Outlook kent tal van handige foefjes waarmee je nóg slimmer en sneller kunt werken. Veel mensen kennen ze echter niet en daarom onthullen we er een paar in dit blogartikel. En het leuke is: ze zijn echt supermakkelijk toepasbaar. Dus doe je voordeel ermee!

Tip 1: Even rust!

Herken je dat? De hele dag door stromen er mailtjes je inbox binnen, maar al die meldingen kunnen je soms knap nerveus maken. Nu kan je natuurlijk je Outlook afsluiten, maar als je je mail wel nodig hebt is dat vaak ook weer niet handig. Gelukkig kan je de meldingen ook uitzetten! Dit doe je als volgt:
  • Ga naar Bestand > Opties > E-mail
  • Zet bij het kopje Ontvangst van bericht het vinkje uit bij Een waarschuwing op het bureaublad weergeven.
Wanneer je klaar bent, zet je het vinkje gewoon weer aan!

Tip 2: Waar stond die mail ook al weer?

Als je vaak naar dezelfde soort mails zoekt, kan het handig zijn om er een zoekmap van te maken. Dit is een handigheidje van Outlook om vaak voorkomende zoekopdrachten op te slaan zodat je de resultaten snel vindt! Als je in de linkerbalk op Zoekmappen klikt, zie je al een paar voorgedefinieerde items staan:     Wil je zelf een zoekmap toevoegen? Geef dan een rechtermuisklik op Zoekmappen en kies voor Nieuwe zoekmap. Je kan nu allerlei zoekopdrachten instellen om makkelijk de mails van een collega of over een bepaald onderwerp te zoeken. Als je op OK gedrukt hebt, komt de zoekopdracht in de linkerbalk te staan.

Tip 3: Wanneer hebben mijn internationale collega’s (en ikzelf) eigenlijk feestdagen?

Het kan handig zijn om te weten wanneer jijzelf en je buitenlandse collega’s een officiële feestdag hebben. In Outlook kun je heel eenvoudig de Nederlandse en buitenlandse feestdagen importeren. Ga hiervoor naar Bestand > Opties >Agenda en kies voor Feestdagen toevoegen. Je kan nu uit meer dan 100 locaties kiezen waarvan de feestdagen dan in je agenda te zien zijn:  

Tip 4: Buitenlandse tijdzones weergeven

Een andere handige tip wanneer je regelmatig samenwerkt met internationale collega’s of andere relaties buiten Nederland, is om hun tijdzone te laten zien. Zo weet je wanneer zij aan het werk zijn. Je kan dit als volgt aanzetten: Ga naar Bestand > Opties > Agenda en geef daar 1 of 2 extra tijdzones aan onder het kopje Tijdzones:   Je krijgt dan in je agenda de tijden te zien van je ingestelde tijdzones:  

Veel succes met de tips!

En je ziet het: een kind kan de was doen. Soms kan het leven zo eenvoudig zijn! 😉