Nieuws

  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
  • 6
  • 7

Author Archives: Raymond Visser

Vragenlijsten maken met Office 365… a piece of cake!

Hoe denken onze klanten over ons? Zijn onze medewerkers tevreden? Welke verbeterpunten zijn er? Ook als je een vragenlijst wilt maken, is Office 365 je beste vriend. Want of het nu gaat om een tevredenheidsonderzoek, een quiz of een poll, het maken van een vragenlijst is een koud kunstje in Office 365. Zo kun je eenvoudig de vinger aan de pols houden bij je klanten en medewerkers. De mogelijkheden zijn legio!

Zo maak je een enquête, quiz of poll in Office 365

In Office 365 online kies je voor Forms:       Kies voor Nieuw formulier maken:     Je kunt dan een titel en beschrijving opgeven. Kies vervolgens voor Vraag toevoegen:     Bij elke vraag kun je uit verschillende opties kiezen. In dit voorbeeld selecteren we de optie Keuze     In het volgende scherm kun je de vraag invoeren en de verschillende keuzemogelijkheden, zoals ‘Tevreden’ of ‘Ontevreden’.     Behalve de optie Keuze kun je ook kiezen voor een tekst, een rating of zelf een aantal opties bedenken en die op een schaal aangeven.  

Je eigen sausje

Natuurlijk is het leuk om je vragenlijst te personaliseren. Onder het tabblad Thema kun je kiezen uit verschillende kleuren en afbeeldingen. Ook is het mogelijk een eigen afbeelding toe te voegen.    

Het versturen van de enquête

Is het formulier helemaal naar je zin, dan kun je de enquête versturen. Je doet dat onder het tabblad Delen. Ook hier zijn er verschillende manieren. Je kunt een link kopiëren, een QR-code maken, de vragenlijst embedden op je site of je enquête rondmailen. Je hebt hierbij ook de optie om te kiezen wie het formulier allemaal mag invullen.    

Het analyseren van de antwoorden

En dan is het wachten op de reacties! Zodra die binnenkomen, zie je dat er op het tabblad Antwoorden een getal verschijnt.     Op dit tabblad kun je vervolgens van elke vraag de antwoorden zien die er zijn gegeven. Ook worden er overzichtelijke diagrammen gepresenteerd.    

Heel veel succes met het maken van je enquête!?

Heb je toch nog vragen? Schroom dan niet om contact met ons op te nemen. Wij helpen je graag verder.

Ook in 2018 zetten we de sokken erin

  Zo tegen het eind van december blikken we graag nog even terug op het jaar dat bijna achter ons ligt. En dat doen we met een positief gevoel. 2017 was voor ons een succesvol jaar vol nieuwe ontwikkelingen. We nemen u graag even mee terug in de tijd, maar we kijken ook alvast vooruit naar het jaar dat komen gaat. Want ook in 2018 zetten we de sokken er weer in!

CodeBoss, een andere tak van sport

Op een haar na 18 jaar doen we bij OfficeSpecialisten waar we goed in zijn: de ontwikkeling van maatwerk software-oplossingen op basis van MS Office. Daarnaast bouwden we onder de OfficeSpecialisten-vlag al webapplicaties en apps voor mobiele devices. Omdat het hier om een heel andere tak van sport gaat, hebben we het bedrijf CodeBoss (spreek uit als kootbos) opgericht. Hier bouwen de echte ‘bazen van de code’ met heel veel plezier en enthousiasme aan de mooiste applicaties voor onze klanten. In 2017 ging CodeBoss daadwerkelijk van start en we zijn er trots op dat we kunnen spreken van een succesvol eerste jaar.

Andere dynamiek

Natuurlijk hebben ook de mensen van OfficeSpecialisten niet stilgezeten. Naast de wat kleinere projecten, die bij ons doorgaans een dag of vier duren, hebben we dit jaar ook een aantal grotere projecten mogen uitvoeren. En we merken dat dit soort opdrachten een heel andere dynamiek met zich meebrengen.

Marathon

Als hardloper doe ik ongeveer drie kwartier over een afstand van tien kilometer. Maar dat wil nog niet zeggen dat ik de marathon dan ook in iets meer dan drie uur loop. Met IT-projecten is het precies zo, weten we inmiddels uit ervaring. Het risico op verstoringen is bij langere projecten gewoon groter. En de kans dat bepaalde ideeën in de loop van een project veranderen, neemt toe naarmate je langer met zo’n project bezig bent. Bovendien zijn de specificaties bij aanvang van een project soms nog niet helemaal duidelijk. Kortom, het is van tevoren vaak veel lastiger aan te geven hoeveel tijd zo’n project in beslag neemt.

Professionaliseringsslag

Daarom gaan we in 2018 een verdere professionaliseringsslag maken. En als klant gaat u dat ongetwijfeld merken! Zo willen we meer communicatiemomenten gaan inplannen. Daardoor weet u precies waar u aan toe bent, maar ook wat wij van u verwachten. Doorlooptijden zullen misschien wat langer worden dan u van ons gewend bent. Maar uiteindelijk hebben al die veranderingen slechts één doel: wij willen u zo goed mogelijk van dienst zijn.

Nieuwe medewerkers

Ook voor 2018 hebben we weer de ambitie om verder te groeien. Want ook in volgend jaar zetten we de sokken er weer graag in. Daarom zijn we erg blij om u te kunnen vertellen dat we op 1 maart een nieuwe medewerker mogen verwelkomen. Het zou helemaal mooi zijn als we daarnaast nóg een of twee mensen aan ons team kunnen toevoegen. Heeft u een tip, dan houden we ons van harte aanbevolen!

Ten slotte…

Namens de teams van OfficeSpecialisten en CodeBoss wens ik u prettige feestdagen en een succesvol 2018!

Jij laat je carrière toch niet afhangen van het toeval?

Ik ben een oude ziel. Wanneer ik op zoek ben naar een nieuwe werkuitdaging, dan pak ik de Volkskrant of Intermediair en lees zorgvuldig alle vacatures. Op zoek naar de vacature die mij enthousiast maakt en voor een organisatie waarbij ik me op mijn plek voel. De moderne ziel zit anders in elkaar. Die is lekker aan het werk en doet zijn ding. Houdt zoals iedereen goed zijn LinkedIn bij, want een groot netwerk is waardevol. Ongevraagd komen ook connectieverzoeken binnen van mensen die je niet kent; zij zijn namelijk erg bezorgd of je ‘nog wel op je plek zit’. Want is dat niet het geval, dan hebben zij toevallig een heel leuke nieuwe uitdaging voor je. En als je wel op je plek zit, dan wil je toch zeker wel een paar euro meer verdienen? Met name in onze branche komt dit regelmatig voor. Heerlijk, want je hoeft alleen maar te wachten tot je een leukere, beter betaalde uitdaging wordt aangeboden. Je nieuwe werkgever heeft het ook makkelijk, want hij leunt achterover en krijgt van alle kanten nieuwe medewerkers aangeboden die ‘helemaal in het plaatje passen’. Hij hoeft ‘alleen maar’ de vergoeding te betalen aan de bemiddelaar. Dat zijn echter behoorlijke bedragen, die oplopen tot meer dan 25% van het bruto jaarsalaris, inclusief emolumenten en zonder garanties dat de nieuwe medewerker ook écht op zijn plek zit. Bedragen die voor het MKB niet te betalen zijn. Daarom wil ik het anders doen. Werk is een te groot onderdeel van je leven om het van toeval en anderen af te laten hangen. Ik daag je dan ook uit om je te verdiepen in ons bedrijf en te overwegen of je wellicht bij ons zou willen werken. Kom eens op de koffie en kijk wat we doen en hoe we het doen. Je zal verbaasd zijn. Positief dan welteverstaan. We nemen alle tijd voor je. En mochten we samen vinden dat er een match is, dan krijg je wanneer we overgaan tot een vast contract een extra bonus van 2.500 euro netto. Omdat we blij zijn dat je tijd hebt genomen je te verdiepen in ons bedrijf. En dat betaal ik 100 keer liever aan jou dan aan anderen. Wil je reageren? Mail naar info@officespecialisten.nl Hans van Hattem Directeur OfficeSpecialisten P.S. Delen mag!

Verticaal zoeken in Excel

Verticaal zoeken gebruik je als je in een tabel een waarde wilt opzoeken. Denk bijvoorbeeld aan het aantal artikelen op voorraad aan de hand van een artikelcode. Of de prijs van het artikel. En omdat een voorbeeld nog altijd meer zegt dan 10.000 woorden, geef ik je hieronder… een paar voorbeelden!

Verticaal zoeken naar de voorraad

Ik heb onderstaande tabel. Aan de hand van het artikelnummer wil ik de voorraad opzoeken. Het artikelnummer staat in kolom A, de voorraad in kolom D. Dit is de vierde kolom uit de tabel, belangrijk!!   De formule in cel H3 luidt dan: NL: “=Vert.Zoeken(H2, A2:E31, 4)” EN: “=Vlookup(H2, A2:E31, 4,)” Ik neem jullie mee door de formule. De formule bestaat uit 4 parameters: 1. H2: hier staat het artikelnummer (als verwijzing in een cel) 2. A2:E31: de tabel waarin gezocht moet worden 3. 4: geef de vierde kolom van de tabel terug

Verticaal zoeken naar korting

Aan het model heb ik een extra tabel toegevoegd met kortingen in kolom G en H. Deze lees je als tussen 0 en 4 bestellingen krijg je geen korting. Tussen 5 en 9 bestellingen 2%, et cetera. Om in cel K5 het kortingspercentage op te halen gebruik je ook verticaal zoeken: “=Vert.Zoeken(K4, G2:H7, 2)” Op zich is het merkwaardig dat er in de tweede situatie gezocht wordt naar een waarde die niet in de tabel staat. In het geval van de kortingen heel mooi, in het geval van het artikelnummer gevaarlijk! Want als ik artikelnummer 170000 invul, dan geeft hij als voorraad 85 stuks. Het aantal dat hoort bij artikelnummer 1600015. Dat komt omdat verticaal zoeken de tabel als reeks beschouwt en dus de waarde teruggeeft die past in de reeks. Dit wil je niet! en daarom heeft verticaal zoeken nog een vierde parameter, ‘range-lookup’. Als deze ontbreekt, dan gebruikt Excel als standaardwaarde WAAR of TRUE. Ofwel, je krijgt een waarde retour ook als de exacte zoekwaarde niet bestaat. Als je wilt dat dit niet gebeurt, dan moet je de formule worden NL: “=Vert.Zoeken(H2, A2:E31, 4, ONWAAR)”. Kijk, dan levert de formule een #N/A of #N/B op.

Andere zoekmanier, via Match en Index

Ik werk al jaren met Excel, maar ik gebruik de laatste jaren eigenlijk pas een andere zoekfunctie, match (vergelijken in het Nederlands). De matchfunctie geeft geen waarde uit een opgegeven kolom (zoals vlookup), maar retourneert het rijnummer waar de zoekwaarde staat. Zie onderstaand plaatje. De matchformule kent 3 parameters: 1. De zoekwaarde 2. De zoeklijst 3. Vergelijktype = 0, dit betekent een exacte match. Als je dit weet, dan kan je met de indexformule de waarde ophalen. Met de indexfunctie kan je uit een tabel de waarde laten teruggeven die staat in een rij en een kolom. Dus: De parameters: 1. Tabel 2. Rijnummer 3. Kolomnummer In de praktijk kom ik modellen tegen waar de vlookup op dezelfde regel vaker wordt gebruikt, bijvoorbeeld voor iedere kolom die nodig is. Vlookup is een trage functie. Door in combinatie met de match te werken gaat dit sneller. Met de match haal je het rijnummer op en vervolgens met de indexfunctie de verschillende kolommen. Dit scheelt echt rekentijd.

Zoeken via match op een combinatie van velden (Array-functie)

In het vorige voorbeeld hadden de artikelen met een verschillende kleur een verschillend artikelnummer. Deze ondernemer heeft de artikelen hetzelfde nummer gegeven. Dus als je de voorraad wilt weten, dan moet je ook de kleur gebruiken om te zoeken. Dit lukt met de match-functie, zie het voorbeeld hieronder: De eerste parameter bestaat uit een combinatie van zoekvelden, namelijk de waarde in H2 en H3. Deze combineer je tot 1 parameter door ze met & aan elkaar te plakken. De zoektabel bestaat dus ook uit twee onderdelen, ook deze plak je met & aan elkaar. Alleen… In H4 staat #value!, niet goed. Dit komt, omdat dit nu een Array-functie is geworden. Ik had na het intypen van de formule niet op enter moeten drukkken, maar op ALT-CTRL+ENTER. De formule wordt dan voorzien van accolades en, zie: het werkt nu.

Resume:

Van prototype naar snelle Ferrari

Remmenspecialist ABS beschikt over enorme databases met bijna 30.000 artikelen. Daar worden diverse berekeningen op losgelaten. OfficeSpecialisten hielp hen met een aantal oplossingen waarmee ze veel sneller over de gewenste informatie kunnen beschikken. ‘Dankzij OfficeSpecialisten wordt onze data omgezet in informatie waar we echt wat mee kunnen.’ ABS is sinds 1978 leverancier van remonderdelen, wiellagers en stuur- en wielophangingsdelen voor auto’s. ‘Dat doen we voor alle automerken en –modellen,’ vertelt marketing manager Mats Hofstra. ‘We richten ons daarbij op het niet-merkgebonden kanaal in Europa.’ ABS levert die onderdelen onder het eigen ABS-merk aan de professionele groothandel. En het is een forse markt, zegt Mats Hofstra. Om een indruk te geven: ‘In heel Europa rijden ruim 300 miljoen auto’s rond en jaarlijks geven autobezitters zo’n 300 tot 500 euro uit aan auto-onderdelen.’

Enorm assortiment

ABS onderscheidt zich vooral door het grote aantal artikelen dat het bedrijf direct uit voorraad kan leveren – het assortiment bestaat uit meer dan 29.000 verschillende artikelen – en de zeer korte levertijd. Daarbij maakt ABS gebruik van enorme databases, waarin al die verschillende onderdelen zijn opgenomen; letterlijk tot op het kleinste schroefje.

De juiste artikelen in de juiste hoeveelheden

‘Maar wat minstens zo belangrijk is,’ vervolgt Mats, ‘is de markt. Onze onderdelen worden natuurlijk niet gekocht om ernaar te kijken, maar om ze te verkopen of onder een auto te monteren. En als je je auto ’s morgens naar de garage brengt, wil je ‘m het liefst ’s avonds weer kunnen ophalen. Dat betekent dat de voorraad heel dicht bij de eindgebruiker moet liggen. Als je dat door heel Europa moet doen, dan moet je er dus voor zorgen dat de juiste artikelen in de juiste landen in de juiste hoeveelheden op voorraad zijn.’

Model ontwikkeld

Daarbij kijkt ABS onder meer naar de gemiddelde leeftijd van het wagenpark, hoeveel auto’s er zijn en hoeveel kilometers die auto’s rijden. Maar ook naar vragen als: Wat voor wegdek is er? Wat voor snelwegen zijn er? Hoe is het klimaat, en waarmee wordt gestrooid in de winter? Mats Hofstra: ‘Op basis van al die variabelen hebben wij een model ontwikkeld, waarmee we exact weten in welk land je welke onderdelen en in welke aantallen op voorraad moet hebben om de markt te kunnen afdekken. Op die manier helpen wij importeurs bij het inkopen van hun spullen met een zo hoog mogelijke omloopsnelheid. Zodat de onderdelen uiteindelijk tegen zo laag mogelijke kosten bij de eindgebruiker terecht kunnen komen.’

Prototype in Excel en Access

Op basis van al die data worden diverse berekeningen gemaakt – en daarbij komt OfficeSpecialisten om de hoek kijken, vertelt Mats. ‘Zij helpen ons bij het integreren van de verschillende systemen.’ Hoe gaat dat in z’n werk? Mats antwoordt: ‘Als wij iets willen berekenen, maken we meestal eerst zelf een prototype in Excel en Access. Daarmee kunnen we precies laten zien wat de bedoeling is. Over het algemeen komt er dan prima het juiste cijfer uit, maar vaak wel via een omweg en veel te traag. Om een voorbeeld te noemen: We hadden eens een berekening gemaakt die wel 50 uur in beslag nam. Toen we vervolgens OfficeSpecialisten vroegen ermee aan de slag te gaan, duurde het hele proces nog maar een paar minuten. Zo hadden ze ons prototype zomaar omgesleuteld naar een snelle Ferrari!’

Van data naar bruikbare informatie

Hij vervolgt: ‘In onze branche is een standaard waarmee alle verschillende Europese autotypes in kaart zijn gebracht. In totaal rijden er volgens die standaard 25.000 verschillende autotypes rond in Europa. Als je data aan het systeem levert, kun je ook data van het systeem terugkopen van je concurrenten, waardoor je op een gestructureerde manier over concurrentgegevens kunt beschikken. Maar het vergelijken van die data bleek nog best lastig. Soms worden er bijvoorbeeld millimeters en centimeters door elkaar heen gebruikt. OfficeSpecialisten heeft ons geholpen om die gegevens goed naast elkaar te zetten. Zo hebben we data van zo’n 400 concurrenten binnen geladen waar we vergelijkingen op kunnen maken. En dan heb je het algauw over zo’n 350 miljoen records. In plaats van data beschikken we hierdoor over zeer bruikbare informatie.’

Gewoon de schouders eronder

Mats is uitermate te spreken over de samenwerking met OfficeSpecialisten. ‘Vooral ook omdat ze heel praktisch ingesteld en recht door zee zijn. Niet moeilijk doen, maar gewoon de schouders eronder zetten. Die mentaliteit spreekt me aan. Ik zou OfficeSpecialisten dan ook zeker aanraden,’ besluit hij. ‘Ze gaan niet eerst oeverloos een plan schrijven, wat vervolgens ergens onderin een la belandt, maar gewoon meteen aan de slag met datgene wat jij als klant nodig hebt. Daardoor ben je verzekerd van een snel resultaat.’