Nieuws

  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
  • 6
  • 7
  • 8
  • 9
  • 10

Author Archives: Raymond Visser

Een vooruitblik op 2019

De eerste maand van het nieuwe jaar is de periode bij uitstek om nieuwe plannen te maken. En plannen, die hebben we genoeg! Aan de buitenkant lijkt het misschien alsof er weinig verandert. Want ook in 2019 gaan gewoon verder met datgene waar we goed in zijn: het ontwikkelen van maatwerk software-oplossingen met het vertrouwde Microsoft Office-pakket als uitgangspunt. Intern gaat er echter wel het een en ander veranderen. En daarvoor zijn de eerste stappen vorig jaar al gezet, zowel bij Office Specialisten als onze dochteronderneming CodeBoss, waar we met name webapplicaties en apps voor mobiele telefoons ontwikkelen.

Kennis delen

Allereerst hebben we besloten dat we de kennis in onze twee ondernemingen meer met elkaar willen delen. Hoe? Vorig jaar hebben we onze medewerkers gevraagd hierover mee te denken. Zo ontstond het idee om een centrale bibliotheek op te zetten. Door wat meer object-oriented te gaan werken, dus de software meer in ‘laagjes’ op te bouwen, worden bepaalde stukken code herbruikbaar voor verschillende platformen. Zo kunnen we diverse onderdelen tussen de verschillende disciplines gaan delen. Onze programmeurs zitten na een kleine interne verbouwen inmiddels bij elkaar in één ruimte. En dat heeft al tot een aantal mooie eye-openers geleid!



De tweede stap: Scrum

Daarnaast gaven onze medewerkers aan dat ze graag meer ‘agile’ wilden gaan werken, volgens de Scrum-aanpak. Het grote voordeel van Scrum is dat het teams in staat stelt op een heel flexibele en effectieve manier software te ontwikkelen. Maar omdat het invoeren van de methode nogal een omslag voor ons betekent, en wij een klein team zijn, hebben we besloten de elementen van de Scrum-methode eruit te pikken die haalbaar zijn voor ons.

Wat merk jij daarvan?

Als klant ga je dit vooral merken bij langdurige projecten. Dan gaan wij namelijk werken in zogenaamde ‘sprints’. Een sprint is een afgebakende periode van twee weken, waarin we aan een aantal vooraf afgesproken onderdelen werken. Aan het eind van deze twee weken is het de bedoeling dat deze onderdelen zijn afgerond. Daarna volgt een tweede sprint, en dat gaat zo verder tot het project helemaal gereed is.

Wat is het voordeel?

Na elke sprint wordt het behaalde resultaat aan jou gepresenteerd, waarna je feedback kan geven. Zo is het constant mogelijk om bij te sturen. En dat kan erg fijn zijn, want door voortschrijdend inzicht tijdens een project veranderen wensen en eisen van gebruikers nogal eens.

Nieuwe prioriteiten

Als klant ben je dus heel nauw bij het proces betrokken; we gaan regelmatig met je in gesprek. Ontstaan er tijdens het project nieuwe prioriteiten? Dan pakken we die (in overleg met jou) eerst op. Dat heeft dan uiteraard wél tot gevolg dat andere onderdelen opschuiven naar een latere sprint. Maar het grote voordeel is dat de flexibiliteit enorm toeneemt.

Na iedere sprint een werkend product

Jij weet als klant precies waar je aan toe bent. Deadlines die steeds maar vooruitschuiven zijn voortaan verleden tijd. Natuurlijk kan het gebeuren dat het totale project langer duurt als er tussendoor veel nieuwe wensen naar boven komen. Maar het mooie van Scrum is dat we na iedere sprint een werkend product opleveren. Mogelijk niet met álle gewenste functionaliteiten, maar je hebt wel iets in handen waar je verder mee kunt.

Effectiever werken

Ook voor onze programmeurs is de Scrum-aanpak fijn. Tijdens een sprint hoeven ze zich steeds maar op een relatief klein onderdeel te focussen. Ze hoeven niet meer zoals voorheen continu tussen verschillende taken te switchen, wat soms best wat onrust veroorzaakte. Bovendien kunnen ze zo veel effectiever werken.

Optimaal resultaat

Zo kan de Scrum-methode tot een optimaal resultaat leiden. Niet alleen voor jou als klant, maar ook voor onze medewerkers. En medewerkertevredenheid is anno 2019 net zo belangrijk als klanttevredenheid. Immers, als onze programmeurs lekker in hun vel zitten, leveren ze jou een beter product!

Meer weten?

Wil je meer weten over Scrum? Neem gerust contact met ons op. We vertellen je graag meer!

EHBO: Eerste Hulp Bij Office!

2018 zit er alweer bijna op. Tijd om even terug te kijken wat we allemaal bereikt hebben dit jaar. Want als Office Specialisten mochten we weer regelmatig onze EHBO (Eerste Hulp Bij Office)-kennis in de praktijk brengen.

Planning op maat

Planning was dit jaar voor veel klanten een belangrijk onderwerp dit jaar. Voor een aantal klanten hebben we hier nieuwe programma’s voor gemaakt of bestaande oplossingen uitgebreid. Dit waren oplossingen gebaseerd op Microsoft Access/ Excel en SQL Server. Met deze oplossingen kunnen de medewerkers in hun vertrouwde omgeving blijven werken. De planning bij deze bedrijven is weer helemaal op orde en op maat gemaakt voor hun respectievelijke omgevingen!

Nieuwe modules voor bloemenkwekers

Voor een aantal bloemenkwekers in de buurt van ons kantoor hebben we de bestaande orderpakketten uitgebreid met verschillende modules. De pakketten hebben een Access frontend en koppelingen naar Outlook, Excel, Word en de bloemenveiling. Hierdoor kan men automatisch orders binnen laten stromen, zelf snel orders invoeren en de werkvloer op de hoogte stellen wat er geplukt, ingepakt en verzonden moet worden inclusief de stickers op de fusten. Zo kunnen de medewerkers zich op de klanten en kwaliteit richten zonder zich druk te maken over de automatisering!

Office-handigheidjes

Daarnaast hebben we jullie geprobeerd te informeren via onze nieuwsbrieven en blogs over allerlei handigheidjes met betrekking tot Office. Wij hopen dat ze jullie geholpen hebben! Wil je onze tips nog eens teruglezen? Je vindt ze allemaal terug op onze website.

En tot slot …

Rest ons nog jullie prettige kerstdagen te wensen en al het beste voor 2019 namens het hele team van Officespecialisten. En mocht je (ook) in het nieuwe jaar behoefte hebben aan Eerste Hulp Bij Office, dan weet je ons te vinden!  

3 slimme Excel-tips waarmee je snel heel veel tijd bespaart

We brengen allemaal veel tijd door in Excel. Tips om die tijd zo efficiënt mogelijk door te brengen zijn daarom altijd welkom. In deze blog hebben we er een aantal verzameld. Met deze tips ben je voortaan nog productiever in Excel bezig. Doe er je voordeel mee!

Tip 1: Snel weer terug waar je was

Soms ben je zo druk bezig met scrollen in Excel dat je niet meer weet in welke cel je cursor eigenlijk staat. Druk dan op “Control” + “Backspace”. Je komt dan snel terug in de actieve cel. Dit is vooral handig wanneer je druk aan het scrollen bent door grote hoeveelheden data.

Tip 2: Snel al je ‘Named Ranges’ op een rij

Wanneer je veel gebruik maakt van de zogenaamde “Named Ranges” vergeet je nog wel eens welke je allemaal gemaakt hebt. Als je snel een overzicht wilt hebben, kan je het volgende doen:
  • Druk op F3, en je krijgt het volgende scherm te zien:
  • Druk nu op “Lijst plakken” en je krijgt, startend in de actieve cel, een lijst met de namen en naar welke range ze verwijzen:
Zo heb je snel een overzicht van alle “Named Ranges” in jouw Excel-workbook.

Tip 3: Snel je eigen stijl definiëren

Vaak wil je je headers in een eigen stijl laten staan. Nu kan je natuurlijk iedere keer alle zaken zoals kleur en lettertype opnieuw instellen, maar je kan ook heel makkelijk je eigen stijl definiëren. Dat scheelt een hoop tijd! Zo doe je dat:
  • Stel je wilt cellen waar input gegeven moet worden altijd een bepaalde stijl geven. Maak eerst de cel zoals je hem wilt hebben.
  • Selecteer nu de cel waarvan je de stijl wilt opslaan en druk nu op het “Meer”-knopje rechts onderin in het Tabblad Start, groep Stijlen.
  • Druk in het volgende scherm op Nieuwe stijl. Je krijgt nu het volgende scherm. Je kan hier aangeven wat er opgeslagen wordt en onder welke naam de stijl opgeslagen wordt.
  • Wanneer je op OK gedrukt hebt, komt je eigen gemaakte stijl direct beschikbaar in het stijlenoverzicht.

Meer weten?

Heb je nog vragen of kunnen we je nog ergens mee helpen? Neem gerust contact met ons op via info@officespecialisten.nl. Wij staan graag voor je klaar!

Mailen met Outlook? Zo doe je dat makkelijker én sneller!

We zagen dat ons blog over Outlook van 31 juli erg gewaardeerd werd. Daarom geven we je deze keer nog een paar praktische tips over deze populaire mail-client: 1 wat makkelijke en 1 voor de gevorderden. Zo kun je voortaan nóg eenvoudiger en sneller mailen. Doe er je voordeel mee!

Tip 1: Mailadressen niet automatisch aanvullen

Wanneer je al een tijdje met Outlook werkt, merk je vaak dat de Autocomplete-functie (die mailadressen voor je voorstelt) meer tegen dan met je gaat werken. Er staan op een gegeven moment namelijk vaak zoveel mailadressen in je lijst, die soms ook nog eens sterk op elkaar lijken, dat je al snel een foutje maakt. Je kunt dit op twee manieren oplossen. 1. Alle autocomplete-adressen verwijderen Dit is de rigoureuze manier. Je gaat daarbij als volgt te werk:
  • Ga naar Bestand > Opties > E-mail.
  • Scrol omlaag naar de Berichten verzenden-sectie.
  • Klik dan ofwel op de knop “Lijst voor automatisch aanvullen leegmaken” en haal eventueel het vinkje “Lijst voor automatisch aanvullen…” weg om deze functie uit te zetten.
2. Slechts enkele adressen verwijderen Wil je slechts enkele adressen weghalen? Dat doe je zo:
  • Begin met typen tot het adres dat je weg wilt halen in de lijst staat
  • Selecteer het nog eventueel met de omlaag/omhoog-pijltjes
  • Druk op “Delete”.
…Een kind kan de was doen!

Tip 2: Sjablonen in Outlook

Stuur je regelmatig dezelfde mails naar een bepaald soort klant? Dan kopieer je waarschijnlijk vaak oude mailtjes die je aanpast naar de nieuwe ontvanger. Maar er is ook een handigere manier om dit te doen: sjablonen in Outlook! Hiermee maak je voor veel voorkomende mails een standaardmail die je iedere keer wanneer nodig kunt oproepen. Zo pak je dit aan Maak een mail zoals je hem wilt hebben. Je kan hier alles al in klaar zetten: ontvangers, CC’s, tekst, afbeeldingen, een catalogus of andere bijlagen toevoegen, alles is mogelijk! Wanneer je klaar bent druk je op “Bestand” > “Opslaan als”, geef een betekenisvolle naam en kies dan voor Outlook sjabloon: Wanneer je klaar bent met sjablonen maken, kan je ze gebruiken. Helaas heeft Microsoft dit niet al te makkelijk gemaakt, maar ook daar hebben we natuurlijk een oplossing voor! De officiële manier is als volgt:
  • Zorg dat je in Outlook staat (dus niet in een nieuwe e-mail, maar in Outlook zelf).
  • Klik achtereenvolgens op: Nieuwe items > Meer items > Formulier kiezen.
  • Bij Zoeken in kies je voor Gebruikerssjablonen. Daar staat het sjabloon dat je net gemaakt hebt.
  • Selecteer deze en klik op Openen. Op dat moment is het een reguliere e-mail, die je kunt verwerken zoals je normaal ook e-mails maakt.
… maar zó kan het makkelijker! Je kan deze stap ook wat makkelijker maken door het formulier kiezen aan de werkbalk “Snelle toegang” toe te voegen. 1.Klik op de “Snelle toegang”-knop linksboven in Outlook: 2.Kies vervolgens voor “Meer opdrachten” en in het volgende scherm voor “Alle opdrachten”: 3.Scrol naar “Formulier kiezen” selecteer het en kies voor “Toevoegen”. Hij staat nu in de lijst: 4.Druk nu op OK en de knop “Formulier kiezen” staat nu in de werkbalk “Snelle toegang”: 5.Druk op de knop en je komt in het volgende scherm. Als je hier kiest voor “Gebruikerssjablonen in bestandssysteem” zie je al je aangemaakte sjablonen: 6.Kies je sjabloon en je mail staat klaar! Zo kan je je tijd in Outlook weer wat efficiënter besteden. Veel plezier ermee! Meer handige Outlook-tips? Lees hier hoe je je mailbox in 3 stappen opruimt!

3 snelle tips voor de opmaak van je Word-bestand

Na onze tips voor Outlook (zie ons vorige blog) richten we ons nu op Microsoft Word. Vaak horen we dat mensen moeite hebben om de opmaak van Word onder controle te houden Met deze tips kan je de opmaak beter naar je hand zetten.

Tip 1: Pas de opmaak van je eigen document standaard toe op gekopieerde tekst

De eerste tip gaat over het plakken van tekst. Als ik tekst uit een ander document haal en deze wil plakken in mijn eigen document, ben ik vaak langer bezig met het juist formatteren van de tekst dan met het opzoeken en kopiëren. Hoe voorkom je dit? Je kan Word standaard de opmaak van je eigen document laten toepassen op de gekopieerde tekst. Dit doe je als volgt: Kies in Word voor Bestand, opties en dan geavanceerd. Scrol naar het kopje ‘Knippen, kopiëren en plakken’.     Pas de waarde bij ‘Plakken vanuit andere programma’s’ aan naar ‘Alleen tekst behouden’; zie de afbeelding hieronder.     Op deze manier past Word netjes de opmaak aan naar die van je eigen document wanneer je tekst kopieert van een andere bron, inclusief Web-content.

Tip 2: Opmaak kopiëren en op meerdere stukken tekst toepassen

De meest mensen kennen de knop ‘Opmaak kopiëren/plakken’ wel:     Je selecteert een stukje tekst waarvan je de opmaak wilt kopiëren, drukt op de knop ‘Opmaak kopiëren/plakken’ en selecteert vervolgens de tekst waar je de opmaak op toe wilt passen. Vaak selecteer je dan de tekst weer, drukt weer op de knop enzovoorts. Maar wist je dat je dit veel sneller kan doen? Wanneer je opmaak op meerdere stukken toe wilt passen, kan je ook dubbelklikken op de knop ‘Opmaak kopiëren/plakken’. Hierdoor blijft de selectie staan en kan je de opmaak blijven dupliceren, totdat je weer op de knop drukt of begint te typen.

Tip 3: Alle opmaak van een stuk tekst of heel document verwijderen

Soms kijk je naar je document en denk je “Dit moet helemaal anders”. Je kan op een makkelijke manier alle opmaak van een stuk tekst of het hele document verwijderen. Dit doe je als volgt: Selecteer de tekst waarvan je de opmaak wilt verwijderen en druk op de knop ‘Opmaak verwijderen’.     Alle tekst wordt dan teruggezet naar de standaard tekst zonder opmaak.

Waar wil jij meer over weten?

Tot zover onze tips voor Word. Heb je nog ideeën waar wij in een van onze volgende blogs aandacht aan kunnen besteden? Laat het ons weten via Facebook of stuur een mailtje naar raymond@officespecialisten.nl.