Nieuws

  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
  • 6
  • 7

Author Archives: Raymond Visser

Mailen met Outlook? Zo doe je dat makkelijker én sneller!

We zagen dat ons blog over Outlook van 31 juli erg gewaardeerd werd. Daarom geven we je deze keer nog een paar praktische tips over deze populaire mail-client: 1 wat makkelijke en 1 voor de gevorderden. Zo kun je voortaan nóg eenvoudiger en sneller mailen. Doe er je voordeel mee!

Tip 1: Mailadressen niet automatisch aanvullen

Wanneer je al een tijdje met Outlook werkt, merk je vaak dat de Autocomplete-functie (die mailadressen voor je voorstelt) meer tegen dan met je gaat werken. Er staan op een gegeven moment namelijk vaak zoveel mailadressen in je lijst, die soms ook nog eens sterk op elkaar lijken, dat je al snel een foutje maakt. Je kunt dit op twee manieren oplossen. 1. Alle autocomplete-adressen verwijderen Dit is de rigoureuze manier. Je gaat daarbij als volgt te werk:
  • Ga naar Bestand > Opties > E-mail.
  • Scrol omlaag naar de Berichten verzenden-sectie.
  • Klik dan ofwel op de knop “Lijst voor automatisch aanvullen leegmaken” en haal eventueel het vinkje “Lijst voor automatisch aanvullen…” weg om deze functie uit te zetten.
2. Slechts enkele adressen verwijderen Wil je slechts enkele adressen weghalen? Dat doe je zo:
  • Begin met typen tot het adres dat je weg wilt halen in de lijst staat
  • Selecteer het nog eventueel met de omlaag/omhoog-pijltjes
  • Druk op “Delete”.
…Een kind kan de was doen!

Tip 2: Sjablonen in Outlook

Stuur je regelmatig dezelfde mails naar een bepaald soort klant? Dan kopieer je waarschijnlijk vaak oude mailtjes die je aanpast naar de nieuwe ontvanger. Maar er is ook een handigere manier om dit te doen: sjablonen in Outlook! Hiermee maak je voor veel voorkomende mails een standaardmail die je iedere keer wanneer nodig kunt oproepen. Zo pak je dit aan Maak een mail zoals je hem wilt hebben. Je kan hier alles al in klaar zetten: ontvangers, CC’s, tekst, afbeeldingen, een catalogus of andere bijlagen toevoegen, alles is mogelijk! Wanneer je klaar bent druk je op “Bestand” > “Opslaan als”, geef een betekenisvolle naam en kies dan voor Outlook sjabloon: Wanneer je klaar bent met sjablonen maken, kan je ze gebruiken. Helaas heeft Microsoft dit niet al te makkelijk gemaakt, maar ook daar hebben we natuurlijk een oplossing voor! De officiële manier is als volgt:
  • Zorg dat je in Outlook staat (dus niet in een nieuwe e-mail, maar in Outlook zelf).
  • Klik achtereenvolgens op: Nieuwe items > Meer items > Formulier kiezen.
  • Bij Zoeken in kies je voor Gebruikerssjablonen. Daar staat het sjabloon dat je net gemaakt hebt.
  • Selecteer deze en klik op Openen. Op dat moment is het een reguliere e-mail, die je kunt verwerken zoals je normaal ook e-mails maakt.
… maar zó kan het makkelijker! Je kan deze stap ook wat makkelijker maken door het formulier kiezen aan de werkbalk “Snelle toegang” toe te voegen. 1.Klik op de “Snelle toegang”-knop linksboven in Outlook: 2.Kies vervolgens voor “Meer opdrachten” en in het volgende scherm voor “Alle opdrachten”: 3.Scrol naar “Formulier kiezen” selecteer het en kies voor “Toevoegen”. Hij staat nu in de lijst: 4.Druk nu op OK en de knop “Formulier kiezen” staat nu in de werkbalk “Snelle toegang”: 5.Druk op de knop en je komt in het volgende scherm. Als je hier kiest voor “Gebruikerssjablonen in bestandssysteem” zie je al je aangemaakte sjablonen: 6.Kies je sjabloon en je mail staat klaar! Zo kan je je tijd in Outlook weer wat efficiënter besteden. Veel plezier ermee! Meer handige Outlook-tips? Lees hier hoe je je mailbox in 3 stappen opruimt!

Een opgeruimde mailbox in 3 stappen

Je kent het wel, je komt terug van vakantie en je inbox puilt uit van de mail. Hoe kom je hier nu in hemelsnaam doorheen? In deze blog laten we je zien hoe je je mailbox in een paar simpele stappen opruimt én hoe je ‘m voortaan leeg en overzichtelijk houdt.

Een opgeruimde mailbox in 3 stappen

Met de onderstaande stappen categoriseer je heel eenvoudig je mail en heb je in no-time een opgeruimde mailbox!

Stap 1: Maak mappen aan

Open Outlook en geef een rechtermuisklik op “Postvak In”, kies voor “Nieuwe map”. Geef deze de naam “To-Do”. Maak op dezelfde manier onder de map “To-Do” de mappen “Later” en “Opvolgen” aan. De structuur ziet er nu als volgt uit:  

Stap 2: Sleep je mails naar de juiste mappen

Het idee is nu om je mails als volgt te categoriseren: Inbox In je Inbox laat je alle mails staan die je gelijk moet of kan afhandelen. Dit zijn de mails die directe actie vereisen of binnen 3 minuten af te handelen zijn. To-Do-map In de To-Do-map zet je mails die langer dan 3 minuten van je tijd vergen en die geen directe actie vereisen. In de map Opvolgen zet je de mails waarbij je ergens op wacht. Je hebt de taak gedelegeerd of je wacht nog op antwoord van iemand bijvoorbeeld. In de map Later zet je zaken die je nog een keer moet bekijken in de komende tijd of die als “Stop-werk” kunnen dienen. Op deze manier hou je je inbox lekker leeg.

Stap 3: Reserveer tijd voor je To-Do-box

Maak wel een herhalende afspraak in je agenda waarin je tijd vrijmaakt om je To-Do-box te bekijken. Zo vergeet je geen zaken die je nog moet doen.

Bonustip 1: Mail met harde deadline? Maak er een taak van!

Als er aan een mail een harde deadline zit, kan je er ook een taak van maken. Dat doe je als volgt: Geef een rechtermuisklik op de mail en kies “Verplaatsen”, “Taken”. Nu wordt er een taak van gemaakt en kan je er een begin- en einddatum aan hangen:  

Bonustip 2: Mails nog makkelijker verplaatsen met Snelle stappen

Om je mailtjes makkelijk te kunnen verplaatsen naar de desbetreffende map kan je ook de snelle stappen gebruiken. Hiermee kan je met één druk op de knop een mail of meerdere mails naar een map verplaatsen. Dit doe je als volgt: Kies in het Ribbon bij Snelle Stappen het pijltje rechtsonder:   In het volgende scherm kies je “Nieuw”:   Klik op “Naar map verplaatsen” Je komt in dit scherm terecht:   Vul een betekenisvolle naam in en kies de map waar je de mail naartoe wil verplaatsen. Het vinkje voor “Markeren als gelezen” staat standaard aan. Ik zet hem zelf altijd uit, dan weet ik beter wat ik nog niet gelezen heb. Druk hierna op “Voltooien” en je Snelle stap staat in het Ribbon. Herhaal dit voor alle mappen die je aangemaakt hebt. Als je nu een mail of mails wilt verplaatsen, selecteer ze dan en kies bij de Snelle Stappen voor de juiste actie. Op deze manier ruim je je mailbox lekker op en houd je hopelijk het vakantiegevoel wat langer vast!

Zo bewaak je je privacy in Office

Er is veel te doen over privacy de laatste tijd. Wist je dat je ook In Office een aantal zaken kunt instellen om je privacy te bewaken? In deze blog laten we je zien hoe je dit doet.

Je privacy bewaken in Word

Stel: je wil een Word-document elektronisch gaan verspreiden. Voordat je het document de wereld in stuurt, kun je het door Word laten controleren op privacygevoelige informatie. Denk hierbij aan commentaar dat er nog in staat, persoonlijke informatie, verborgen tekst en dergelijke. Hiermee voorkom je dat je een document verspreidt waarin nog allemaal commentaar te lezen is, iets wat natuurlijk vrij slordig overkomt. Een Word-bestand controleren op privacygevoelige informatie, zo doe je dat: Druk op Bestand, selecteer Controleren op problemen en vervolgens Document controleren.     Je ziet nu alle opties waar je je document op kan laten controleren. Het meest handig is het om alles aan te vinken; zie onderstaande afbeelding.     Alles aangevinkt? Druk dan op Controleren. Word gaat nu aan de slag voor je. Wanneer de klus geklaard is, toont Word je de resultaten van de controle. Dat kan er als volgt uitzien:     Heeft Word iets gevonden wat je niet in het document wilt laten staan? Klik dan op Alles verwijderen achter het desbetreffende onderdeel. Tip: Als Word hiermee klaar is, is het slim om daarna voor de zekerheid nog een keer op Document controleren te drukken. Zo weet je zeker dat alles wat je wilt verwijderen, ook écht weg is.  

Automatisch verwijderen

Wil je het jezelf nog makkelijker maken? Laat Word dan automatisch je persoonlijke gegevens verwijderen. Je doet dit als volgt: Ga naar de opties voor Word, kies voor Vertrouwenscentrum > Instellingen voor vertrouwenscentrum > Privacy opties en zet een vinkje bij Waarschuwen voor het afdrukken en Persoonlijke gegevens uit bestandseigenschappen verwijderen bij opslaan. Zie ook de onderstaande afbeelding:  

Je privacy bewaken in Excel en PowerPoint

Het mooie van Office is dat het bewaken van je privacy in Excel en PowerPoint precies op dezelfde manier gaat. Heb je dus een Excel- of Powerpointbestand waaruit je je persoonlijke gegevens wilt verwijderen? Ga dan op dezelfde manier te werk zoals hierboven staat beschreven. Heel veel succes!

Even voorstellen: consultant Raymond Visser

Officespecialisten-Even-voorstellen-consultant-Raymond-Visser_2

Officespecialisten-Even-voorstellen-consultant-Raymond-Visser_2     Al meer dan twintig jaar houdt hij zich bezig met het ontwikkelen van MS Office-applicaties. Hij kent de Office-pakketten dan ook als zijn broekzak. Inmiddels werkt Raymond Visser alweer vijf jaar als consultant bij Office Specialisten; grote kans dus dat je hem al eens ontmoet hebt. In ons nieuwste blog leer je hem nog wat beter kennen. Van hoe simpel het Office-pakket destijds was, tot hoe geavanceerd de mogelijkheden nu zijn: Raymond Visser heeft zo’n beetje alle ontwikkelingen van Microsoft Office langs zien komen. Als allround consultant heeft hij ruim twintig jaar ervaring in het ontwikkelen van Microsoft Office Business Applications, met de nadruk op Excel en Access/SQL server-projecten.  

Bloemen

‘Momenteel ben ik veel bezig in de bloemenbranche,’ vertelt hij. ‘Voor twee grote klanten, een gerbera- en een rozenkweker, heb ik een ordersysteem gemaakt met koppelingen naar de veiling, naar de webshops en naar de werkvloer. Het systeem maakt bijvoorbeeld lijsten waarop staat welke bloemen geplukt moeten worden, wat op welke kar hoort en welke sticker er op het fust hoort. Microsoft Access, Excel, Outlook, Word: alles vind je erin terug.’  

Alles in één systeem

Dat is meteen ook het grote pluspunt voor de klant, vervolgt Raymond. ‘Alles is geïntegreerd in één systeem. Bovendien is vrijwel iedereen bekend met de Office-pakketten. Iedere medewerker kan er dus zo mee aan de slag, zonder eerst allerlei gebruikershandleidingen door te hoeven nemen.’  

Snel resultaat

Een ander voordeel is dat het ontwikkelen van MS Office-applicaties niet veel tijd hoeft te kosten. Raymond: ‘Zo hebben we onlangs voor een klant een systeem gemaakt om de drie jaar durende upgrade van hun systeem te overbruggen. Dit hadden we binnen twee maanden online. Zo kunnen we onze klanten snel weer op weg helpen.’ En de mogelijkheden zijn eindeloos, zegt hij. ‘Je kunt met Office veel meer dan de meeste mensen denken. Zeker voor de wat kleinere bedrijven met maximaal 15 tot 20 medewerkers die er tegelijkertijd in werken is in principe vrijwel alles mogelijk.’  

Frisse blik

Welke eigenschappen komen hem in dit werk goed van pas? ‘Ik kan goed logisch denken en ik vind het leuk om met mensen te praten,’ antwoordt Raymond. ‘Vaak weten klanten nog niet precies wat ze willen. Als consultant moet ik er dan eerst achter zien te komen wat het echte probleem is. Die analyse is heel belangrijk om tot een goed eindproduct te komen. Ik ga dan ook altijd naar de klant toe om te kijken hoe ze op dit moment werken en of er zaken zijn die misschien verbeterd kunnen worden. Door het proces in kleinere stukjes op te delen, kun je de boel vaak al inzichtelijk maken. Vaak gaan dingen al jaren op een bepaalde manier, gewoon omdat iedereen eraan gewend is. Een frisse blik kan soms helpen om het net wat slimmer aan te pakken.’  

Kick

Het leuke bij Office Specialisten vindt Raymond dat hij deel uitmaakt van een klein team. ‘Daardoor ben je van begin tot eind bij een project betrokken, van de intake tot aan de oplevering. Het geeft me een kick als je ziet dat iets wat je hebt bedacht, uiteindelijk ook werkt. Zo werden er in het verleden bij de gerberakweker waar ik het over had, regelmatig fouten gemaakt bij de levering. Dankzij ons systeem is die foutmarge fors omlaag gegaan. Ik ben er trots op dat ik daaraan een steentje heb mogen bijdragen!’

Data geografisch inzichtelijk maken met Excel

officespecialisten-Data-geografisch-inzichtelijk-maken-met-Excel

officespecialisten-Data-geografisch-inzichtelijk-maken-met-Excel Wist je dat je met Excel 2013 en 2016 Pro heel makkelijk je geografische data inzichtelijk kunt maken? Dat doe je met Power Maps. In dit handige 5-stappenplan laten we zien hoe je dit moet doen. Als voorbeeld willen we inzichtelijk maken waar onze klanten zich bevinden en welke gebieden dus eventueel nog “open” liggen voor ons.

Stap 1: De voorbereiding

We maken eerst in Excel een lijst met alle plaatsen waar onze klanten zich bevinden en geven aan hoeveel van onze klanten zich in die plaats bevinden:

Stap 2: Een nieuwe tour maken

Selecteer vervolgens de data, druk op de knop 3D-kaart in het lint Invoegen en kies eventueel voor “Nieuwe tour”. Mocht je deze optie niet hebben, dan moet hij bij de invoegtoepassingen nog aangevinkt worden: Afbeelding2

Stap 3: De gewenste opties selecteren

Je komt nu in het 3D-kaarten scherm. Dat ziet er zo uit: Afbeelding3 Nu moet je aangeven wat je wil zien. Hiervoor slepen we Plaats naar Locatie en #klanten naar Hoogte. Bij Plaats moeten we aangeven wat voor locatie we toegevoegd hebben. In dit geval “Plaats”, hier zie je wel gelijk wat voor opties je allemaal hebt om locaties aan te geven.

Stap 4: Nieuwe scènes toevoegen

Je kunt nu nieuwe scènes toevoegen via de “Nieuwe scène”-knop”, thema’s toepassen en de effecten aangeven via de “Scène-opties”. Met de knoppen rechts onderin kun je het perspectief veranderen, inzoomen en nog meer. Afbeelding-4 In het voorbeeld hebben we het volgende gedaan: als eerste de wereld laten zien, daarna de verdeling van klanten over Nederland en als laatste een heat-map vanaf boven gezien: Op de afbeelding hierboven zie je links de verschillende scenes die we hebben aangemaakt. Via de knop “Tour afspelen” kan je nu de tour bekijken.

Stap 5: Een video maken

Wanneer je tevreden bent, kun je met de knop “Video maken” je werk opslaan en het in een Powerpoint of waar je maar wilt laten zien. De video uit dit voorbeeld ziet er dan zo uit: Kortom, Excel Power Maps biedt tal van mogelijkheden. Veel plezier met ontdekken en mocht je er niet uitkomen, dan zijn wij uiteraard graag beschikbaar!