BlogRead the Latest News

 

Zo haal je alles uit het Klembord van Office

Het Klembord van Office is een superhandige tool waarmee je jezelf een heleboel tijd kunt besparen. In deze blog leggen we je uit hoe je de kracht van het Office Klembord kan ontsluiten. Want met het Klembord kan je meer dan je denkt. Enig idee wat de meest gebruikte toetsencombinaties zijn in Office? Ik heb het niet wetenschappelijk onderzocht, maar ik heb zo’n vermoeden dat dit Control C en Control V zijn. Vrijwel iedere Office-gebruiker kent deze toetsencombinaties. En dat is natuurlijk niet zo vreemd, want je kunt er supermakkelijk teksten of afbeeldingen mee kopiëren tussen verschillende applicaties. Het zijn echte productiviteitboosters! Wanneer je CTRL-C en CTRL-V gebruikt, realiseer je je meestal niet dat je gebruikmaakt van het Klembord. En wat de meeste mensen al helemaal niet weten, is dat deze tool veel meer mogelijkheden biedt dan alleen knippen en plakken van het laatst gekopieerde item. Want wist je bijvoorbeeld dat je op dit Klembord maar liefst 24 items kwijt kunt, die je in elke willekeurige volgorde in een ander Office-document kunt plakken? Je bent dus niet beperkt tot het laatste item dat je gekopieerd hebt! Het Office Klembord blijft normaalgesproken verborgen. In deze blog gaan we je leren hoe je de kracht van het Office Klembord kan ontsluiten. En dat is eigenlijk een fluitje van een cent.

Zo gebruik je het Office Klembord

In dit voorbeeld laten we je zien hoe je het Office Klembord kan gebruiken in Word. Maak je vooral gebruik van Excel of PowerPoint? Geen probleem. In principe werkt het in ieder programma uit de Office-suite op dezelfde manier. Voor deze uitleg hebben we een voorbeelddocument dat we gaan gebruiken om het klembord te demonstreren.

Zo komt het Klembord naar voren

Om het klembord naar voren te krijgen druk je op het pijltje rechtsonder in het klembord-groep. Je krijgt dan dit te zien: Verschillende Klembord-opties Er zijn voor het Klembord een aantal opties beschikbaar. Als je linksonder op de knop “Opties” klikt komen ze tevoorschijn. Je kan hier aangeven wanneer Klembord-paneel getoond moet worden en waar. Een aantal items kopiëren In het voorbeelddocument kopiëren we nu een aantal stukken. Zodra je ze kopieert, zie je verschijnen in het Klembord-paneel:

Zo plak je de gewenste items op de juiste plek

Nu kunnen we de stukken die we gekopieerd hebben in een ander document plakken in de volgorde die je wil. Hiervoor openen we een nieuw document. Je ziet dan als het goed is al het Klembord-paneel. Zo niet, open hem dan zoals we hierboven uitgelegd hebben. De stukken die je nodig hebt, kun je nu exact in de door jou gewenste volgorde plakken. Je doet dit door te dubbelklikken op het betreffende item. Het stuk komt dan terecht op de positie waar je cursor in het document staat.

Ben je klaar met het item?

Selecteer het dan, druk op het pijltje aan de zijkant en selecteer “Verwijderen”. Je kan bovenin ook kiezen voor “Alles wissen” wanneer je klaar bent met alle items.

Tot slot

We hopen dat je deze tip goed kan gebruiken in je dagelijkse werkzaamheden. Mocht je tegen iets aanlopen waarvan je denkt “Daar zouden ze bij OfficeSpecialisten eens aandacht aan moeten besteden”, laat het ons dan weten via info@officespecialisten.nl. En wie weet zie je jouw onderwerp dan terug in een van onze volgende blogs!

Mailen met Outlook? Zo doe je dat makkelijker én sneller!

We zagen dat ons blog over Outlook van 31 juli erg gewaardeerd werd. Daarom geven we je deze keer nog een paar praktische tips over deze populaire mail-client: 1 wat makkelijke en 1 voor de gevorderden. Zo kun je voortaan nóg eenvoudiger en sneller mailen. Doe er je voordeel mee!

Tip 1: Mailadressen niet automatisch aanvullen

Wanneer je al een tijdje met Outlook werkt, merk je vaak dat de Autocomplete-functie (die mailadressen voor je voorstelt) meer tegen dan met je gaat werken. Er staan op een gegeven moment namelijk vaak zoveel mailadressen in je lijst, die soms ook nog eens sterk op elkaar lijken, dat je al snel een foutje maakt. Je kunt dit op twee manieren oplossen. 1. Alle autocomplete-adressen verwijderen Dit is de rigoureuze manier. Je gaat daarbij als volgt te werk:
  • Ga naar Bestand > Opties > E-mail.
  • Scrol omlaag naar de Berichten verzenden-sectie.
  • Klik dan ofwel op de knop “Lijst voor automatisch aanvullen leegmaken” en haal eventueel het vinkje “Lijst voor automatisch aanvullen…” weg om deze functie uit te zetten.
2. Slechts enkele adressen verwijderen Wil je slechts enkele adressen weghalen? Dat doe je zo:
  • Begin met typen tot het adres dat je weg wilt halen in de lijst staat
  • Selecteer het nog eventueel met de omlaag/omhoog-pijltjes
  • Druk op “Delete”.
…Een kind kan de was doen!

Tip 2: Sjablonen in Outlook

Stuur je regelmatig dezelfde mails naar een bepaald soort klant? Dan kopieer je waarschijnlijk vaak oude mailtjes die je aanpast naar de nieuwe ontvanger. Maar er is ook een handigere manier om dit te doen: sjablonen in Outlook! Hiermee maak je voor veel voorkomende mails een standaardmail die je iedere keer wanneer nodig kunt oproepen. Zo pak je dit aan Maak een mail zoals je hem wilt hebben. Je kan hier alles al in klaar zetten: ontvangers, CC’s, tekst, afbeeldingen, een catalogus of andere bijlagen toevoegen, alles is mogelijk! Wanneer je klaar bent druk je op “Bestand” > “Opslaan als”, geef een betekenisvolle naam en kies dan voor Outlook sjabloon: Wanneer je klaar bent met sjablonen maken, kan je ze gebruiken. Helaas heeft Microsoft dit niet al te makkelijk gemaakt, maar ook daar hebben we natuurlijk een oplossing voor! De officiële manier is als volgt:
  • Zorg dat je in Outlook staat (dus niet in een nieuwe e-mail, maar in Outlook zelf).
  • Klik achtereenvolgens op: Nieuwe items > Meer items > Formulier kiezen.
  • Bij Zoeken in kies je voor Gebruikerssjablonen. Daar staat het sjabloon dat je net gemaakt hebt.
  • Selecteer deze en klik op Openen. Op dat moment is het een reguliere e-mail, die je kunt verwerken zoals je normaal ook e-mails maakt.
… maar zó kan het makkelijker! Je kan deze stap ook wat makkelijker maken door het formulier kiezen aan de werkbalk “Snelle toegang” toe te voegen. 1.Klik op de “Snelle toegang”-knop linksboven in Outlook: 2.Kies vervolgens voor “Meer opdrachten” en in het volgende scherm voor “Alle opdrachten”: 3.Scrol naar “Formulier kiezen” selecteer het en kies voor “Toevoegen”. Hij staat nu in de lijst: 4.Druk nu op OK en de knop “Formulier kiezen” staat nu in de werkbalk “Snelle toegang”: 5.Druk op de knop en je komt in het volgende scherm. Als je hier kiest voor “Gebruikerssjablonen in bestandssysteem” zie je al je aangemaakte sjablonen: 6.Kies je sjabloon en je mail staat klaar! Zo kan je je tijd in Outlook weer wat efficiënter besteden. Veel plezier ermee! Meer handige Outlook-tips? Lees hier hoe je je mailbox in 3 stappen opruimt!

3 snelle tips voor de opmaak van je Word-bestand

Na onze tips voor Outlook (zie ons vorige blog) richten we ons nu op Microsoft Word. Vaak horen we dat mensen moeite hebben om de opmaak van Word onder controle te houden Met deze tips kan je de opmaak beter naar je hand zetten.

Tip 1: Pas de opmaak van je eigen document standaard toe op gekopieerde tekst

De eerste tip gaat over het plakken van tekst. Als ik tekst uit een ander document haal en deze wil plakken in mijn eigen document, ben ik vaak langer bezig met het juist formatteren van de tekst dan met het opzoeken en kopiëren. Hoe voorkom je dit? Je kan Word standaard de opmaak van je eigen document laten toepassen op de gekopieerde tekst. Dit doe je als volgt: Kies in Word voor Bestand, opties en dan geavanceerd. Scrol naar het kopje ‘Knippen, kopiëren en plakken’.     Pas de waarde bij ‘Plakken vanuit andere programma’s’ aan naar ‘Alleen tekst behouden’; zie de afbeelding hieronder.     Op deze manier past Word netjes de opmaak aan naar die van je eigen document wanneer je tekst kopieert van een andere bron, inclusief Web-content.

Tip 2: Opmaak kopiëren en op meerdere stukken tekst toepassen

De meest mensen kennen de knop ‘Opmaak kopiëren/plakken’ wel:     Je selecteert een stukje tekst waarvan je de opmaak wilt kopiëren, drukt op de knop ‘Opmaak kopiëren/plakken’ en selecteert vervolgens de tekst waar je de opmaak op toe wilt passen. Vaak selecteer je dan de tekst weer, drukt weer op de knop enzovoorts. Maar wist je dat je dit veel sneller kan doen? Wanneer je opmaak op meerdere stukken toe wilt passen, kan je ook dubbelklikken op de knop ‘Opmaak kopiëren/plakken’. Hierdoor blijft de selectie staan en kan je de opmaak blijven dupliceren, totdat je weer op de knop drukt of begint te typen.

Tip 3: Alle opmaak van een stuk tekst of heel document verwijderen

Soms kijk je naar je document en denk je “Dit moet helemaal anders”. Je kan op een makkelijke manier alle opmaak van een stuk tekst of het hele document verwijderen. Dit doe je als volgt: Selecteer de tekst waarvan je de opmaak wilt verwijderen en druk op de knop ‘Opmaak verwijderen’.     Alle tekst wordt dan teruggezet naar de standaard tekst zonder opmaak.

Waar wil jij meer over weten?

Tot zover onze tips voor Word. Heb je nog ideeën waar wij in een van onze volgende blogs aandacht aan kunnen besteden? Laat het ons weten via Facebook of stuur een mailtje naar raymond@officespecialisten.nl.

Een opgeruimde mailbox in 3 stappen

Je kent het wel, je komt terug van vakantie en je inbox puilt uit van de mail. Hoe kom je hier nu in hemelsnaam doorheen? In deze blog laten we je zien hoe je je mailbox in een paar simpele stappen opruimt én hoe je ‘m voortaan leeg en overzichtelijk houdt.

Een opgeruimde mailbox in 3 stappen

Met de onderstaande stappen categoriseer je heel eenvoudig je mail en heb je in no-time een opgeruimde mailbox!

Stap 1: Maak mappen aan

Open Outlook en geef een rechtermuisklik op “Postvak In”, kies voor “Nieuwe map”. Geef deze de naam “To-Do”. Maak op dezelfde manier onder de map “To-Do” de mappen “Later” en “Opvolgen” aan. De structuur ziet er nu als volgt uit:  

Stap 2: Sleep je mails naar de juiste mappen

Het idee is nu om je mails als volgt te categoriseren: Inbox In je Inbox laat je alle mails staan die je gelijk moet of kan afhandelen. Dit zijn de mails die directe actie vereisen of binnen 3 minuten af te handelen zijn. To-Do-map In de To-Do-map zet je mails die langer dan 3 minuten van je tijd vergen en die geen directe actie vereisen. In de map Opvolgen zet je de mails waarbij je ergens op wacht. Je hebt de taak gedelegeerd of je wacht nog op antwoord van iemand bijvoorbeeld. In de map Later zet je zaken die je nog een keer moet bekijken in de komende tijd of die als “Stop-werk” kunnen dienen. Op deze manier hou je je inbox lekker leeg.

Stap 3: Reserveer tijd voor je To-Do-box

Maak wel een herhalende afspraak in je agenda waarin je tijd vrijmaakt om je To-Do-box te bekijken. Zo vergeet je geen zaken die je nog moet doen.

Bonustip 1: Mail met harde deadline? Maak er een taak van!

Als er aan een mail een harde deadline zit, kan je er ook een taak van maken. Dat doe je als volgt: Geef een rechtermuisklik op de mail en kies “Verplaatsen”, “Taken”. Nu wordt er een taak van gemaakt en kan je er een begin- en einddatum aan hangen:  

Bonustip 2: Mails nog makkelijker verplaatsen met Snelle stappen

Om je mailtjes makkelijk te kunnen verplaatsen naar de desbetreffende map kan je ook de snelle stappen gebruiken. Hiermee kan je met één druk op de knop een mail of meerdere mails naar een map verplaatsen. Dit doe je als volgt: Kies in het Ribbon bij Snelle Stappen het pijltje rechtsonder:   In het volgende scherm kies je “Nieuw”:   Klik op “Naar map verplaatsen” Je komt in dit scherm terecht:   Vul een betekenisvolle naam in en kies de map waar je de mail naartoe wil verplaatsen. Het vinkje voor “Markeren als gelezen” staat standaard aan. Ik zet hem zelf altijd uit, dan weet ik beter wat ik nog niet gelezen heb. Druk hierna op “Voltooien” en je Snelle stap staat in het Ribbon. Herhaal dit voor alle mappen die je aangemaakt hebt. Als je nu een mail of mails wilt verplaatsen, selecteer ze dan en kies bij de Snelle Stappen voor de juiste actie. Op deze manier ruim je je mailbox lekker op en houd je hopelijk het vakantiegevoel wat langer vast!

Join Our Newsletter

Get Updates, Upcoming Themes Info, and Our Great Deals!