officespecialisten-zo-werkt-precisie-zoals-afgebeeld-of-precision-as-displayed  
1 + 1 = 3. Iedereen ziet direct dat dit niet klopt. Maar Excel denkt er toch echt anders over, zo illustreert onderstaand voorbeeld.

Zeker in financiële rapportages zullen hier vragen over gesteld worden. Zijn er opeens fondsen bij gekomen of misschien wel verdwenen?

Hoe ontstaat dit?

Deze schijnbare fout wordt veroorzaakt omdat de gegevens in de cellen zijn ‘afgekapt’, door het aantal decimalen te verminderen. Iets wat vaker gedaan wordt, om bijvoorbeeld in duizenden of miljoenen te rapporteren. Dat ‘afkappen’ gebeurt niet vanzelf, dat kun je in Excel ingeven op de onderstaande manier:

Maar als je het aantal decimalen vermindert, moet je er wel rekening mee houden dat de getoonde waarde in dat geval anders is dan de ingevoerde waarde. Laat je namelijk de werkelijk ingevoerde waarden zien, dan is gelijk duidelijk wat er gebeurt:



Omdat de weergave in het eerste voorbeeld is aangepast zodat de gegevens met minder decimalen getoond worden, lijkt het of er 1 + 1 staat. In werkelijkheid staat er echter 2 x de waarde 1.45 ingevoerd. Dat geldt ook voor de berekende waarde. De uitkomst is namelijk 2.90, maar wanneer we dat tonen als geheel getal, wordt de waarde 3 weergegeven. Heel erg lastig, want om nu telkens uit te leggen dat het geen fout is, maar een afrondingsverschil, is natuurlijk niet echt gewenst.

Hoe los je dit op?

Daarom heeft Excel de optie ‘Precisie zoals afgebeeld’ of ‘Precision as displayed’ in het leven geroepen. Door deze aan te vinken (Menu Bestand – Opties – Geavanceerd – Berekenen) rekent Excel met de getallen zoals ze getoond worden en niet zoals ze zijn ingevoerd. Deze instelling geldt voor het hele geopende bestand en alleen het geopende bestand.

Waarschuwing

Pas hier wel mee op! De gegevens worden namelijk daadwerkelijk aangepast en verliezen daarmee hun nauwkeurigheid. Bekijk dus per situatie of dit wenselijk is. Stel dat je de onderstaande ingevoerde waarden hebt:



Als je de weergave beperkt tot 1 decimaal, dan worden de waarden aangepast naar 1.5, zoals uit de volgende afbeelding blijkt:



En ga je nog een stap verder, door de weergave naar 0 decimalen te verminderen, dan wordt de waarde van 1.5 zelfs weergegeven als 2. Maar… Wanneer je later naar de origineel ingevoerde waarden terug wilt, is dat helaas niet meer mogelijk. De 2 blijft een 2.



In dat geval is het beter om de desbetreffende cel(len) te selecteren en gebruik te maken van de functie ‘Afronden’ of ‘Round’.



Of:



Hiermee blijven de oorspronkelijke waarden behouden en is 1+1 weer gewoon 2!

Meer weten?

Wil je meer weten over deze of andere handige oplossingen in Excel die het leven een stukje makkelijker maken? Neem dan gerust contact met ons op!