Nieuws

  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
  • 6
  • 7
  • 8
  • 9

Author Archives: Raymond Visser

Van prototype naar snelle Ferrari

Remmenspecialist ABS beschikt over enorme databases met bijna 30.000 artikelen. Daar worden diverse berekeningen op losgelaten. OfficeSpecialisten hielp hen met een aantal oplossingen waarmee ze veel sneller over de gewenste informatie kunnen beschikken. ‘Dankzij OfficeSpecialisten wordt onze data omgezet in informatie waar we echt wat mee kunnen.’ ABS is sinds 1978 leverancier van remonderdelen, wiellagers en stuur- en wielophangingsdelen voor auto’s. ‘Dat doen we voor alle automerken en –modellen,’ vertelt marketing manager Mats Hofstra. ‘We richten ons daarbij op het niet-merkgebonden kanaal in Europa.’ ABS levert die onderdelen onder het eigen ABS-merk aan de professionele groothandel. En het is een forse markt, zegt Mats Hofstra. Om een indruk te geven: ‘In heel Europa rijden ruim 300 miljoen auto’s rond en jaarlijks geven autobezitters zo’n 300 tot 500 euro uit aan auto-onderdelen.’

Enorm assortiment

ABS onderscheidt zich vooral door het grote aantal artikelen dat het bedrijf direct uit voorraad kan leveren – het assortiment bestaat uit meer dan 29.000 verschillende artikelen – en de zeer korte levertijd. Daarbij maakt ABS gebruik van enorme databases, waarin al die verschillende onderdelen zijn opgenomen; letterlijk tot op het kleinste schroefje.

De juiste artikelen in de juiste hoeveelheden

‘Maar wat minstens zo belangrijk is,’ vervolgt Mats, ‘is de markt. Onze onderdelen worden natuurlijk niet gekocht om ernaar te kijken, maar om ze te verkopen of onder een auto te monteren. En als je je auto ’s morgens naar de garage brengt, wil je ‘m het liefst ’s avonds weer kunnen ophalen. Dat betekent dat de voorraad heel dicht bij de eindgebruiker moet liggen. Als je dat door heel Europa moet doen, dan moet je er dus voor zorgen dat de juiste artikelen in de juiste landen in de juiste hoeveelheden op voorraad zijn.’

Model ontwikkeld

Daarbij kijkt ABS onder meer naar de gemiddelde leeftijd van het wagenpark, hoeveel auto’s er zijn en hoeveel kilometers die auto’s rijden. Maar ook naar vragen als: Wat voor wegdek is er? Wat voor snelwegen zijn er? Hoe is het klimaat, en waarmee wordt gestrooid in de winter? Mats Hofstra: ‘Op basis van al die variabelen hebben wij een model ontwikkeld, waarmee we exact weten in welk land je welke onderdelen en in welke aantallen op voorraad moet hebben om de markt te kunnen afdekken. Op die manier helpen wij importeurs bij het inkopen van hun spullen met een zo hoog mogelijke omloopsnelheid. Zodat de onderdelen uiteindelijk tegen zo laag mogelijke kosten bij de eindgebruiker terecht kunnen komen.’

Prototype in Excel en Access

Op basis van al die data worden diverse berekeningen gemaakt – en daarbij komt OfficeSpecialisten om de hoek kijken, vertelt Mats. ‘Zij helpen ons bij het integreren van de verschillende systemen.’ Hoe gaat dat in z’n werk? Mats antwoordt: ‘Als wij iets willen berekenen, maken we meestal eerst zelf een prototype in Excel en Access. Daarmee kunnen we precies laten zien wat de bedoeling is. Over het algemeen komt er dan prima het juiste cijfer uit, maar vaak wel via een omweg en veel te traag. Om een voorbeeld te noemen: We hadden eens een berekening gemaakt die wel 50 uur in beslag nam. Toen we vervolgens OfficeSpecialisten vroegen ermee aan de slag te gaan, duurde het hele proces nog maar een paar minuten. Zo hadden ze ons prototype zomaar omgesleuteld naar een snelle Ferrari!’

Van data naar bruikbare informatie

Hij vervolgt: ‘In onze branche is een standaard waarmee alle verschillende Europese autotypes in kaart zijn gebracht. In totaal rijden er volgens die standaard 25.000 verschillende autotypes rond in Europa. Als je data aan het systeem levert, kun je ook data van het systeem terugkopen van je concurrenten, waardoor je op een gestructureerde manier over concurrentgegevens kunt beschikken. Maar het vergelijken van die data bleek nog best lastig. Soms worden er bijvoorbeeld millimeters en centimeters door elkaar heen gebruikt. OfficeSpecialisten heeft ons geholpen om die gegevens goed naast elkaar te zetten. Zo hebben we data van zo’n 400 concurrenten binnen geladen waar we vergelijkingen op kunnen maken. En dan heb je het algauw over zo’n 350 miljoen records. In plaats van data beschikken we hierdoor over zeer bruikbare informatie.’

Gewoon de schouders eronder

Mats is uitermate te spreken over de samenwerking met OfficeSpecialisten. ‘Vooral ook omdat ze heel praktisch ingesteld en recht door zee zijn. Niet moeilijk doen, maar gewoon de schouders eronder zetten. Die mentaliteit spreekt me aan. Ik zou OfficeSpecialisten dan ook zeker aanraden,’ besluit hij. ‘Ze gaan niet eerst oeverloos een plan schrijven, wat vervolgens ergens onderin een la belandt, maar gewoon meteen aan de slag met datgene wat jij als klant nodig hebt. Daardoor ben je verzekerd van een snel resultaat.’

Slicers in Excel, lang niet zo ingewikkeld als je misschien denkt

Officespecialisten-Slicers_in_Excel_lang_niet_zo_ingewikkeld_als_je_misschien_denkt_2 In een vorig blog heb ik verteld hoe je een csv- of ander tekstbestand in Excel kunt splitsen en hoe je met pivots (draaitabellen) kunt werken. Ook voor het filteren van een tabel heeft Excel een handige optie. Hoogstwaarschijnlijk ken je de optie Autofilter wel, maar die is lang niet altijd wenselijk omdat je daarvoor in de brontabel aan de slag moet. En de kans op ongewenste aanpassingen of fouten is daarbij niet denkbeeldig. Daar liep ook de financiële medewerker tegenaan die mij benaderde. Hij had een overzicht gemaakt en wilde gebruikers de mogelijkheid bieden de cijfers van een bepaalde klant en/of een bepaald product te selecteren. Maar de optie Autofilter wilde hij bij voorkeur niet gebruiken. Ik liet hem de optie van Slicers zien. Dat was precies waar hij naar op zoek was en wat ik dan ook graag in dit blog met jullie wil delen.

Stap 1: Markeer de platte tabel als ‘echte tabel’

Als voorbeeld gebruik ik een tabel met informatie uit het urensysteem (zie onderstaande afbeelding). Omdat de gegevens uit een andere bron afkomstig zijn, moet je deze platte tabel eerst markeren als een ‘echte tabel’. Dat doe je via de optie ‘Insert – Table’. Daardoor krijg je een nieuwe tab in het lint van Excel (het lint, in het Engels ‘ribbon’, is de menubalk): ‘Table’ met een hoop handige hulpmiddelen. Ik denk dat ik hier nog wel wat blogs aan zal wagen. Zoals jullie weten ben ik dol op tabelstructuren in Excel.  

Stap 2: Insert Slicer

Als optie in de nieuwe tab ‘Table’ staat ‘Insert Slicer’ (zie onderstaande afbeelding). Met een slicer kan je filteren op een kolom. Selecteer deze optie. Vervolgens geef ik in mijn voorbeeld aan dat ik voor klant, project en werksoort een slicer wil hebben, door deze aan te vinken onder het kopje ‘Insert Slicers’ (zie onderstaande afbeelding).

Stap 3: Selecteer de gewenste opties voor iedere slicer

Op iedere slicer kan je klikken op een keuzemogelijkheid. Ik kies voor klant A en de andere twee slicers laten direct zien welke werksoorten en projecten bij deze klant van toepassing zijn (zie onderstaande afbeelding). Dit voorkomt dat je combinaties kunt maken die niets opleveren. En kijk, direct worden alleen de regels getoond die voor deze klant relevant zijn. Je kunt ook meer opties tegelijkertijd filteren, bijvoorbeeld zowel klant A als klant B. Dit doe je door met je muis over A en B heen te gaan en deze dan te selecteren, of door gebruik te maken van de CTRL-toets in combinatie met de muis. Wil je het filter opheffen en alles weer zichtbaar maken? Dat kan via het knopje met het filter en het rode kruisje.

Stap 4: Zet de slicers op de gewenste plek

Nu staan de slicers nog wel naast de gegevenstabel en dat was niet de wens van de klant. De oplossing is eenvoudig: knippen en plakken. Je kunt de slicers knippen en vervolgens overal in het Excel-werkboek plakken. Ja, zelfs vaker zodat je op meerdere werkbladen direct slicers kunt gebruiken. Deze blijven in verbinding staan met elkaar, dus wat je in het ene werkblad wijzigt, wordt direct ook in alle andere werkbladen aangepast.

Slicers in combinatie met draaitabellen

Slicers zijn ook heel handig om te gebruiken in combinatie met draaitabellen / pivottables. Ook die slicers kan je knippen en overal waar je maar wilt plakken. Met grote regelmaat kom ik modellen tegen waarbij overzichten zijn gebaseerd op een draaitabel. Met slicers heb je het voordeel dat je dus niet hoeft te filteren op het blad van de pivot, maar precies daar waar je wilt in je model.

Leuke dingen, die slicers…

Ik heb zelf ook het voordeel van slicers moeten ervaren, maar ik nu ben ik helemaal om! En mensen die ik heb uitgelegd hoe het werkt, zijn net als ik razend enthousiast. Het is het zeker waard om er op een verloren momentje eens mee aan het experimenteren te slaan.

Zelf aan de slag!

Wil je meer weten over slicers of een demo-bestandje ontvangen, waarmee je zelf kunt ervaren hoe handig slicers zijn? Stuur dan een mailtje naar info@officespecialisten.nl.

Aan de slag met draaitabellen in Excel

Met pivottables of draaitabellen kun je geweldige analyses maken. En dat is lang niet zo moeilijk als je misschien denkt! In dit blog geven we je een aantal praktische tips. Veel mensen die met Excel beginnen maken dezelfde fout, namelijk dat ze starten bij wat eruit moet komen. Natuurlijk is dat in de ontwerpfase niet zo’n probleem, en zeker niet bij eenvoudige modellen. Maar wanneer het gaat om complexere berekeningen, kun je het beter anders aanpakken. Als een Excel-model er eenmaal staat, moet er immers ook regelmatig onderhoud gepleegd worden. Je zult weleens aanpassingen moeten doen, of er moeten na verloop van tijd functionaliteiten bij komen.

Een goed begin…

Als je dan niet goed bent begonnen, is de kans op fouten vrij groot. En dat weerhoudt veel mensen ervan om überhaupt maar met Excel te beginnen. Maar ook hier geldt: een goed begin is het halve werk. En dat doe je door tijdig na te denken hoe je het hart van je model opzet. Beginnen aan de outputkant is op zich prima. Maar daarnaast moet je er ook over nadenken hoe je die gegevens gaat structureren.

Denk altijd in tabellen

Pivottables of draaitabellen is een krachtige tool in Microsoft Excel om analyses te kunnen maken. Een pivottable biedt de mogelijkheid om gegevens te verdichten en wordt gebruikt op een tabel. Probeer daarom altijd om de gegevens in tabellen te structureren. Het onderstaande voorbeeld illustreert hoe je in Excel door middel van een draaitabel gegevens in een verkorte lijst kunt laten zetten. In de afbeelding hieronder staat een tijdsregistratie. Stel dat je nu wilt weten hoeveel uur er per klant per project is besteed. Dit kan via een draaitabel. Je zorgt ervoor dat een cel in de tabel is geselecteerd en vervolgens kies je voor ‘insert- pivot table’ als in bovenstaande afbeelding. Dit leidt tot het volgende dialoogvenster. Kies je voor OK, dan kan je de draaitabel samenstellen. Stel dat je per klant een regel wilt met daaronder regels per project. Vervolgens kolommen met daarin de werksoorten en de uren. Na het klikken op OK krijg je het volgende hulpscherm, het ‘task pane’ ofwel taakvenster, waarin je de velden uit de tabel kunt verslepen naar het onderdeel in de draaitabel waar je ze wilt hebben. Dit leidt tot de volgende tabel: Ben je vervolgens geïnteresseerd in het totaal per project, maar dan daaronder de klanten uitgesplitst, dan ga je terug naar het taakscherm en daar draai je project en klant om door het project boven de klant te slepen. Onderstaande afbeelding maakt duidelijk dat dit direct een andere tabel oplevert:    

Meer weten over pivottables?

Dit is maar het begin, maar voor data-analyse zijn draaitabellen een geweldig hulpmiddel. Wil je meer weten over pivottables, het opmaken ervan en eventueel werken met sliders? Stuur dan een e-mail naar info@officespecialisten.nl. Wij vertellen je graag meer over de mogelijkheden!

Access VBA tip: Gebruik ELookup in plaats van DLookup

In VBA wordt vaak de functie DLookup gebruikt. Deze haalt snel de waarde van een veld op uit een tabel op basis van een gegeven criterium. Allen Browne, een bekende Australische Access guru en MVP, heeft een eigen versie van DLookup gemaakt omdat hij ontevreden was over de performance en mogelijkheden van de standaard functie. De nadelen van DLookup:
  • hij haalt alleen de 1e waarde op die hij tegenkomt, er is geen sortering mogelijk waardoor het resultaat onvoorspelbaar kan zijn
  • de performance is slecht
  • de functie ruimt zijn aangeroepen objecten niet op
  • hij gaat slecht om met zero-length strings
De functie ELookup die hij gemaakt heeft zorgt ervoor dat deze issues niet meer voorkomen
  • Je kan een sortering meegeven
  • hij ruimt zijn aangeroepen objecten netjes op
  • de performance is ongeveer 2 keer zo snel
  • hij ziet het verschil tussen een NULL value en een zero-length string
Als ik een nieuwe Access database bouw is dit 1 van de eerste modules die ik toevoeg. Nieuwsgierig? Lees verder op de site van Allen Browne.