BlogRead the Latest News

 

3 slimme Excel-tips waarmee je snel heel veel tijd bespaart

We brengen allemaal veel tijd door in Excel. Tips om die tijd zo efficiënt mogelijk door te brengen zijn daarom altijd welkom. In deze blog hebben we er een aantal verzameld. Met deze tips ben je voortaan nog productiever in Excel bezig. Doe er je voordeel mee!

Tip 1: Snel weer terug waar je was

Soms ben je zo druk bezig met scrollen in Excel dat je niet meer weet in welke cel je cursor eigenlijk staat. Druk dan op “Control” + “Backspace”. Je komt dan snel terug in de actieve cel. Dit is vooral handig wanneer je druk aan het scrollen bent door grote hoeveelheden data.

Tip 2: Snel al je ‘Named Ranges’ op een rij

Wanneer je veel gebruik maakt van de zogenaamde “Named Ranges” vergeet je nog wel eens welke je allemaal gemaakt hebt. Als je snel een overzicht wilt hebben, kan je het volgende doen:
  • Druk op F3, en je krijgt het volgende scherm te zien:
  • Druk nu op “Lijst plakken” en je krijgt, startend in de actieve cel, een lijst met de namen en naar welke range ze verwijzen:
Zo heb je snel een overzicht van alle “Named Ranges” in jouw Excel-workbook.

Tip 3: Snel je eigen stijl definiëren

Vaak wil je je headers in een eigen stijl laten staan. Nu kan je natuurlijk iedere keer alle zaken zoals kleur en lettertype opnieuw instellen, maar je kan ook heel makkelijk je eigen stijl definiëren. Dat scheelt een hoop tijd! Zo doe je dat:
  • Stel je wilt cellen waar input gegeven moet worden altijd een bepaalde stijl geven. Maak eerst de cel zoals je hem wilt hebben.
  • Selecteer nu de cel waarvan je de stijl wilt opslaan en druk nu op het “Meer”-knopje rechts onderin in het Tabblad Start, groep Stijlen.
  • Druk in het volgende scherm op Nieuwe stijl. Je krijgt nu het volgende scherm. Je kan hier aangeven wat er opgeslagen wordt en onder welke naam de stijl opgeslagen wordt.
  • Wanneer je op OK gedrukt hebt, komt je eigen gemaakte stijl direct beschikbaar in het stijlenoverzicht.

Meer weten?

Heb je nog vragen of kunnen we je nog ergens mee helpen? Neem gerust contact met ons op via info@officespecialisten.nl. Wij staan graag voor je klaar!

Zo haal je alles uit het Klembord van Office

Het Klembord van Office is een superhandige tool waarmee je jezelf een heleboel tijd kunt besparen. In deze blog leggen we je uit hoe je de kracht van het Office Klembord kan ontsluiten. Want met het Klembord kan je meer dan je denkt. Enig idee wat de meest gebruikte toetsencombinaties zijn in Office? Ik heb het niet wetenschappelijk onderzocht, maar ik heb zo’n vermoeden dat dit Control C en Control V zijn. Vrijwel iedere Office-gebruiker kent deze toetsencombinaties. En dat is natuurlijk niet zo vreemd, want je kunt er supermakkelijk teksten of afbeeldingen mee kopiëren tussen verschillende applicaties. Het zijn echte productiviteitboosters! Wanneer je CTRL-C en CTRL-V gebruikt, realiseer je je meestal niet dat je gebruikmaakt van het Klembord. En wat de meeste mensen al helemaal niet weten, is dat deze tool veel meer mogelijkheden biedt dan alleen knippen en plakken van het laatst gekopieerde item. Want wist je bijvoorbeeld dat je op dit Klembord maar liefst 24 items kwijt kunt, die je in elke willekeurige volgorde in een ander Office-document kunt plakken? Je bent dus niet beperkt tot het laatste item dat je gekopieerd hebt! Het Office Klembord blijft normaalgesproken verborgen. In deze blog gaan we je leren hoe je de kracht van het Office Klembord kan ontsluiten. En dat is eigenlijk een fluitje van een cent.

Zo gebruik je het Office Klembord

In dit voorbeeld laten we je zien hoe je het Office Klembord kan gebruiken in Word. Maak je vooral gebruik van Excel of PowerPoint? Geen probleem. In principe werkt het in ieder programma uit de Office-suite op dezelfde manier. Voor deze uitleg hebben we een voorbeelddocument dat we gaan gebruiken om het klembord te demonstreren.

Zo komt het Klembord naar voren

Om het klembord naar voren te krijgen druk je op het pijltje rechtsonder in het klembord-groep. Je krijgt dan dit te zien: Verschillende Klembord-opties Er zijn voor het Klembord een aantal opties beschikbaar. Als je linksonder op de knop “Opties” klikt komen ze tevoorschijn. Je kan hier aangeven wanneer Klembord-paneel getoond moet worden en waar. Een aantal items kopiëren In het voorbeelddocument kopiëren we nu een aantal stukken. Zodra je ze kopieert, zie je verschijnen in het Klembord-paneel:

Zo plak je de gewenste items op de juiste plek

Nu kunnen we de stukken die we gekopieerd hebben in een ander document plakken in de volgorde die je wil. Hiervoor openen we een nieuw document. Je ziet dan als het goed is al het Klembord-paneel. Zo niet, open hem dan zoals we hierboven uitgelegd hebben. De stukken die je nodig hebt, kun je nu exact in de door jou gewenste volgorde plakken. Je doet dit door te dubbelklikken op het betreffende item. Het stuk komt dan terecht op de positie waar je cursor in het document staat.

Ben je klaar met het item?

Selecteer het dan, druk op het pijltje aan de zijkant en selecteer “Verwijderen”. Je kan bovenin ook kiezen voor “Alles wissen” wanneer je klaar bent met alle items.

Tot slot

We hopen dat je deze tip goed kan gebruiken in je dagelijkse werkzaamheden. Mocht je tegen iets aanlopen waarvan je denkt “Daar zouden ze bij OfficeSpecialisten eens aandacht aan moeten besteden”, laat het ons dan weten via info@officespecialisten.nl. En wie weet zie je jouw onderwerp dan terug in een van onze volgende blogs!

Mailen met Outlook? Zo doe je dat makkelijker én sneller!

We zagen dat ons blog over Outlook van 31 juli erg gewaardeerd werd. Daarom geven we je deze keer nog een paar praktische tips over deze populaire mail-client: 1 wat makkelijke en 1 voor de gevorderden. Zo kun je voortaan nóg eenvoudiger en sneller mailen. Doe er je voordeel mee!

Tip 1: Mailadressen niet automatisch aanvullen

Wanneer je al een tijdje met Outlook werkt, merk je vaak dat de Autocomplete-functie (die mailadressen voor je voorstelt) meer tegen dan met je gaat werken. Er staan op een gegeven moment namelijk vaak zoveel mailadressen in je lijst, die soms ook nog eens sterk op elkaar lijken, dat je al snel een foutje maakt. Je kunt dit op twee manieren oplossen. 1. Alle autocomplete-adressen verwijderen Dit is de rigoureuze manier. Je gaat daarbij als volgt te werk:
  • Ga naar Bestand > Opties > E-mail.
  • Scrol omlaag naar de Berichten verzenden-sectie.
  • Klik dan ofwel op de knop “Lijst voor automatisch aanvullen leegmaken” en haal eventueel het vinkje “Lijst voor automatisch aanvullen…” weg om deze functie uit te zetten.
2. Slechts enkele adressen verwijderen Wil je slechts enkele adressen weghalen? Dat doe je zo:
  • Begin met typen tot het adres dat je weg wilt halen in de lijst staat
  • Selecteer het nog eventueel met de omlaag/omhoog-pijltjes
  • Druk op “Delete”.
…Een kind kan de was doen!

Tip 2: Sjablonen in Outlook

Stuur je regelmatig dezelfde mails naar een bepaald soort klant? Dan kopieer je waarschijnlijk vaak oude mailtjes die je aanpast naar de nieuwe ontvanger. Maar er is ook een handigere manier om dit te doen: sjablonen in Outlook! Hiermee maak je voor veel voorkomende mails een standaardmail die je iedere keer wanneer nodig kunt oproepen. Zo pak je dit aan Maak een mail zoals je hem wilt hebben. Je kan hier alles al in klaar zetten: ontvangers, CC’s, tekst, afbeeldingen, een catalogus of andere bijlagen toevoegen, alles is mogelijk! Wanneer je klaar bent druk je op “Bestand” > “Opslaan als”, geef een betekenisvolle naam en kies dan voor Outlook sjabloon: Wanneer je klaar bent met sjablonen maken, kan je ze gebruiken. Helaas heeft Microsoft dit niet al te makkelijk gemaakt, maar ook daar hebben we natuurlijk een oplossing voor! De officiële manier is als volgt:
  • Zorg dat je in Outlook staat (dus niet in een nieuwe e-mail, maar in Outlook zelf).
  • Klik achtereenvolgens op: Nieuwe items > Meer items > Formulier kiezen.
  • Bij Zoeken in kies je voor Gebruikerssjablonen. Daar staat het sjabloon dat je net gemaakt hebt.
  • Selecteer deze en klik op Openen. Op dat moment is het een reguliere e-mail, die je kunt verwerken zoals je normaal ook e-mails maakt.
… maar zó kan het makkelijker! Je kan deze stap ook wat makkelijker maken door het formulier kiezen aan de werkbalk “Snelle toegang” toe te voegen. 1.Klik op de “Snelle toegang”-knop linksboven in Outlook: 2.Kies vervolgens voor “Meer opdrachten” en in het volgende scherm voor “Alle opdrachten”: 3.Scrol naar “Formulier kiezen” selecteer het en kies voor “Toevoegen”. Hij staat nu in de lijst: 4.Druk nu op OK en de knop “Formulier kiezen” staat nu in de werkbalk “Snelle toegang”: 5.Druk op de knop en je komt in het volgende scherm. Als je hier kiest voor “Gebruikerssjablonen in bestandssysteem” zie je al je aangemaakte sjablonen: 6.Kies je sjabloon en je mail staat klaar! Zo kan je je tijd in Outlook weer wat efficiënter besteden. Veel plezier ermee! Meer handige Outlook-tips? Lees hier hoe je je mailbox in 3 stappen opruimt!

3 snelle tips voor de opmaak van je Word-bestand

Na onze tips voor Outlook (zie ons vorige blog) richten we ons nu op Microsoft Word. Vaak horen we dat mensen moeite hebben om de opmaak van Word onder controle te houden Met deze tips kan je de opmaak beter naar je hand zetten.

Tip 1: Pas de opmaak van je eigen document standaard toe op gekopieerde tekst

De eerste tip gaat over het plakken van tekst. Als ik tekst uit een ander document haal en deze wil plakken in mijn eigen document, ben ik vaak langer bezig met het juist formatteren van de tekst dan met het opzoeken en kopiëren. Hoe voorkom je dit? Je kan Word standaard de opmaak van je eigen document laten toepassen op de gekopieerde tekst. Dit doe je als volgt: Kies in Word voor Bestand, opties en dan geavanceerd. Scrol naar het kopje ‘Knippen, kopiëren en plakken’.     Pas de waarde bij ‘Plakken vanuit andere programma’s’ aan naar ‘Alleen tekst behouden’; zie de afbeelding hieronder.     Op deze manier past Word netjes de opmaak aan naar die van je eigen document wanneer je tekst kopieert van een andere bron, inclusief Web-content.

Tip 2: Opmaak kopiëren en op meerdere stukken tekst toepassen

De meest mensen kennen de knop ‘Opmaak kopiëren/plakken’ wel:     Je selecteert een stukje tekst waarvan je de opmaak wilt kopiëren, drukt op de knop ‘Opmaak kopiëren/plakken’ en selecteert vervolgens de tekst waar je de opmaak op toe wilt passen. Vaak selecteer je dan de tekst weer, drukt weer op de knop enzovoorts. Maar wist je dat je dit veel sneller kan doen? Wanneer je opmaak op meerdere stukken toe wilt passen, kan je ook dubbelklikken op de knop ‘Opmaak kopiëren/plakken’. Hierdoor blijft de selectie staan en kan je de opmaak blijven dupliceren, totdat je weer op de knop drukt of begint te typen.

Tip 3: Alle opmaak van een stuk tekst of heel document verwijderen

Soms kijk je naar je document en denk je “Dit moet helemaal anders”. Je kan op een makkelijke manier alle opmaak van een stuk tekst of het hele document verwijderen. Dit doe je als volgt: Selecteer de tekst waarvan je de opmaak wilt verwijderen en druk op de knop ‘Opmaak verwijderen’.     Alle tekst wordt dan teruggezet naar de standaard tekst zonder opmaak.

Waar wil jij meer over weten?

Tot zover onze tips voor Word. Heb je nog ideeën waar wij in een van onze volgende blogs aandacht aan kunnen besteden? Laat het ons weten via Facebook of stuur een mailtje naar raymond@officespecialisten.nl.

Join Our Newsletter

Get Updates, Upcoming Themes Info, and Our Great Deals!