BlogRead the Latest News

 

4 makkelijke tips om nóg meer uit Outlook te halen

officespecialisten 8224

Outlook kent tal van handige foefjes waarmee je nóg slimmer en sneller kunt werken. Veel mensen kennen ze echter niet en daarom onthullen we er een paar in dit blogartikel. En het leuke is: ze zijn echt supermakkelijk toepasbaar. Dus doe je voordeel ermee!

Tip 1: Even rust!

Herken je dat? De hele dag door stromen er mailtjes je inbox binnen, maar al die meldingen kunnen je soms knap nerveus maken. Nu kan je natuurlijk je Outlook afsluiten, maar als je je mail wel nodig hebt is dat vaak ook weer niet handig. Gelukkig kan je de meldingen ook uitzetten! Dit doe je als volgt:
  • Ga naar Bestand > Opties > E-mail
  • Zet bij het kopje Ontvangst van bericht het vinkje uit bij Een waarschuwing op het bureaublad weergeven.
Wanneer je klaar bent, zet je het vinkje gewoon weer aan!

Tip 2: Waar stond die mail ook al weer?

Als je vaak naar dezelfde soort mails zoekt, kan het handig zijn om er een zoekmap van te maken. Dit is een handigheidje van Outlook om vaak voorkomende zoekopdrachten op te slaan zodat je de resultaten snel vindt! Als je in de linkerbalk op Zoekmappen klikt, zie je al een paar voorgedefinieerde items staan:     Wil je zelf een zoekmap toevoegen? Geef dan een rechtermuisklik op Zoekmappen en kies voor Nieuwe zoekmap. Je kan nu allerlei zoekopdrachten instellen om makkelijk de mails van een collega of over een bepaald onderwerp te zoeken. Als je op OK gedrukt hebt, komt de zoekopdracht in de linkerbalk te staan.

Tip 3: Wanneer hebben mijn internationale collega’s (en ikzelf) eigenlijk feestdagen?

Het kan handig zijn om te weten wanneer jijzelf en je buitenlandse collega’s een officiële feestdag hebben. In Outlook kun je heel eenvoudig de Nederlandse en buitenlandse feestdagen importeren. Ga hiervoor naar Bestand > Opties >Agenda en kies voor Feestdagen toevoegen. Je kan nu uit meer dan 100 locaties kiezen waarvan de feestdagen dan in je agenda te zien zijn:  

Tip 4: Buitenlandse tijdzones weergeven

Een andere handige tip wanneer je regelmatig samenwerkt met internationale collega’s of andere relaties buiten Nederland, is om hun tijdzone te laten zien. Zo weet je wanneer zij aan het werk zijn. Je kan dit als volgt aanzetten: Ga naar Bestand > Opties > Agenda en geef daar 1 of 2 extra tijdzones aan onder het kopje Tijdzones:   Je krijgt dan in je agenda de tijden te zien van je ingestelde tijdzones:  

Veel succes met de tips!

En je ziet het: een kind kan de was doen. Soms kan het leven zo eenvoudig zijn! 😉

7 tips voor een onweerstaanbare Powerpoint-presentatie

7 tips voor een onweerstaanbare Powerpoint-presentatie

Ga je binnenkort een presentatie houden? Dan is Powerpoint je vriend. Met een goede Powerpoint-presentatie kan je je verhaal kracht bijzetten. Maar met een minder sterke presentatie houd je de aandacht van je publiek niet vast en verliest je verhaal aan kracht. Daarom geven we je 7 tips voor een onweerstaanbare Powerpoint-presentatie. Hoef jij alleen nog maar een sterk verhaal te maken ????

Met deze tips wordt je presentatie geheid een succes!

Tip 1: Start sterk!

Veel presentaties starten met een informatieve sheet met daarop de locatie en de datum. Of met de outline van de presentatie, zodat het publiek weet wat hen te wachten staat. Niet slecht – maar het kan nog beter. Hoe? Door de kernboodschap samen te vatten met een belangrijk citaat, plaatje of de actualiteit. Zo zet je het publiek direct aan het denken!

Tip 2: Wees consistent

Gebruik hetzelfde lettertype en dezelfde lettergroottes en -kleuren door je hele presentatie heen. Houd de volgende stelregel aan: niet meer dan twee kleuren per dia en niet meer dan drie kleuren per presentatie. Maak hierbij gebruik van je huisstijl!

Tip 3: Maak beperkt gebruik van bullets en tekst

Te veel bullets en tekst maken een presentatie voorspelbaar en saai. Wissel daarom ook eens af met steekwoorden verspreid over de dia of in een plaatje. Je publiek heeft de neiging bij te veel tekst of bulletpoints de sheet te gaan lezen. Hun aandacht is dan niet meer bij jouw verhaal!

Tip 4: Liever veel beelden dan veel tekst

Mensen zijn visueel ingesteld. Beelden kunnen je verhaal dan ook sterk ondersteunen. Mensen onthouden beeld beter dan tekst. Je kunt daarom beter veel beelden gebruiken en je verhaal daaromheen vertellen.

Tip 5: Beperk het gebruik van animaties

Je kan in Powerpoint helemaal los gaan met animaties. Tekstfragmenten die de pagina komen binnenzweven, letters die stuk voor stuk in een titelbalk vallen, en ga zo maar door. Allemaal heel erg leuk, maar gebruik ze met mate. Ook animaties leiden de luisteraar echt alleen maar af van jouw verhaal.

Tip 6: Zorg voor voldoende contrast

Voor presentaties op een groot scherm is een donkere achtergrond met een lichte letter het meest geschikt. Vermijd een witte achtergrond met zwarte letters; het publiek kan hier niet lang naar kijken. Wanneer letters en achtergrond bijna dezelfde kleur hebben is je presentatie onleesbaar. Houd hier dus rekening mee!

Tip 7: Voorkom problemen tijdens je presentatie

Vraag van tevoren na welke apparatuur beschikbaar is, en probeer de presentatie vooraf uit op locatie! Zet een eventuele schermbeveiliging en notificaties uit. En houd afdrukken bij de hand voor het geval de techniek je in de steek laat. Controleer ook de internetconnectie wanneer je een filmpje van internet wil laten zien. Controleer of het filmpje op het juiste moment start en test of het geluid in de hele zaal te horen is.

Bonustip: Slimme sneltoetsen

Tot slot hebben we ook nog een paar slimme sneltoetsen voor je. Handig tijdens je presentatie. Moet je ze alleen nog even uit je hoofd leren 😉

En dan nog een extraatje…

Tot slot willen we je deze humoristische video van Don McMillan over de meest gemaakte fouten tijdens een Powerpoint-presentatie niet onthouden: “Life after Death by PowerPoint”.

Efficiënter werken met aanzienlijk minder fouten?

Als je onze blogs regelmatig leest, weet je dat we je graag tips en tricks geven om nog makkelijker en sneller met Office te kunnen werken. Maar wat doen we nu eigenlijk precies voor bedrijven? Het antwoord vind je hier – met stiekem ook nog een paar handige Excel-tips, omdat we dat gewoon niet kunnen laten 😉

Wat wij elke dag doen

Bij OfficeSpecialisten ontwikkelen we software-oplossingen met het vertrouwde Microsoft Office-pakket als uitgangspunt. Wat dit concreet inhoudt? Dat is heel divers. Zoveel verschillende bedrijven, zoveel verschillende oplossingen. Over het algemeen werken we echter wel volgens een vast stramien:
  1. Verkennend gesprek
  2. Verdiepend gesprek
  3. Offerte
  4. Uitvoering
  5. Nazorg
  6. Beheer
  7. Eventuele uitbouw
In dit blog neem ik je in vogelvlucht mee in dit proces aan de hand van een praktijkcase.

Praktijkcase: Automatisering bedrijfsprocessen bloemenkweker

Een tijdje geleden werden we gebeld door een bloemenkweker die via-via over OfficeSpecialisten had gehoord. Of wij een keer een bak koffie konden komen drinken om te praten over hun processen. Het bedrijf was benieuwd waar wij kansen zagen om deze processen te automatiseren en de foutpercentages naar beneden te krijgen.

Handmatig en niet uniform

Uit het gesprek bleek dat het verzamelen van de data (hoeveelheid, soorten, verpakking, op welk tijdstip voor welke klant) en het verspreiden hiervan op de werkvloer handmatig en niet uniform gebeurde. Dit werkte fouten in de hand. Wij zagen voldoende kansen om dit proces te automatiseren en de foutpercentages naar beneden te krijgen. Vervolgens hebben we een verdiepend gesprek gevoerd met de medewerkers om te kijken waar zij behoefte aan hebben, waar ze verbeterpunten zien en wat voor hen de ideale situatie zou zijn.

Stappenplan

Aan de hand van deze gesprekken hebben we een offerte en een stappenplan opgesteld. Zo konden we in afgebakende stappen tot een oplossing komen die snel en betrouwbaar live zou kunnen gaan.

Samenspel tussen Access, Excel, Word en Outlook

De oplossing voor deze klant is een samenspel geworden tussen Access, Excel, Word en Outlook. In Access hebben we een database met invulformulieren gebouwd om de orders te kunnen invoeren. Orders via internet komen in Outlook binnen en worden automatisch ingelezen. Eventuele fouten hierbij worden via mail aan de verkoopafdeling gemeld. De orders worden met één druk op een knop verzameld, waarbij er twee overzichten worden gegenereerd. Eén voor in de kas (wat moet er worden geplukt en hoeveel?) en één voor het inpakstation (welke soorten moeten er in welke verpakking naar de klant?).

Nog meer uitbreidingen

Toen dit eenmaal goed liep, hebben we nog diverse andere uitbreidingen gerealiseerd, zoals:
  1. Een dagelijks aanbiedingenbestand dat een Excelbestand mailt naar alle klanten met de prijzen van die dag.
  2. Makkelijkere invoer van bestellingen mogelijk maken door het toevoegen van codes.
  3. Het inlezen van de teruggestuurde aanbiedingsbestanden met één druk op de knop.
  4. Het genereren van stickers voor op de fusten, zodat snel duidelijk is welke fust waar naartoe moet.
  5. Het genereren van barcodes voor op de stickers, zodat klanten makkelijk hun bestellingen kunnen inboeken bij ontvangst.

Het resultaat

Dit heeft uiteindelijk geleid tot een systeem waarin de verschillende Office-onderdelen er samen voor zorgen dat de ondernemer zich meer op zijn taken kan richten en de foutpercentages drastisch gedaald zijn.

En tot slot… nog een paar praktische Excel-tips!

Omdat we het niet kunnen laten, stiekem toch nog een paar tips voor Excel in de vorm van wat sneltoetsen:

Meer weten?

Ben je naar aanleiding van deze praktijkcase benieuwd of wij de processen bij jullie ook kunnen verbeteren? Stuur dan een mailtje naar info@officespecialisten.nl. Wij denken graag met je mee!

Data opschonen in Excel, een fluitje van een cent

Je Excelsheet is klaar, maar je weet dat ‘ie nog wel een schoonmaakactie kan gebruiken. Je vermoedt bijvoorbeeld dat er nog dubbele waarden in voorkomen, of tekens die er niet in thuishoren. En natuurlijk wil je je worksheet ook nog controleren op eventuele onjuiste formules. Gelukkig maakt Excel het je makkelijk, want het opschonen van data is een fluitje van een cent. Hieronder vind je drie praktische tips.

TIP 1: Dubbele waarden verwijderen

Je kan makkelijk controleren of er dubbele waarden in je worksheet zitten. Dit doe je als volgt:
  • Selecteer de kolommen die je wilt laten controleren op dubbele waarden.
  • Kies dan het op tabblad “Gegevens” voor de knop “Dubbele waarden verwijderen”.
  • Vink de kolommen aan die je wilt laten controleren op dubbele waarden en druk op “OK”.

TIP 2: Tekens of woorden verwijderen

De dubbele waarden worden nu verwijderd en Excel laat je precies weten hoeveel waarden er zijn verwijderd en hoeveel unieke waarden overblijven:  

TIP 2: Tekens of woorden verwijderen

Soms staan er in je worksheet tekens of woorden die je wilt verwijderen. Hier kan je de “Zoek en Vervang”-functie voor gebruiken. Zo doe je dat:
  • Druk op Control + F en het zoek- en vervangscherm komt tevoorschijn:
  • Vul bij “Zoeken naar:” de tekst in die je wilt verwijderen en laat bij “Vervangen door” de tekst leeg.
  • Druk op “Alles vervangen” en alle instanties van je zoektekst worden verwijderd.

TIP 3: Controle op foute formules

Wanneer je Excelsheet flink uit de kluiten gewassen is, kan je het overzicht weleens kwijt raken. Wil je dan controleren of er nog foute formules in zitten? Dat kan tegenwoordig heel snel! Zo pak je dit aan:
  • Kies op het “Start”-tabblad voor “Zoeken en selecteren” en dan “Selecteren speciaal”.
  • Selecteer “Formules” en zorg dat het vinkje aanstaat bij “Fouten”.
  • Klik op “OK”. Nu worden alle formules met fouten geselecteerd op het sheet. Zo kan je makkelijk de foute formules aanpassen of verwijderen.
Succes met je schoonmaakactie!

Join Our Newsletter

Get Updates, Upcoming Themes Info, and Our Great Deals!