Nieuws

  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
  • 6
  • 7

Author Archives: Make Marketing

Zo werkt ‘Precisie zoals afgebeeld’ of ‘Precision as displayed’!

officespecialisten-zo-werkt-precisie-zoals-afgebeeld-of-precision-as-displayed   1 + 1 = 3. Iedereen ziet direct dat dit niet klopt. Maar Excel denkt er toch echt anders over, zo illustreert onderstaand voorbeeld.   Zeker in financiële rapportages zullen hier vragen over gesteld worden. Zijn er opeens fondsen bij gekomen of misschien wel verdwenen?

Hoe ontstaat dit?

Deze schijnbare fout wordt veroorzaakt omdat de gegevens in de cellen zijn ‘afgekapt’, door het aantal decimalen te verminderen. Iets wat vaker gedaan wordt, om bijvoorbeeld in duizenden of miljoenen te rapporteren. Dat ‘afkappen’ gebeurt niet vanzelf, dat kun je in Excel ingeven op de onderstaande manier: Maar als je het aantal decimalen vermindert, moet je er wel rekening mee houden dat de getoonde waarde in dat geval anders is dan de ingevoerde waarde. Laat je namelijk de werkelijk ingevoerde waarden zien, dan is gelijk duidelijk wat er gebeurt: Omdat de weergave in het eerste voorbeeld is aangepast zodat de gegevens met minder decimalen getoond worden, lijkt het of er 1 + 1 staat. In werkelijkheid staat er echter 2 x de waarde 1.45 ingevoerd. Dat geldt ook voor de berekende waarde. De uitkomst is namelijk 2.90, maar wanneer we dat tonen als geheel getal, wordt de waarde 3 weergegeven. Heel erg lastig, want om nu telkens uit te leggen dat het geen fout is, maar een afrondingsverschil, is natuurlijk niet echt gewenst.

Hoe los je dit op?

Daarom heeft Excel de optie ‘Precisie zoals afgebeeld’ of ‘Precision as displayed’ in het leven geroepen. Door deze aan te vinken (Menu Bestand – Opties – Geavanceerd – Berekenen) rekent Excel met de getallen zoals ze getoond worden en niet zoals ze zijn ingevoerd. Deze instelling geldt voor het hele geopende bestand en alleen het geopende bestand.

Waarschuwing

Pas hier wel mee op! De gegevens worden namelijk daadwerkelijk aangepast en verliezen daarmee hun nauwkeurigheid. Bekijk dus per situatie of dit wenselijk is. Stel dat je de onderstaande ingevoerde waarden hebt: Als je de weergave beperkt tot 1 decimaal, dan worden de waarden aangepast naar 1.5, zoals uit de volgende afbeelding blijkt: En ga je nog een stap verder, door de weergave naar 0 decimalen te verminderen, dan wordt de waarde van 1.5 zelfs weergegeven als 2. Maar… Wanneer je later naar de origineel ingevoerde waarden terug wilt, is dat helaas niet meer mogelijk. De 2 blijft een 2. In dat geval is het beter om de desbetreffende cel(len) te selecteren en gebruik te maken van de functie ‘Afronden’ of ‘Round’. Of: Hiermee blijven de oorspronkelijke waarden behouden en is 1+1 weer gewoon 2!

Meer weten?

Wil je meer weten over deze of andere handige oplossingen in Excel die het leven een stukje makkelijker maken? Neem dan gerust contact met ons op!

Stappenplan: van tekst naar kolommen in Excel

Kent u dat? U leest een csv-bestand of tekstbestand in Excel en alles komt terecht in één kolom. Voornaam, achternaam, tussenvoegsels en e-mailadres… alles staat bij elkaar. Terwijl u veel liever de informatie verspreid over meerdere kolommen wilt hebben. Gelukkig is dit in Excel een fluitje van een cent!
Onderstaande afbeelding laat zien wat er vaak gebeurt na het inlezen van een csv- of tekstbestand. Alle gegevens zijn terechtgekomen in kolom A.     Hoe splitst u deze tekst nu naar verschillende kolommen? Dat gaat als volgt:       Selecteer eerst de hele kolom A. Ga vervolgens naar het tabblad Data (Gegevens), waar u de optie Tekst to columns (Tekst naar kolommen) selecteert. U krijgt vervolgens dit scherm te zien:

Stap 1:

In het voorbeeld zijn de verschillende gegevens (voornaam, achternaam, etc.) door een komma gescheiden. U kiest dus voor optie 1 ‘Delimited’. Klik vervolgens op ‘Next’.

Stap 2:

In stap 2 geeft u aan wat het scheidingsteken is. In dit geval de komma: In het datavoorbeeld ziet u direct dat deze gegevens goed uit elkaar worden getrokken. Klik vervolgens op ‘Next’ als u in de derde stap nog wilt bepalen wat de opmaak moet zijn. U kunt ook direct kiezen voor ‘Finish’, waarna u ziet dat de gegevens netjes zijn gesplitst.

Kolombreedtes aanpassen

Indien gewenst kunt u de kolombreedtes nog even snel aanpassen, door kolom A-D te selecteren en te dubbelklikken tussen D en E als uw muis verandert in een verticale lijn met aan weerszijden een pijl.

En klaar!

Daar zijn uw gegevens, overzichtelijk gesorteerd in verschillende kolommen:

E-mailadressen controleren

Wilt u de e-mailadressen uit een overzicht sorteren? Bijvoorbeeld als u wilt controleren of er mensen op staan die inmiddels een andere functie hebben gekregen of niet meer werkzaam zijn bij een bepaald bedrijf? Ook dat is een fluitje van een cent in Excel!

Zo doet u dat:

Kopieer alleen de kolom met e-mailadressen naar een nieuw bestand. Splits vervolgens de gegevens in kolom A op dezelfde manier als hierboven beschreven, maar gebruik in stap 2 als scheidingsteken het ‘@’-teken. Alle namen achter het ‘@’-teken komen nu in kolom B terecht. Sorteer vervolgens op kolom B (nu staan alle e-mailadressen per bedrijf bij elkaar) en controleer het overzicht. Heel veel succes!

Vragen?

Heeft u nog vragen? Bel of mail ons, dan helpen we u graag verder op weg!  

Office 365 is niet altijd gelijk aan Office 365

Officespecialisten-office-365

Officespecialisten-office-365  
Veel van onze klanten werken met Office 365. Soms krijg ik van een aantal van hen te horen dat een applicatie die wij hebben gemaakt op de ene pc wel werkt en op de andere niet. Terwijl op beide pc’s Office 365 draait. Dat lijkt raar, maar toch is het niet zo vreemd. In dit blog leg ik uit hoe het zit.
  ‘Iedereen werkt toch met Office 365, en allemaal met dezelfde versie?’ zeggen ze dan. Het tegendeel is echter waar. Allereerst zijn er al verschillende versies van Office. Zo is er Office 365 als abonnement, en dan heb je nog Office 365 for Business, Office 365 Pro en Office 365 Standaard. Maar wat nog veel belangrijker is, is de manier waarop Microsoft met updates omgaat.  

Office-updates

Office brengt geregeld updates uit met verbeteringen, extra functionaliteiten of om de software beter te beveiligen. Hoe komt het nu dat een applicatie op de ene pc wel goed draait en op de andere niet? Dat heeft alles te maken met die updates. Wat veel mensen namelijk niet weten, is dat je in Office kunt aangeven via welk kanaal je die updates wilt ontvangen.  

Voor de ‘early adopters’

Wanneer Microsoft met een nieuwe update komt, brengen ze die eerst als bèta-versie uit. Kies je ervoor om de updates via het hoogste kanaal te ontvangen, dan krijg je zo’n bèta-versie zodra deze beschikbaar is. Deze optie is vooral geschikt als je altijd over de nieuwste versie wilt beschikken. Het nadeel van zo’n bèta-versie is dat ‘ie vaak nog niet helemaal is uitgekristalliseerd. Zo’n update kan nog weleens wat bugs bevatten.  

Even geduld…

Vind je het daarentegen niet noodzakelijk om altijd met de allernieuwste updates te werken, maar wil je er zeker van zijn dat de update die je krijgt goed werkt en dat alle fouten eruit zijn gehaald? Dan kun je vaak beter even geduld hebben en ervoor kiezen de update later te ontvangen. Je beschikt dan niet meteen als eerste over een nieuwe versie, maar bent er wel van verzekerd dat de update die je ontvangt uitgebreid is getest.  

Zo zit het dus!

Ben je een ‘early adopter’, dan kan het dus voorkomen dat op jouw pc een applicatie niet werkt, terwijl dezelfde applicatie op een andere pc prima draait, omdat die nieuwe update daarop nog niet is geïnstalleerd.  

Meer weten?

Wil je weten hoe je precies kunt instellen wanneer je een update ontvangt? Stuur dan even een mailtje naar info@officespecialisten.nl. Wij helpen je graag verder!   Nico Pronk OfficeSpecialisten