Nieuws

  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
  • 6
  • 7

Author Archives: Raymond Visser

Slicers in Excel, lang niet zo ingewikkeld als je misschien denkt

Officespecialisten-Slicers_in_Excel_lang_niet_zo_ingewikkeld_als_je_misschien_denkt_2 In een vorig blog heb ik verteld hoe je een csv- of ander tekstbestand in Excel kunt splitsen en hoe je met pivots (draaitabellen) kunt werken. Ook voor het filteren van een tabel heeft Excel een handige optie. Hoogstwaarschijnlijk ken je de optie Autofilter wel, maar die is lang niet altijd wenselijk omdat je daarvoor in de brontabel aan de slag moet. En de kans op ongewenste aanpassingen of fouten is daarbij niet denkbeeldig. Daar liep ook de financiële medewerker tegenaan die mij benaderde. Hij had een overzicht gemaakt en wilde gebruikers de mogelijkheid bieden de cijfers van een bepaalde klant en/of een bepaald product te selecteren. Maar de optie Autofilter wilde hij bij voorkeur niet gebruiken. Ik liet hem de optie van Slicers zien. Dat was precies waar hij naar op zoek was en wat ik dan ook graag in dit blog met jullie wil delen.

Stap 1: Markeer de platte tabel als ‘echte tabel’

Als voorbeeld gebruik ik een tabel met informatie uit het urensysteem (zie onderstaande afbeelding). Omdat de gegevens uit een andere bron afkomstig zijn, moet je deze platte tabel eerst markeren als een ‘echte tabel’. Dat doe je via de optie ‘Insert – Table’. Daardoor krijg je een nieuwe tab in het lint van Excel (het lint, in het Engels ‘ribbon’, is de menubalk): ‘Table’ met een hoop handige hulpmiddelen. Ik denk dat ik hier nog wel wat blogs aan zal wagen. Zoals jullie weten ben ik dol op tabelstructuren in Excel.  

Stap 2: Insert Slicer

Als optie in de nieuwe tab ‘Table’ staat ‘Insert Slicer’ (zie onderstaande afbeelding). Met een slicer kan je filteren op een kolom. Selecteer deze optie. Vervolgens geef ik in mijn voorbeeld aan dat ik voor klant, project en werksoort een slicer wil hebben, door deze aan te vinken onder het kopje ‘Insert Slicers’ (zie onderstaande afbeelding).

Stap 3: Selecteer de gewenste opties voor iedere slicer

Op iedere slicer kan je klikken op een keuzemogelijkheid. Ik kies voor klant A en de andere twee slicers laten direct zien welke werksoorten en projecten bij deze klant van toepassing zijn (zie onderstaande afbeelding). Dit voorkomt dat je combinaties kunt maken die niets opleveren. En kijk, direct worden alleen de regels getoond die voor deze klant relevant zijn. Je kunt ook meer opties tegelijkertijd filteren, bijvoorbeeld zowel klant A als klant B. Dit doe je door met je muis over A en B heen te gaan en deze dan te selecteren, of door gebruik te maken van de CTRL-toets in combinatie met de muis. Wil je het filter opheffen en alles weer zichtbaar maken? Dat kan via het knopje met het filter en het rode kruisje.

Stap 4: Zet de slicers op de gewenste plek

Nu staan de slicers nog wel naast de gegevenstabel en dat was niet de wens van de klant. De oplossing is eenvoudig: knippen en plakken. Je kunt de slicers knippen en vervolgens overal in het Excel-werkboek plakken. Ja, zelfs vaker zodat je op meerdere werkbladen direct slicers kunt gebruiken. Deze blijven in verbinding staan met elkaar, dus wat je in het ene werkblad wijzigt, wordt direct ook in alle andere werkbladen aangepast.

Slicers in combinatie met draaitabellen

Slicers zijn ook heel handig om te gebruiken in combinatie met draaitabellen / pivottables. Ook die slicers kan je knippen en overal waar je maar wilt plakken. Met grote regelmaat kom ik modellen tegen waarbij overzichten zijn gebaseerd op een draaitabel. Met slicers heb je het voordeel dat je dus niet hoeft te filteren op het blad van de pivot, maar precies daar waar je wilt in je model.

Leuke dingen, die slicers…

Ik heb zelf ook het voordeel van slicers moeten ervaren, maar ik nu ben ik helemaal om! En mensen die ik heb uitgelegd hoe het werkt, zijn net als ik razend enthousiast. Het is het zeker waard om er op een verloren momentje eens mee aan het experimenteren te slaan.

Zelf aan de slag!

Wil je meer weten over slicers of een demo-bestandje ontvangen, waarmee je zelf kunt ervaren hoe handig slicers zijn? Stuur dan een mailtje naar info@officespecialisten.nl.

Aan de slag met draaitabellen in Excel

Met pivottables of draaitabellen kun je geweldige analyses maken. En dat is lang niet zo moeilijk als je misschien denkt! In dit blog geven we je een aantal praktische tips. Veel mensen die met Excel beginnen maken dezelfde fout, namelijk dat ze starten bij wat eruit moet komen. Natuurlijk is dat in de ontwerpfase niet zo’n probleem, en zeker niet bij eenvoudige modellen. Maar wanneer het gaat om complexere berekeningen, kun je het beter anders aanpakken. Als een Excel-model er eenmaal staat, moet er immers ook regelmatig onderhoud gepleegd worden. Je zult weleens aanpassingen moeten doen, of er moeten na verloop van tijd functionaliteiten bij komen.

Een goed begin…

Als je dan niet goed bent begonnen, is de kans op fouten vrij groot. En dat weerhoudt veel mensen ervan om überhaupt maar met Excel te beginnen. Maar ook hier geldt: een goed begin is het halve werk. En dat doe je door tijdig na te denken hoe je het hart van je model opzet. Beginnen aan de outputkant is op zich prima. Maar daarnaast moet je er ook over nadenken hoe je die gegevens gaat structureren.

Denk altijd in tabellen

Pivottables of draaitabellen is een krachtige tool in Microsoft Excel om analyses te kunnen maken. Een pivottable biedt de mogelijkheid om gegevens te verdichten en wordt gebruikt op een tabel. Probeer daarom altijd om de gegevens in tabellen te structureren. Het onderstaande voorbeeld illustreert hoe je in Excel door middel van een draaitabel gegevens in een verkorte lijst kunt laten zetten. In de afbeelding hieronder staat een tijdsregistratie. Stel dat je nu wilt weten hoeveel uur er per klant per project is besteed. Dit kan via een draaitabel. Je zorgt ervoor dat een cel in de tabel is geselecteerd en vervolgens kies je voor ‘insert- pivot table’ als in bovenstaande afbeelding. Dit leidt tot het volgende dialoogvenster. Kies je voor OK, dan kan je de draaitabel samenstellen. Stel dat je per klant een regel wilt met daaronder regels per project. Vervolgens kolommen met daarin de werksoorten en de uren. Na het klikken op OK krijg je het volgende hulpscherm, het ‘task pane’ ofwel taakvenster, waarin je de velden uit de tabel kunt verslepen naar het onderdeel in de draaitabel waar je ze wilt hebben. Dit leidt tot de volgende tabel: Ben je vervolgens geïnteresseerd in het totaal per project, maar dan daaronder de klanten uitgesplitst, dan ga je terug naar het taakscherm en daar draai je project en klant om door het project boven de klant te slepen. Onderstaande afbeelding maakt duidelijk dat dit direct een andere tabel oplevert:    

Meer weten over pivottables?

Dit is maar het begin, maar voor data-analyse zijn draaitabellen een geweldig hulpmiddel. Wil je meer weten over pivottables, het opmaken ervan en eventueel werken met sliders? Stuur dan een e-mail naar info@officespecialisten.nl. Wij vertellen je graag meer over de mogelijkheden!

Access VBA tip: Gebruik ELookup in plaats van DLookup

In VBA wordt vaak de functie DLookup gebruikt. Deze haalt snel de waarde van een veld op uit een tabel op basis van een gegeven criterium. Allen Browne, een bekende Australische Access guru en MVP, heeft een eigen versie van DLookup gemaakt omdat hij ontevreden was over de performance en mogelijkheden van de standaard functie. De nadelen van DLookup:
  • hij haalt alleen de 1e waarde op die hij tegenkomt, er is geen sortering mogelijk waardoor het resultaat onvoorspelbaar kan zijn
  • de performance is slecht
  • de functie ruimt zijn aangeroepen objecten niet op
  • hij gaat slecht om met zero-length strings
De functie ELookup die hij gemaakt heeft zorgt ervoor dat deze issues niet meer voorkomen
  • Je kan een sortering meegeven
  • hij ruimt zijn aangeroepen objecten netjes op
  • de performance is ongeveer 2 keer zo snel
  • hij ziet het verschil tussen een NULL value en een zero-length string
Als ik een nieuwe Access database bouw is dit 1 van de eerste modules die ik toevoeg. Nieuwsgierig? Lees verder op de site van Allen Browne.