Nieuws

  • 1
  • 2
  • 3
  • 4
  • 5
  • 6
  • 7

Author Archives: Make Marketing

Een vooruitblik op 2019

De eerste maand van het nieuwe jaar is de periode bij uitstek om nieuwe plannen te maken. En plannen, die hebben we genoeg! Aan de buitenkant lijkt het misschien alsof er weinig verandert. Want ook in 2019 gaan gewoon verder met datgene waar we goed in zijn: het ontwikkelen van maatwerk software-oplossingen met het vertrouwde Microsoft Office-pakket als uitgangspunt. Intern gaat er echter wel het een en ander veranderen. En daarvoor zijn de eerste stappen vorig jaar al gezet, zowel bij Office Specialisten als onze dochteronderneming CodeBoss, waar we met name webapplicaties en apps voor mobiele telefoons ontwikkelen.

Kennis delen

Allereerst hebben we besloten dat we de kennis in onze twee ondernemingen meer met elkaar willen delen. Hoe? Vorig jaar hebben we onze medewerkers gevraagd hierover mee te denken. Zo ontstond het idee om een centrale bibliotheek op te zetten. Door wat meer object-oriented te gaan werken, dus de software meer in ‘laagjes’ op te bouwen, worden bepaalde stukken code herbruikbaar voor verschillende platformen. Zo kunnen we diverse onderdelen tussen de verschillende disciplines gaan delen. Onze programmeurs zitten na een kleine interne verbouwen inmiddels bij elkaar in één ruimte. En dat heeft al tot een aantal mooie eye-openers geleid!



De tweede stap: Scrum

Daarnaast gaven onze medewerkers aan dat ze graag meer ‘agile’ wilden gaan werken, volgens de Scrum-aanpak. Het grote voordeel van Scrum is dat het teams in staat stelt op een heel flexibele en effectieve manier software te ontwikkelen. Maar omdat het invoeren van de methode nogal een omslag voor ons betekent, en wij een klein team zijn, hebben we besloten de elementen van de Scrum-methode eruit te pikken die haalbaar zijn voor ons.

Wat merk jij daarvan?

Als klant ga je dit vooral merken bij langdurige projecten. Dan gaan wij namelijk werken in zogenaamde ‘sprints’. Een sprint is een afgebakende periode van twee weken, waarin we aan een aantal vooraf afgesproken onderdelen werken. Aan het eind van deze twee weken is het de bedoeling dat deze onderdelen zijn afgerond. Daarna volgt een tweede sprint, en dat gaat zo verder tot het project helemaal gereed is.

Wat is het voordeel?

Na elke sprint wordt het behaalde resultaat aan jou gepresenteerd, waarna je feedback kan geven. Zo is het constant mogelijk om bij te sturen. En dat kan erg fijn zijn, want door voortschrijdend inzicht tijdens een project veranderen wensen en eisen van gebruikers nogal eens.

Nieuwe prioriteiten

Als klant ben je dus heel nauw bij het proces betrokken; we gaan regelmatig met je in gesprek. Ontstaan er tijdens het project nieuwe prioriteiten? Dan pakken we die (in overleg met jou) eerst op. Dat heeft dan uiteraard wél tot gevolg dat andere onderdelen opschuiven naar een latere sprint. Maar het grote voordeel is dat de flexibiliteit enorm toeneemt.

Na iedere sprint een werkend product

Jij weet als klant precies waar je aan toe bent. Deadlines die steeds maar vooruitschuiven zijn voortaan verleden tijd. Natuurlijk kan het gebeuren dat het totale project langer duurt als er tussendoor veel nieuwe wensen naar boven komen. Maar het mooie van Scrum is dat we na iedere sprint een werkend product opleveren. Mogelijk niet met álle gewenste functionaliteiten, maar je hebt wel iets in handen waar je verder mee kunt.

Effectiever werken

Ook voor onze programmeurs is de Scrum-aanpak fijn. Tijdens een sprint hoeven ze zich steeds maar op een relatief klein onderdeel te focussen. Ze hoeven niet meer zoals voorheen continu tussen verschillende taken te switchen, wat soms best wat onrust veroorzaakte. Bovendien kunnen ze zo veel effectiever werken.

Optimaal resultaat

Zo kan de Scrum-methode tot een optimaal resultaat leiden. Niet alleen voor jou als klant, maar ook voor onze medewerkers. En medewerkertevredenheid is anno 2019 net zo belangrijk als klanttevredenheid. Immers, als onze programmeurs lekker in hun vel zitten, leveren ze jou een beter product!

Meer weten?

Wil je meer weten over Scrum? Neem gerust contact met ons op. We vertellen je graag meer!

3 slimme Excel-tips waarmee je snel heel veel tijd bespaart

We brengen allemaal veel tijd door in Excel. Tips om die tijd zo efficiënt mogelijk door te brengen zijn daarom altijd welkom. In deze blog hebben we er een aantal verzameld. Met deze tips ben je voortaan nog productiever in Excel bezig. Doe er je voordeel mee!

Tip 1: Snel weer terug waar je was

Soms ben je zo druk bezig met scrollen in Excel dat je niet meer weet in welke cel je cursor eigenlijk staat. Druk dan op “Control” + “Backspace”. Je komt dan snel terug in de actieve cel. Dit is vooral handig wanneer je druk aan het scrollen bent door grote hoeveelheden data.

Tip 2: Snel al je ‘Named Ranges’ op een rij

Wanneer je veel gebruik maakt van de zogenaamde “Named Ranges” vergeet je nog wel eens welke je allemaal gemaakt hebt. Als je snel een overzicht wilt hebben, kan je het volgende doen:
  • Druk op F3, en je krijgt het volgende scherm te zien:
  • Druk nu op “Lijst plakken” en je krijgt, startend in de actieve cel, een lijst met de namen en naar welke range ze verwijzen:
Zo heb je snel een overzicht van alle “Named Ranges” in jouw Excel-workbook.

Tip 3: Snel je eigen stijl definiëren

Vaak wil je je headers in een eigen stijl laten staan. Nu kan je natuurlijk iedere keer alle zaken zoals kleur en lettertype opnieuw instellen, maar je kan ook heel makkelijk je eigen stijl definiëren. Dat scheelt een hoop tijd! Zo doe je dat:
  • Stel je wilt cellen waar input gegeven moet worden altijd een bepaalde stijl geven. Maak eerst de cel zoals je hem wilt hebben.
  • Selecteer nu de cel waarvan je de stijl wilt opslaan en druk nu op het “Meer”-knopje rechts onderin in het Tabblad Start, groep Stijlen.
  • Druk in het volgende scherm op Nieuwe stijl. Je krijgt nu het volgende scherm. Je kan hier aangeven wat er opgeslagen wordt en onder welke naam de stijl opgeslagen wordt.
  • Wanneer je op OK gedrukt hebt, komt je eigen gemaakte stijl direct beschikbaar in het stijlenoverzicht.

Meer weten?

Heb je nog vragen of kunnen we je nog ergens mee helpen? Neem gerust contact met ons op via info@officespecialisten.nl. Wij staan graag voor je klaar!

Zo haal je alles uit het Klembord van Office

Het Klembord van Office is een superhandige tool waarmee je jezelf een heleboel tijd kunt besparen. In deze blog leggen we je uit hoe je de kracht van het Office Klembord kan ontsluiten. Want met het Klembord kan je meer dan je denkt. Enig idee wat de meest gebruikte toetsencombinaties zijn in Office? Ik heb het niet wetenschappelijk onderzocht, maar ik heb zo’n vermoeden dat dit Control C en Control V zijn. Vrijwel iedere Office-gebruiker kent deze toetsencombinaties. En dat is natuurlijk niet zo vreemd, want je kunt er supermakkelijk teksten of afbeeldingen mee kopiëren tussen verschillende applicaties. Het zijn echte productiviteitboosters! Wanneer je CTRL-C en CTRL-V gebruikt, realiseer je je meestal niet dat je gebruikmaakt van het Klembord. En wat de meeste mensen al helemaal niet weten, is dat deze tool veel meer mogelijkheden biedt dan alleen knippen en plakken van het laatst gekopieerde item. Want wist je bijvoorbeeld dat je op dit Klembord maar liefst 24 items kwijt kunt, die je in elke willekeurige volgorde in een ander Office-document kunt plakken? Je bent dus niet beperkt tot het laatste item dat je gekopieerd hebt! Het Office Klembord blijft normaalgesproken verborgen. In deze blog gaan we je leren hoe je de kracht van het Office Klembord kan ontsluiten. En dat is eigenlijk een fluitje van een cent.

Zo gebruik je het Office Klembord

In dit voorbeeld laten we je zien hoe je het Office Klembord kan gebruiken in Word. Maak je vooral gebruik van Excel of PowerPoint? Geen probleem. In principe werkt het in ieder programma uit de Office-suite op dezelfde manier. Voor deze uitleg hebben we een voorbeelddocument dat we gaan gebruiken om het klembord te demonstreren.

Zo komt het Klembord naar voren

Om het klembord naar voren te krijgen druk je op het pijltje rechtsonder in het klembord-groep. Je krijgt dan dit te zien: Verschillende Klembord-opties Er zijn voor het Klembord een aantal opties beschikbaar. Als je linksonder op de knop “Opties” klikt komen ze tevoorschijn. Je kan hier aangeven wanneer Klembord-paneel getoond moet worden en waar. Een aantal items kopiëren In het voorbeelddocument kopiëren we nu een aantal stukken. Zodra je ze kopieert, zie je verschijnen in het Klembord-paneel:

Zo plak je de gewenste items op de juiste plek

Nu kunnen we de stukken die we gekopieerd hebben in een ander document plakken in de volgorde die je wil. Hiervoor openen we een nieuw document. Je ziet dan als het goed is al het Klembord-paneel. Zo niet, open hem dan zoals we hierboven uitgelegd hebben. De stukken die je nodig hebt, kun je nu exact in de door jou gewenste volgorde plakken. Je doet dit door te dubbelklikken op het betreffende item. Het stuk komt dan terecht op de positie waar je cursor in het document staat.

Ben je klaar met het item?

Selecteer het dan, druk op het pijltje aan de zijkant en selecteer “Verwijderen”. Je kan bovenin ook kiezen voor “Alles wissen” wanneer je klaar bent met alle items.

Tot slot

We hopen dat je deze tip goed kan gebruiken in je dagelijkse werkzaamheden. Mocht je tegen iets aanlopen waarvan je denkt “Daar zouden ze bij OfficeSpecialisten eens aandacht aan moeten besteden”, laat het ons dan weten via info@officespecialisten.nl. En wie weet zie je jouw onderwerp dan terug in een van onze volgende blogs!

3 snelle tips voor de opmaak van je Word-bestand

Na onze tips voor Outlook (zie ons vorige blog) richten we ons nu op Microsoft Word. Vaak horen we dat mensen moeite hebben om de opmaak van Word onder controle te houden Met deze tips kan je de opmaak beter naar je hand zetten.

Tip 1: Pas de opmaak van je eigen document standaard toe op gekopieerde tekst

De eerste tip gaat over het plakken van tekst. Als ik tekst uit een ander document haal en deze wil plakken in mijn eigen document, ben ik vaak langer bezig met het juist formatteren van de tekst dan met het opzoeken en kopiëren. Hoe voorkom je dit? Je kan Word standaard de opmaak van je eigen document laten toepassen op de gekopieerde tekst. Dit doe je als volgt: Kies in Word voor Bestand, opties en dan geavanceerd. Scrol naar het kopje ‘Knippen, kopiëren en plakken’.     Pas de waarde bij ‘Plakken vanuit andere programma’s’ aan naar ‘Alleen tekst behouden’; zie de afbeelding hieronder.     Op deze manier past Word netjes de opmaak aan naar die van je eigen document wanneer je tekst kopieert van een andere bron, inclusief Web-content.

Tip 2: Opmaak kopiëren en op meerdere stukken tekst toepassen

De meest mensen kennen de knop ‘Opmaak kopiëren/plakken’ wel:     Je selecteert een stukje tekst waarvan je de opmaak wilt kopiëren, drukt op de knop ‘Opmaak kopiëren/plakken’ en selecteert vervolgens de tekst waar je de opmaak op toe wilt passen. Vaak selecteer je dan de tekst weer, drukt weer op de knop enzovoorts. Maar wist je dat je dit veel sneller kan doen? Wanneer je opmaak op meerdere stukken toe wilt passen, kan je ook dubbelklikken op de knop ‘Opmaak kopiëren/plakken’. Hierdoor blijft de selectie staan en kan je de opmaak blijven dupliceren, totdat je weer op de knop drukt of begint te typen.

Tip 3: Alle opmaak van een stuk tekst of heel document verwijderen

Soms kijk je naar je document en denk je “Dit moet helemaal anders”. Je kan op een makkelijke manier alle opmaak van een stuk tekst of het hele document verwijderen. Dit doe je als volgt: Selecteer de tekst waarvan je de opmaak wilt verwijderen en druk op de knop ‘Opmaak verwijderen’.     Alle tekst wordt dan teruggezet naar de standaard tekst zonder opmaak.

Waar wil jij meer over weten?

Tot zover onze tips voor Word. Heb je nog ideeën waar wij in een van onze volgende blogs aandacht aan kunnen besteden? Laat het ons weten via Facebook of stuur een mailtje naar raymond@officespecialisten.nl.

Zo werkt ‘Precisie zoals afgebeeld’ of ‘Precision as displayed’!

officespecialisten-zo-werkt-precisie-zoals-afgebeeld-of-precision-as-displayed   1 + 1 = 3. Iedereen ziet direct dat dit niet klopt. Maar Excel denkt er toch echt anders over, zo illustreert onderstaand voorbeeld.   Zeker in financiële rapportages zullen hier vragen over gesteld worden. Zijn er opeens fondsen bij gekomen of misschien wel verdwenen?

Hoe ontstaat dit?

Deze schijnbare fout wordt veroorzaakt omdat de gegevens in de cellen zijn ‘afgekapt’, door het aantal decimalen te verminderen. Iets wat vaker gedaan wordt, om bijvoorbeeld in duizenden of miljoenen te rapporteren. Dat ‘afkappen’ gebeurt niet vanzelf, dat kun je in Excel ingeven op de onderstaande manier: Maar als je het aantal decimalen vermindert, moet je er wel rekening mee houden dat de getoonde waarde in dat geval anders is dan de ingevoerde waarde. Laat je namelijk de werkelijk ingevoerde waarden zien, dan is gelijk duidelijk wat er gebeurt: Omdat de weergave in het eerste voorbeeld is aangepast zodat de gegevens met minder decimalen getoond worden, lijkt het of er 1 + 1 staat. In werkelijkheid staat er echter 2 x de waarde 1.45 ingevoerd. Dat geldt ook voor de berekende waarde. De uitkomst is namelijk 2.90, maar wanneer we dat tonen als geheel getal, wordt de waarde 3 weergegeven. Heel erg lastig, want om nu telkens uit te leggen dat het geen fout is, maar een afrondingsverschil, is natuurlijk niet echt gewenst.

Hoe los je dit op?

Daarom heeft Excel de optie ‘Precisie zoals afgebeeld’ of ‘Precision as displayed’ in het leven geroepen. Door deze aan te vinken (Menu Bestand – Opties – Geavanceerd – Berekenen) rekent Excel met de getallen zoals ze getoond worden en niet zoals ze zijn ingevoerd. Deze instelling geldt voor het hele geopende bestand en alleen het geopende bestand.

Waarschuwing

Pas hier wel mee op! De gegevens worden namelijk daadwerkelijk aangepast en verliezen daarmee hun nauwkeurigheid. Bekijk dus per situatie of dit wenselijk is. Stel dat je de onderstaande ingevoerde waarden hebt: Als je de weergave beperkt tot 1 decimaal, dan worden de waarden aangepast naar 1.5, zoals uit de volgende afbeelding blijkt: En ga je nog een stap verder, door de weergave naar 0 decimalen te verminderen, dan wordt de waarde van 1.5 zelfs weergegeven als 2. Maar… Wanneer je later naar de origineel ingevoerde waarden terug wilt, is dat helaas niet meer mogelijk. De 2 blijft een 2. In dat geval is het beter om de desbetreffende cel(len) te selecteren en gebruik te maken van de functie ‘Afronden’ of ‘Round’. Of: Hiermee blijven de oorspronkelijke waarden behouden en is 1+1 weer gewoon 2!

Meer weten?

Wil je meer weten over deze of andere handige oplossingen in Excel die het leven een stukje makkelijker maken? Neem dan gerust contact met ons op!