werkt, merk je vaak dat de Autocomplete-functie (die mailadressen voor je voorstelt) meer tegen dan met je gaat werken. Er staan op een gegeven moment namelijk vaak zoveel mailadressen in je lijst, die soms ook nog eens sterk op elkaar lijken, dat je al snel een foutje maakt. Je kunt dit op twee manieren oplossen. 1. Alle autocomplete-adressen verwijderen Dit is de rigoureuze manier. Je gaat daarbij als volgt te werk:
  • Ga naar Bestand > Opties > E-mail.
  • Scrol omlaag naar de Berichten verzenden-sectie.
  • Klik dan ofwel op de knop “Lijst voor automatisch aanvullen leegmaken” en haal eventueel het vinkje “Lijst voor automatisch aanvullen…” weg om deze functie uit te zetten.
2. Slechts enkele adressen verwijderen Wil je slechts enkele adressen weghalen? Dat doe je zo:
  • Begin met typen tot het adres dat je weg wilt halen in de lijst staat
  • Selecteer het nog eventueel met de omlaag/omhoog-pijltjes
  • Druk op “Delete”.
…Een kind kan de was doen!

Tip 2: Sjablonen in Outlook

Stuur je regelmatig dezelfde mails naar een bepaald soort klant? Dan kopieer je waarschijnlijk vaak oude mailtjes die je aanpast naar de nieuwe ontvanger. Maar er is ook een handigere manier om dit te doen: sjablonen in Outlook! Hiermee maak je voor veel voorkomende mails een standaardmail die je iedere keer wanneer nodig kunt oproepen. Zo pak je dit aan Maak een mail zoals je hem wilt hebben. Je kan hier alles al in klaar zetten: ontvangers, CC’s, tekst, afbeeldingen, een catalogus of andere bijlagen toevoegen, alles is mogelijk! Wanneer je klaar bent druk je op “Bestand” > “Opslaan als”, geef een betekenisvolle naam en kies dan voor Outlook sjabloon: Wanneer je klaar bent met sjablonen maken, kan je ze gebruiken. Helaas heeft Microsoft dit niet al te makkelijk gemaakt, maar ook daar hebben we natuurlijk een oplossing voor! De officiële manier is als volgt:
  • Zorg dat je in Outlook staat (dus niet in een nieuwe e-mail, maar in Outlook zelf).
  • Klik achtereenvolgens op: Nieuwe items > Meer items > Formulier kiezen.
  • Bij Zoeken in kies je voor Gebruikerssjablonen. Daar staat het sjabloon dat je net gemaakt hebt.
  • Selecteer deze en klik op Openen. Op dat moment is het een reguliere e-mail, die je kunt verwerken zoals je normaal ook e-mails maakt.
… maar zó kan het makkelijker! Je kan deze stap ook wat makkelijker maken door het formulier kiezen aan de werkbalk “Snelle toegang” toe te voegen. 1.Klik op de “Snelle toegang”-knop linksboven in Outlook: 2.Kies vervolgens voor “Meer opdrachten” en in het volgende scherm voor “Alle opdrachten”: 3.Scrol naar “Formulier kiezen” selecteer het en kies voor “Toevoegen”. Hij staat nu in de lijst: 4.Druk nu op OK en de knop “Formulier kiezen” staat nu in de werkbalk “Snelle toegang”: 5.Druk op de knop en je komt in het volgende scherm. Als je hier kiest voor “Gebruikerssjablonen in bestandssysteem” zie je al je aangemaakte sjablonen: 6.Kies je sjabloon en je mail staat klaar! Zo kan je je tijd in Outlook weer wat efficiënter besteden. Veel plezier ermee! Meer handige Outlook-tips? Lees hier hoe je je mailbox in 3 stappen opruimt!

3 snelle tips voor de opmaak van je Word-bestand

Na onze tips voor Outlook (zie ons vorige blog) richten we ons nu op Microsoft Word. Vaak horen we dat mensen moeite hebben om de opmaak van Word onder controle te houden Met deze tips kan je de opmaak beter naar je hand zetten.

Tip 1: Pas de opmaak van je eigen document standaard toe op gekopieerde tekst

De eerste tip gaat over het plakken van tekst. Als ik tekst uit een ander document haal en deze wil plakken in mijn eigen document, ben ik vaak langer bezig met het juist formatteren van de tekst dan met het opzoeken en kopiëren. Hoe voorkom je dit? Je kan Word standaard de opmaak van je eigen document laten toepassen op de gekopieerde tekst. Dit doe je als volgt: Kies in Word voor Bestand, opties en dan geavanceerd. Scrol naar het kopje ‘Knippen, kopiëren en plakken’.     Pas de waarde bij ‘Plakken vanuit andere programma’s’ aan naar ‘Alleen tekst behouden’; zie de afbeelding hieronder.     Op deze manier past Word netjes de opmaak aan naar die van je eigen document wanneer je tekst kopieert van een andere bron, inclusief Web-content.

Tip 2: Opmaak kopiëren en op meerdere stukken tekst toepassen

De meest mensen kennen de knop ‘Opmaak kopiëren/plakken’ wel:     Je selecteert een stukje tekst waarvan je de opmaak wilt kopiëren, drukt op de knop ‘Opmaak kopiëren/plakken’ en selecteert vervolgens de tekst waar je de opmaak op toe wilt passen. Vaak selecteer je dan de tekst weer, drukt weer op de knop enzovoorts. Maar wist je dat je dit veel sneller kan doen? Wanneer je opmaak op meerdere stukken toe wilt passen, kan je ook dubbelklikken op de knop ‘Opmaak kopiëren/plakken’. Hierdoor blijft de selectie staan en kan je de opmaak blijven dupliceren, totdat je weer op de knop drukt of begint te typen.

Tip 3: Alle opmaak van een stuk tekst of heel document verwijderen

Soms kijk je naar je document en denk je “Dit moet helemaal anders”. Je kan op een makkelijke manier alle opmaak van een stuk tekst of het hele document verwijderen. Dit doe je als volgt: Selecteer de tekst waarvan je de opmaak wilt verwijderen en druk op de knop ‘Opmaak verwijderen’.     Alle tekst wordt dan teruggezet naar de standaard tekst zonder opmaak.

Waar wil jij meer over weten?

Tot zover onze tips voor Word. Heb je nog ideeën waar wij in een van onze volgende blogs aandacht aan kunnen besteden? Laat het ons weten via Facebook of stuur een mailtje naar raymond@officespecialisten.nl.

Een opgeruimde mailbox in 3 stappen

Je kent het wel, je komt terug van vakantie en je inbox puilt uit van de mail. Hoe kom je hier nu in hemelsnaam doorheen? In deze blog laten we je zien hoe je je mailbox in een paar simpele stappen opruimt én hoe je ‘m voortaan leeg en overzichtelijk houdt.

Een opgeruimde mailbox in 3 stappen

Met de onderstaande stappen categoriseer je heel eenvoudig je mail en heb je in no-time een opgeruimde mailbox!

Stap 1: Maak mappen aan

Open Outlook en geef een rechtermuisklik op “Postvak In”, kies voor “Nieuwe map”. Geef deze de naam “To-Do”. Maak op dezelfde manier onder de map “To-Do” de mappen “Later” en “Opvolgen” aan. De structuur ziet er nu als volgt uit:  

Stap 2: Sleep je mails naar de juiste mappen

Het idee is nu om je mails als volgt te categoriseren: Inbox In je Inbox laat je alle mails staan die je gelijk moet of kan afhandelen. Dit zijn de mails die directe actie vereisen of binnen 3 minuten af te handelen zijn. To-Do-map In de To-Do-map zet je mails die langer dan 3 minuten van je tijd vergen en die geen directe actie vereisen. In de map Opvolgen zet je de mails waarbij je ergens op wacht. Je hebt de taak gedelegeerd of je wacht nog op antwoord van iemand bijvoorbeeld. In de map Later zet je zaken die je nog een keer moet bekijken in de komende tijd of die als “Stop-werk” kunnen dienen. Op deze manier hou je je inbox lekker leeg.

Stap 3: Reserveer tijd voor je To-Do-box

Maak wel een herhalende afspraak in je agenda waarin je tijd vrijmaakt om je To-Do-box te bekijken. Zo vergeet je geen zaken die je nog moet doen.

Bonustip 1: Mail met harde deadline? Maak er een taak van!

Als er aan een mail een harde deadline zit, kan je er ook een taak van maken. Dat doe je als volgt: Geef een rechtermuisklik op de mail en kies “Verplaatsen”, “Taken”. Nu wordt er een taak van gemaakt en kan je er een begin- en einddatum aan hangen:  

Bonustip 2: Mails nog makkelijker verplaatsen met Snelle stappen

Om je mailtjes makkelijk te kunnen verplaatsen naar de desbetreffende map kan je ook de snelle stappen gebruiken. Hiermee kan je met één druk op de knop een mail of meerdere mails naar een map verplaatsen. Dit doe je als volgt: Kies in het Ribbon bij Snelle Stappen het pijltje rechtsonder:   In het volgende scherm kies je “Nieuw”:   Klik op “Naar map verplaatsen” Je komt in dit scherm terecht:   Vul een betekenisvolle naam in en kies de map waar je de mail naartoe wil verplaatsen. Het vinkje voor “Markeren als gelezen” staat standaard aan. Ik zet hem zelf altijd uit, dan weet ik beter wat ik nog niet gelezen heb. Druk hierna op “Voltooien” en je Snelle stap staat in het Ribbon. Herhaal dit voor alle mappen die je aangemaakt hebt. Als je nu een mail of mails wilt verplaatsen, selecteer ze dan en kies bij de Snelle Stappen voor de juiste actie. Op deze manier ruim je je mailbox lekker op en houd je hopelijk het vakantiegevoel wat langer vast!

Zo bewaak je je privacy in Office

Er is veel te doen over privacy de laatste tijd. Wist je dat je ook In Office een aantal zaken kunt instellen om je privacy te bewaken? In deze blog laten we je zien hoe je dit doet.

Je privacy bewaken in Word

Stel: je wil een Word-document elektronisch gaan verspreiden. Voordat je het document de wereld in stuurt, kun je het door Word laten controleren op privacygevoelige informatie. Denk hierbij aan commentaar dat er nog in staat, persoonlijke informatie, verborgen tekst en dergelijke. Hiermee voorkom je dat je een document verspreidt waarin nog allemaal commentaar te lezen is, iets wat natuurlijk vrij slordig overkomt. Een Word-bestand controleren op privacygevoelige informatie, zo doe je dat: Druk op Bestand, selecteer Controleren op problemen en vervolgens Document controleren.     Je ziet nu alle opties waar je je document op kan laten controleren. Het meest handig is het om alles aan te vinken; zie onderstaande afbeelding.     Alles aangevinkt? Druk dan op Controleren. Word gaat nu aan de slag voor je. Wanneer de klus geklaard is, toont Word je de resultaten van de controle. Dat kan er als volgt uitzien:     Heeft Word iets gevonden wat je niet in het document wilt laten staan? Klik dan op Alles verwijderen achter het desbetreffende onderdeel. Tip: Als Word hiermee klaar is, is het slim om daarna voor de zekerheid nog een keer op Document controleren te drukken. Zo weet je zeker dat alles wat je wilt verwijderen, ook écht weg is.  

Automatisch verwijderen

Wil je het jezelf nog makkelijker maken? Laat Word dan automatisch je persoonlijke gegevens verwijderen. Je doet dit als volgt: Ga naar de opties voor Word, kies voor Vertrouwenscentrum > Instellingen voor vertrouwenscentrum > Privacy opties en zet een vinkje bij Waarschuwen voor het afdrukken en Persoonlijke gegevens uit bestandseigenschappen verwijderen bij opslaan. Zie ook de onderstaande afbeelding:  

Je privacy bewaken in Excel en PowerPoint

Het mooie van Office is dat het bewaken van je privacy in Excel en PowerPoint precies op dezelfde manier gaat. Heb je dus een Excel- of Powerpointbestand waaruit je je persoonlijke gegevens wilt verwijderen? Ga dan op dezelfde manier te werk zoals hierboven staat beschreven. Heel veel succes!

Join Our Newsletter

Get Updates, Upcoming Themes Info, and Our Great Deals!