Nieuws

  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
  • 6
  • 7

Author Archives: Raymond Visser

Data geografisch inzichtelijk maken met Excel

officespecialisten-Data-geografisch-inzichtelijk-maken-met-Excel

officespecialisten-Data-geografisch-inzichtelijk-maken-met-Excel Wist je dat je met Excel 2013 en 2016 Pro heel makkelijk je geografische data inzichtelijk kunt maken? Dat doe je met Power Maps. In dit handige 5-stappenplan laten we zien hoe je dit moet doen. Als voorbeeld willen we inzichtelijk maken waar onze klanten zich bevinden en welke gebieden dus eventueel nog “open” liggen voor ons.

Stap 1: De voorbereiding

We maken eerst in Excel een lijst met alle plaatsen waar onze klanten zich bevinden en geven aan hoeveel van onze klanten zich in die plaats bevinden:

Stap 2: Een nieuwe tour maken

Selecteer vervolgens de data, druk op de knop 3D-kaart in het lint Invoegen en kies eventueel voor “Nieuwe tour”. Mocht je deze optie niet hebben, dan moet hij bij de invoegtoepassingen nog aangevinkt worden: Afbeelding2

Stap 3: De gewenste opties selecteren

Je komt nu in het 3D-kaarten scherm. Dat ziet er zo uit: Afbeelding3 Nu moet je aangeven wat je wil zien. Hiervoor slepen we Plaats naar Locatie en #klanten naar Hoogte. Bij Plaats moeten we aangeven wat voor locatie we toegevoegd hebben. In dit geval “Plaats”, hier zie je wel gelijk wat voor opties je allemaal hebt om locaties aan te geven.

Stap 4: Nieuwe scènes toevoegen

Je kunt nu nieuwe scènes toevoegen via de “Nieuwe scène”-knop”, thema’s toepassen en de effecten aangeven via de “Scène-opties”. Met de knoppen rechts onderin kun je het perspectief veranderen, inzoomen en nog meer. Afbeelding-4 In het voorbeeld hebben we het volgende gedaan: als eerste de wereld laten zien, daarna de verdeling van klanten over Nederland en als laatste een heat-map vanaf boven gezien: Op de afbeelding hierboven zie je links de verschillende scenes die we hebben aangemaakt. Via de knop “Tour afspelen” kan je nu de tour bekijken.

Stap 5: Een video maken

Wanneer je tevreden bent, kun je met de knop “Video maken” je werk opslaan en het in een Powerpoint of waar je maar wilt laten zien. De video uit dit voorbeeld ziet er dan zo uit: Kortom, Excel Power Maps biedt tal van mogelijkheden. Veel plezier met ontdekken en mocht je er niet uitkomen, dan zijn wij uiteraard graag beschikbaar!                

Makkelijk en snel je Word-document opnieuw indelen?

Word-document opnieuw inrichten

Word-document opnieuw inrichten Je kent het vast wel. Je hebt een flink Word document gemaakt, maar je bent niet helemaal tevreden over de indeling. Je kunt dan natuurlijk met knippen en plakken aan de slag, maar Word heeft hier een veel makkelijkere optie voor! Die optie is te vinden in het navigatievenster. En het mooie is: het werkt niet alleen supersnel, maar ook nog eens heel overzichtelijk. Zo voorkom je dat je per ongeluk een stukje overslaat. Je Word-document opnieuw indelen zonder knippen en plakken, zo doe je dat!

Stap 1

Open het document dat je opnieuw wilt indelen en kies in het lint voor Beeld. Word herinrichten Afbeelding1

Stap 2

Zet het vinkje aan bij Navigatievenster. Word herinrichten Afbeelding2 Je ziet nu aan de linkerkant de hoofdstukken en paragrafen die je aangemaakt hebt. In ons voorbeeld ziet de oude indeling er als volgt uit: Word herinrichten Afbeelding3

Stap 3

Om het document opnieuw in te delen, selecteer je de kopjes die je wilt verplaatsen en sleep je deze eenvoudig naar de juiste plek. In ons voorbeeld-document willen we graag “Onze missie” na de “Inleiding”, gevolgd door “Voorstellen”, “Track Record”, “Toekomst” en “Feedback”. En bij Track Record willen we de klanten op alfabetische volgorde plaatsen. Na wat gesleep heb je een mooi nieuw ingericht document: Word herinrichten Afbeelding4 Kortom, met deze handige optie heb je in een handomdraai een nieuw ingedeeld Word-document, waarbij de opmaak netjes blijft, zonder dat je per ongeluk een stukje overslaat!

Bonustip

Mocht je je afvragen hoe we aan die willekeurige tekst in het document komen… ook dat is een fluitje van een cent! Zo plaats je zo’n random tekst in je document:
  1. Maak een leeg Word-document aan
  2. kopieer de volgende tekst erin: =Rand(10,10)
  3. Druk op Enter

Goal seek / Doelzoeken, zo werkt ‘t!

Officespecialisten-doelzoeken-in-excel

Officespecialisten-doelzoeken-in-excel Een berekening in Excel is in opbouw hetzelfde. Je hebt invoergegevens en deze leiden tot een zekere uitkomst. Dit beantwoordt de vraag wat de uitkomst is gegeven de invoer. Maar soms wil je de vraag andersom stellen. Stel je wilt een zekere uitkomst bereiken, welke invoer heb je dan nodig? Dit betekent niet altijd dat je de berekening moet omdraaien. Je kunt gebruik maken van Goal seek.

Een voorbeeld

Neem onderstaande situatie. Handelsmaatschappij Haco heeft een berekening voor de verkoop van een product en de te verwachten opbrengst. In de berekening staat een inkoopprijs en een verkoopprijs. De opbrengst hangt af van de korting die wordt gegeven en het aantal producten. Die kunnen worden beïnvloed. De totale opbrengst bedraagt € 1.830,97. Het doel van Haco is een opbrengst van € 2.000. Hoeveel korting kan worden gegeven? Haco vult 4% in, maar dan is de uitkomst meer dan € 2.000. Dus probeert hij 5%, maar ook hier blijkt de opbrengst meer dan € 2.000. Gelukkig kan het handiger.

Goal seek / Doelzoeken, zo werkt het!

De optie Goal Seek / Doelzoeken vind je bij ‘Data – What-if Analysis’ / ‘Gegevens wat-als-analyse’. Dit levert het volgende plaatje op: Goal seek kent drie velden:
  1. In het eerste veld ‘Set cell’ vul je het adres in van de cel die de uitkomst berekent, in dit voorbeeld dus D11.
  2. Het veld ‘To Value’ geeft aan welke waarde dit veld moet krijgen. In dit geval dus 2000.
  3. By changing cell’ geeft aan welke cel veranderd moet worden. In het voorbeeld is dat C5.
Klik op Ok en Excel komt met de uitkomst: 5,79%. Hetzelfde trucje kun je toepassen door het te zoeken in het aantal producten. Bij ‘Changing cell’ vul je in dat geval C9 in. Goal seek geeft vervolgens aan dat bij 492 producten ook de opbrengst van € 2.000 wordt bereikt. Het kan zijn dat Goal seek niet tot een uitkomst komt. Dan komt Goal seek terug met een waarde die in de buurt ligt van de gezochte waarde. Succes met doelzoeken!

Even voorstellen: onze kersverse collega Maurice Aarts

OfficeSpecialisten-Maurice_2

OfficeSpecialisten-Maurice_2 Het is pas zijn tweede werkdag bij onze dochteronderneming CodeBoss als we onze nieuwe collega Maurice Aarts al strikken voor een interview. Of hij zich even wil voorstellen aan de lezers van ons blog? ‘Ja hoor, leuk!’ roept hij enthousiast uit. ‘Kom maar op met die vragen!’

Hoe heb je je eerste dagen bij CodeBoss ervaren?

‘De kop is eraf en natuurlijk zijn er dingen anders dan in mijn vorige baan, maar het went snel. Hiervoor werkte ik ook al in een vrij klein team, dus ik ken de verantwoordelijkheden. Ik kom uit de evenementenbranche. Daar heb je te maken met veel harde deadlines. Ik denk dat deze situatie beter bij mij past.’

Wat ga je doen bij CodeBoss?

‘Bij CodeBoss ga ik me bezig houden met het ontwikkelen van webapplicaties. Ik kijk er erg naar uit om me daar verder in te verdiepen. PHP, databases, Javascript en HTML: van jongs af aan ben ik er al mee bezig. Stoeien met databases, code schrijven… Data is mijn ding. Daarom trok deze job mij ook zo aan. Bovendien vind ik het leuk om met klanten te overleggen. En in een klein team kom je met allerlei facetten van het werk in aanraking. Dat spreekt me aan. Ik houd ervan om op meerdere vlakken de diepte in te gaan. Ik denk dat ik hier bij CodeBoss wel op mijn plek ben.’

Hoe zag het begin van je carrière eruit?

‘Ik heb een opleiding in de IT gevolgd en daarna ben ik aan het werk gegaan als systeembeheerder/-architect. In het begin hield ik me vooral bezig met het opzetten van Windows-based applicaties, maar gaandeweg heb ik een passie ontwikkeld voor code. Mijn interesse verschoof naar open source-producten, zoals PHP en Apache. Daar zit ook een beetje een filantropische gedachte achter. Vooral het feit dat de community elkaar helpt spreekt me erg aan.’

Welke eigenschappen komen jou in je werk goed van pas?

‘Ik denk vooral mijn verantwoordelijkheidsgevoel, doorzettingsvermogen en no-nonsense mentaliteit. En ik ben oplossingsgericht. Waarom zou je ergens maanden of jaren mee bezig moeten zijn, als je het ook in een paar weken kan realiseren?’

Wat gaan klanten van jou merken?

‘Ik hoop mijn enthousiasme, bereidwilligheid en servicegerichtheid. Ik ga graag op de stoel van de klant zitten. Ik probeer me altijd in te leven in wat hij of zij precies wil. Want door iets nét even in een ander perspectief te bekijken, kun je soms tot een snellere of goedkopere oplossing komen.’

Wat doe je als je niet aan het werk bent?

‘Ik heb een dochter van tien maanden en daar gaat het grootste deel van mijn vrije tijd in zitten. Superleuk, ik beleef zoveel plezier aan haar! Daarnaast ontwikkel ik ook in mijn privétijd soms nog wat applicaties. Verder speel ik piano, ik vind het leuk om te koken en ik sport graag. En ik houd van reizen. Binnenkort vertrek ik een maandje naar Thailand.’

Welke droom jaag jij na?

‘Ik zou graag in een wereld leven van minder bureaucratie, waarin we veel meer een eenheid zijn. Het basisinkomen is iets waar ik bijvoorbeeld echt in geloof. De maatschappij is toe aan verandering. Ik zou me heel graag willen inzetten voor het versimpelen of verbeteren van de samenleving.’

Plannen met de Planner van Office365, een peulenschil

Officespecialisten-plannen-met-office365

Officespecialisten-plannen-met-office365 Soms liggen er zoveel verschillende taken op je bordje dat je makkelijk iets vergeet. Hoe voorkom je dat je niets over het hoofd ziet? En dat je alles op tijd regelt? Dat kan heel eenvoudig met de Planner in Office365. Met deze tool maak je in een handomdraai een duidelijk overzicht van al je taken voor een project. In dit blog laten we je zien hoe het werkt. Plannen is voortaan een peulenschil!

Zo werkt de Planner

Kies in het Office365-menu voor Planner. Je komt dan in de Planner-hub, waar je je plannen kunt zien, nieuwe plannen kunt maken en je openstaande taken kunt bekijken:

Een nieuw plan maken

Klik op de button ‘Nieuw plan maken‘ en geef je plan een naam. Je kunt ervoor kiezen om er een openbaar of vertrouwelijk plan van te maken. Klik vervolgens op ‘Plan maken‘.

Taken toevoegen aan je plan

Aan een plan kun je verschillende taken hangen. Je voegt een taaknaam en eventueel een einddatum/toewijzing toe en klikt dan op ‘Taak toevoegen‘.

Taken specificeren

Als de taak aangemaakt is en je erop klikt, kom je in het detailscherm van de desbetreffende taak. Hier kan je verschillende zaken toevoegen zoals bijlages, opmerkingen en een controlelijst. Op deze manier kun je verschillende taken toevoegen.

Buckets

In het overzichtsbord kun je vervolgens zogenaamde buckets maken. Dit zijn verzamelingen van taken die bij elkaar horen. Zo houd je een goed overzicht op wat er nog moet gebeuren.  

Overzicht bewaken

Planner beschikt over grafieken en een planningstabblad. Hiermee kun je ook heel makkelijk het overzicht op de planning bewaken. Je kunt er ook zien welke taken nog niet toegewezen zijn.  

Sharepoint en OneNote

Wanneer je een planning maakt, kan Office365 gelijk een Sharepoint-site en OneNote-book voor je aanmaken. Zo kun je heel makkelijk aantekeningen maken en heb je een teamsite voor de communicatie rondom je project! Zo doe je dit: Klik op het overzichtsblad op de 3 puntjes naast ‘Planning‘ en kies voor ‘Sites‘ voor een Sharepoint-site of ‘Notitieblok‘ voor het OneNote-book. Even geduld hebben… en voilà: Office365 maakt de gevraagde zaken voor je aan!

Succes met plannen!

Heb je toch nog vragen over de Planner? Dan helpen wij je daar natuurlijk graag bij!