Nieuws

  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
  • 6
  • 7
  • 8
  • 9

Author Archives: Raymond Visser

Efficiënter werken met aanzienlijk minder fouten?

Als je onze blogs regelmatig leest, weet je dat we je graag tips en tricks geven om nog makkelijker en sneller met Office te kunnen werken. Maar wat doen we nu eigenlijk precies voor bedrijven? Het antwoord vind je hier – met stiekem ook nog een paar handige Excel-tips, omdat we dat gewoon niet kunnen laten 😉

Wat wij elke dag doen

Bij OfficeSpecialisten ontwikkelen we software-oplossingen met het vertrouwde Microsoft Office-pakket als uitgangspunt. Wat dit concreet inhoudt? Dat is heel divers. Zoveel verschillende bedrijven, zoveel verschillende oplossingen. Over het algemeen werken we echter wel volgens een vast stramien:
  1. Verkennend gesprek
  2. Verdiepend gesprek
  3. Offerte
  4. Uitvoering
  5. Nazorg
  6. Beheer
  7. Eventuele uitbouw
In dit blog neem ik je in vogelvlucht mee in dit proces aan de hand van een praktijkcase.

Praktijkcase: Automatisering bedrijfsprocessen bloemenkweker

Een tijdje geleden werden we gebeld door een bloemenkweker die via-via over OfficeSpecialisten had gehoord. Of wij een keer een bak koffie konden komen drinken om te praten over hun processen. Het bedrijf was benieuwd waar wij kansen zagen om deze processen te automatiseren en de foutpercentages naar beneden te krijgen.

Handmatig en niet uniform

Uit het gesprek bleek dat het verzamelen van de data (hoeveelheid, soorten, verpakking, op welk tijdstip voor welke klant) en het verspreiden hiervan op de werkvloer handmatig en niet uniform gebeurde. Dit werkte fouten in de hand. Wij zagen voldoende kansen om dit proces te automatiseren en de foutpercentages naar beneden te krijgen. Vervolgens hebben we een verdiepend gesprek gevoerd met de medewerkers om te kijken waar zij behoefte aan hebben, waar ze verbeterpunten zien en wat voor hen de ideale situatie zou zijn.

Stappenplan

Aan de hand van deze gesprekken hebben we een offerte en een stappenplan opgesteld. Zo konden we in afgebakende stappen tot een oplossing komen die snel en betrouwbaar live zou kunnen gaan.

Samenspel tussen Access, Excel, Word en Outlook

De oplossing voor deze klant is een samenspel geworden tussen Access, Excel, Word en Outlook. In Access hebben we een database met invulformulieren gebouwd om de orders te kunnen invoeren. Orders via internet komen in Outlook binnen en worden automatisch ingelezen. Eventuele fouten hierbij worden via mail aan de verkoopafdeling gemeld. De orders worden met één druk op een knop verzameld, waarbij er twee overzichten worden gegenereerd. Eén voor in de kas (wat moet er worden geplukt en hoeveel?) en één voor het inpakstation (welke soorten moeten er in welke verpakking naar de klant?).

Nog meer uitbreidingen

Toen dit eenmaal goed liep, hebben we nog diverse andere uitbreidingen gerealiseerd, zoals:
  1. Een dagelijks aanbiedingenbestand dat een Excelbestand mailt naar alle klanten met de prijzen van die dag.
  2. Makkelijkere invoer van bestellingen mogelijk maken door het toevoegen van codes.
  3. Het inlezen van de teruggestuurde aanbiedingsbestanden met één druk op de knop.
  4. Het genereren van stickers voor op de fusten, zodat snel duidelijk is welke fust waar naartoe moet.
  5. Het genereren van barcodes voor op de stickers, zodat klanten makkelijk hun bestellingen kunnen inboeken bij ontvangst.

Het resultaat

Dit heeft uiteindelijk geleid tot een systeem waarin de verschillende Office-onderdelen er samen voor zorgen dat de ondernemer zich meer op zijn taken kan richten en de foutpercentages drastisch gedaald zijn.

En tot slot… nog een paar praktische Excel-tips!

Omdat we het niet kunnen laten, stiekem toch nog een paar tips voor Excel in de vorm van wat sneltoetsen:

Meer weten?

Ben je naar aanleiding van deze praktijkcase benieuwd of wij de processen bij jullie ook kunnen verbeteren? Stuur dan een mailtje naar info@officespecialisten.nl. Wij denken graag met je mee!

Data opschonen in Excel, een fluitje van een cent

Je Excelsheet is klaar, maar je weet dat ‘ie nog wel een schoonmaakactie kan gebruiken. Je vermoedt bijvoorbeeld dat er nog dubbele waarden in voorkomen, of tekens die er niet in thuishoren. En natuurlijk wil je je worksheet ook nog controleren op eventuele onjuiste formules. Gelukkig maakt Excel het je makkelijk, want het opschonen van data is een fluitje van een cent. Hieronder vind je drie praktische tips.

TIP 1: Dubbele waarden verwijderen

Je kan makkelijk controleren of er dubbele waarden in je worksheet zitten. Dit doe je als volgt:
  • Selecteer de kolommen die je wilt laten controleren op dubbele waarden.
  • Kies dan het op tabblad “Gegevens” voor de knop “Dubbele waarden verwijderen”.
  • Vink de kolommen aan die je wilt laten controleren op dubbele waarden en druk op “OK”.

TIP 2: Tekens of woorden verwijderen

De dubbele waarden worden nu verwijderd en Excel laat je precies weten hoeveel waarden er zijn verwijderd en hoeveel unieke waarden overblijven:  

TIP 2: Tekens of woorden verwijderen

Soms staan er in je worksheet tekens of woorden die je wilt verwijderen. Hier kan je de “Zoek en Vervang”-functie voor gebruiken. Zo doe je dat:
  • Druk op Control + F en het zoek- en vervangscherm komt tevoorschijn:
  • Vul bij “Zoeken naar:” de tekst in die je wilt verwijderen en laat bij “Vervangen door” de tekst leeg.
  • Druk op “Alles vervangen” en alle instanties van je zoektekst worden verwijderd.

TIP 3: Controle op foute formules

Wanneer je Excelsheet flink uit de kluiten gewassen is, kan je het overzicht weleens kwijt raken. Wil je dan controleren of er nog foute formules in zitten? Dat kan tegenwoordig heel snel! Zo pak je dit aan:
  • Kies op het “Start”-tabblad voor “Zoeken en selecteren” en dan “Selecteren speciaal”.
  • Selecteer “Formules” en zorg dat het vinkje aanstaat bij “Fouten”.
  • Klik op “OK”. Nu worden alle formules met fouten geselecteerd op het sheet. Zo kan je makkelijk de foute formules aanpassen of verwijderen.
Succes met je schoonmaakactie!

Frisse tips voor Microsoft Word

Frisse tips voor Microsoft Word

Het voorjaar komt er bijna aan, de bloemetjes steken al langzamerhand weer boven de grond uit. Tijd voor de frisse wind die lente heet. Ook hier bij OfficeSpecialisten hebben we zin in de lente. Daarom doen we deze keer wat frisse tips voor jullie favoriete tekstverwerker Microsoft Word!

Tip 1: Slim en snel tekst selecteren

Het selecteren van tekst in Word kan een stuk slimmer dan je denkt. Wanneer je een tekst in Word wilt selecteren, selecteer je vaak met een sleepbeweging van je muis het woord. Je kan ook klikken op de plek waar je wilt beginnen met selecteren, vervolgens de Shift-toets ingedrukt houden en daarna klikken op het eindpunt. Maar… het kan echter sneller! De meeste mensen weten wel dat wanneer je dubbelklikt op een woord in Word, het hele woord wordt geselecteerd, maar kende je deze al:
  • Klik je driemaal achter elkaar op een woord, dan wordt de gehele alinea geselecteerd.
  • Houd de Ctrl-toets ingedrukt en klik eenmaal op een willekeurig woord in een zin en je selecteert de hele zin!
  • Houd je de Alt-toets ingedrukt tijdens het selecteren, dan ben je niet eens meer gebonden aan de structuur van het Word-document. Je kunt dan een willekeurig kader in het document trekken en alle tekst daarbinnen kopiëren.

Tip 2: Hoofdletters omzetten

Soms krijg je documenten onder ogen waar het gebruik van hoofdletters en kleine letters niet is zoals het hoort… Als je een klein bestand hebt, kun je dat eenvoudig corrigeren, maar als het gaat om honderden, wellicht duizenden zinnen, ben je daar uiteraard enorm veel tijd aan kwijt. Zonde! Wist je dat Word die klus in enkele seconden voor je kan klaren? Dat doe je als volgt: Selecteer de tekst, klik vervolgens op het tabblad Start, in het subvak Lettertype op het pictogram met de letters Aa. Je kunt nu precies aangeven hoe je wilt dat de zin wordt opgemaakt. Kies voor Zoals in een zin om de juiste taalregels toe te passen met een hoofdletter aan het begin van een zin en een punt aan het einde. Andere opties zijn bijvoorbeeld om de hele tekst om te zetten naar hoofdletters of kleine letters of ieder woord met een hoofdletter te laten beginnen. Deze laatste drie opties kun je ook met Shift+F3 bereiken.

Tip 3: Sorteren van een lijst

Je maakt wel eens een lijst in Word die je later liever op alfabetische volgorde zou willen sorteren In Word is dat een fluitje van een cent! Je kunt deze sorteermethode zowel toepassen op tekst in een tabel als tekst die gewoon onder elkaar staat. Selecteer in je Word-document de lijst die je graag van volgorde wil veranderen, of in het geval van een tabel, de betreffende kolom. Klik nu in het tabblad Start op het pictogram met de letters AZ en de pijl naar beneden, in het subvak Alinea. Een venster verschijnt waarin je kunt aangeven op welke manier je je tekst wilt sorteren. Je kunt tot op drie niveaus sorteren, waardoor je meerdere criteria kunt gebruiken. Ook kun je aangeven dat je de eerste rij niet wilt sorteren. Zodra je op OK klikt, is de tekst geordend. Heel prettig is dat bij een genummerde lijst de nummering intact blijft.

Tip 4: Opmaak vervangen

Zoeken en vervangen is een heel veelzijdige functie. Maar wist je dat je er ook de opmaak van een tekst eenvoudig mee kan omzetten? Dat doe je als volgt: Druk op Ctrl+H om het venster Zoeken en vervangen te openen. Normaliter zou je dus bij het veld Zoeken naar de tekst invullen die je wilt veranderen en bij het veld Vervangen door de tekst waarvoor je het wilt vervangen. Maar nu klik je onderin eerst eventueel op Meer > > en daarna weer onderin op Opmaak. Je krijgt een lijst met opmaakelementen te zien. Ter illustratie klikken we op Lettertype. Je kunt hier bijvoorbeeld voor een lettertype kiezen dat je in z’n totaliteit wilt vervangen, maar ook voor een tekenstijl, zoals Vet. Vervolgens druk je op OK. Daarna klik je in het veld Vervangen door, klik je wederom op Opmaak en kies je bijvoorbeeld voor Cursief. Nu vervang je alles wat vet is door cursief. Of, wanneer je ook een woord bij Zoeken naar invult, alle vetgedrukte instanties van dat woord cursief maken. Dit kan je enorm veel tijd schelen.

Veel succes met de tips!

We hopen je dankzij deze tips net even een paar minuutjes extra kunt relaxen in het lentezonnetje. Geniet ervan! 🙂

Een vooruitblik op 2019

De eerste maand van het nieuwe jaar is de periode bij uitstek om nieuwe plannen te maken. En plannen, die hebben we genoeg! Aan de buitenkant lijkt het misschien alsof er weinig verandert. Want ook in 2019 gaan gewoon verder met datgene waar we goed in zijn: het ontwikkelen van maatwerk software-oplossingen met het vertrouwde Microsoft Office-pakket als uitgangspunt. Intern gaat er echter wel het een en ander veranderen. En daarvoor zijn de eerste stappen vorig jaar al gezet, zowel bij Office Specialisten als onze dochteronderneming CodeBoss, waar we met name webapplicaties en apps voor mobiele telefoons ontwikkelen.

Kennis delen

Allereerst hebben we besloten dat we de kennis in onze twee ondernemingen meer met elkaar willen delen. Hoe? Vorig jaar hebben we onze medewerkers gevraagd hierover mee te denken. Zo ontstond het idee om een centrale bibliotheek op te zetten. Door wat meer object-oriented te gaan werken, dus de software meer in ‘laagjes’ op te bouwen, worden bepaalde stukken code herbruikbaar voor verschillende platformen. Zo kunnen we diverse onderdelen tussen de verschillende disciplines gaan delen. Onze programmeurs zitten na een kleine interne verbouwen inmiddels bij elkaar in één ruimte. En dat heeft al tot een aantal mooie eye-openers geleid!



De tweede stap: Scrum

Daarnaast gaven onze medewerkers aan dat ze graag meer ‘agile’ wilden gaan werken, volgens de Scrum-aanpak. Het grote voordeel van Scrum is dat het teams in staat stelt op een heel flexibele en effectieve manier software te ontwikkelen. Maar omdat het invoeren van de methode nogal een omslag voor ons betekent, en wij een klein team zijn, hebben we besloten de elementen van de Scrum-methode eruit te pikken die haalbaar zijn voor ons.

Wat merk jij daarvan?

Als klant ga je dit vooral merken bij langdurige projecten. Dan gaan wij namelijk werken in zogenaamde ‘sprints’. Een sprint is een afgebakende periode van twee weken, waarin we aan een aantal vooraf afgesproken onderdelen werken. Aan het eind van deze twee weken is het de bedoeling dat deze onderdelen zijn afgerond. Daarna volgt een tweede sprint, en dat gaat zo verder tot het project helemaal gereed is.

Wat is het voordeel?

Na elke sprint wordt het behaalde resultaat aan jou gepresenteerd, waarna je feedback kan geven. Zo is het constant mogelijk om bij te sturen. En dat kan erg fijn zijn, want door voortschrijdend inzicht tijdens een project veranderen wensen en eisen van gebruikers nogal eens.

Nieuwe prioriteiten

Als klant ben je dus heel nauw bij het proces betrokken; we gaan regelmatig met je in gesprek. Ontstaan er tijdens het project nieuwe prioriteiten? Dan pakken we die (in overleg met jou) eerst op. Dat heeft dan uiteraard wél tot gevolg dat andere onderdelen opschuiven naar een latere sprint. Maar het grote voordeel is dat de flexibiliteit enorm toeneemt.

Na iedere sprint een werkend product

Jij weet als klant precies waar je aan toe bent. Deadlines die steeds maar vooruitschuiven zijn voortaan verleden tijd. Natuurlijk kan het gebeuren dat het totale project langer duurt als er tussendoor veel nieuwe wensen naar boven komen. Maar het mooie van Scrum is dat we na iedere sprint een werkend product opleveren. Mogelijk niet met álle gewenste functionaliteiten, maar je hebt wel iets in handen waar je verder mee kunt.

Effectiever werken

Ook voor onze programmeurs is de Scrum-aanpak fijn. Tijdens een sprint hoeven ze zich steeds maar op een relatief klein onderdeel te focussen. Ze hoeven niet meer zoals voorheen continu tussen verschillende taken te switchen, wat soms best wat onrust veroorzaakte. Bovendien kunnen ze zo veel effectiever werken.

Optimaal resultaat

Zo kan de Scrum-methode tot een optimaal resultaat leiden. Niet alleen voor jou als klant, maar ook voor onze medewerkers. En medewerkertevredenheid is anno 2019 net zo belangrijk als klanttevredenheid. Immers, als onze programmeurs lekker in hun vel zitten, leveren ze jou een beter product!

Meer weten?

Wil je meer weten over Scrum? Neem gerust contact met ons op. We vertellen je graag meer!

EHBO: Eerste Hulp Bij Office!

2018 zit er alweer bijna op. Tijd om even terug te kijken wat we allemaal bereikt hebben dit jaar. Want als Office Specialisten mochten we weer regelmatig onze EHBO (Eerste Hulp Bij Office)-kennis in de praktijk brengen.

Planning op maat

Planning was dit jaar voor veel klanten een belangrijk onderwerp dit jaar. Voor een aantal klanten hebben we hier nieuwe programma’s voor gemaakt of bestaande oplossingen uitgebreid. Dit waren oplossingen gebaseerd op Microsoft Access/ Excel en SQL Server. Met deze oplossingen kunnen de medewerkers in hun vertrouwde omgeving blijven werken. De planning bij deze bedrijven is weer helemaal op orde en op maat gemaakt voor hun respectievelijke omgevingen!

Nieuwe modules voor bloemenkwekers

Voor een aantal bloemenkwekers in de buurt van ons kantoor hebben we de bestaande orderpakketten uitgebreid met verschillende modules. De pakketten hebben een Access frontend en koppelingen naar Outlook, Excel, Word en de bloemenveiling. Hierdoor kan men automatisch orders binnen laten stromen, zelf snel orders invoeren en de werkvloer op de hoogte stellen wat er geplukt, ingepakt en verzonden moet worden inclusief de stickers op de fusten. Zo kunnen de medewerkers zich op de klanten en kwaliteit richten zonder zich druk te maken over de automatisering!

Office-handigheidjes

Daarnaast hebben we jullie geprobeerd te informeren via onze nieuwsbrieven en blogs over allerlei handigheidjes met betrekking tot Office. Wij hopen dat ze jullie geholpen hebben! Wil je onze tips nog eens teruglezen? Je vindt ze allemaal terug op onze website.

En tot slot …

Rest ons nog jullie prettige kerstdagen te wensen en al het beste voor 2019 namens het hele team van Officespecialisten. En mocht je (ook) in het nieuwe jaar behoefte hebben aan Eerste Hulp Bij Office, dan weet je ons te vinden!