Remmenspecialist ABS beschikt over enorme databases met bijna 30.000 artikelen. Daar worden diverse berekeningen op losgelaten. OfficeSpecialisten hielp hen met een aantal oplossingen waarmee ze veel sneller over de gewenste informatie kunnen beschikken. ‘Dankzij OfficeSpecialisten wordt onze data omgezet in informatie waar we echt wat mee kunnen.’   ABS is sinds 1978 leverancier van remonderdelen, wiellagers en stuur- en wielophangingsdelen voor auto’s. ‘Dat doen we voor alle automerken en –modellen,’ vertelt marketing manager Mats Hofstra. ‘We richten ons daarbij op het niet-merkgebonden kanaal in Europa.’ ABS levert die onderdelen onder het eigen ABS-merk aan de professionele groothandel. En het is een forse markt, zegt Mats Hofstra. Om een indruk te geven: ‘In heel Europa rijden ruim 300 miljoen auto’s rond en jaarlijks geven autobezitters zo’n 300 tot 500 euro uit aan auto-onderdelen.’  

Enorm assortiment

ABS onderscheidt zich vooral door het grote aantal artikelen dat het bedrijf direct uit voorraad kan leveren – het assortiment bestaat uit meer dan 29.000 verschillende artikelen – en de zeer korte levertijd. Daarbij maakt ABS gebruik van enorme databases, waarin al die verschillende onderdelen zijn opgenomen; letterlijk tot op het kleinste schroefje.  

De juiste artikelen in de juiste hoeveelheden

‘Maar wat minstens zo belangrijk is,’ vervolgt Mats, ‘is de markt. Onze onderdelen worden natuurlijk niet gekocht om ernaar te kijken, maar om ze te verkopen of onder een auto te monteren. En als je je auto ’s morgens naar de garage brengt, wil je ‘m het liefst ’s avonds weer kunnen ophalen. Dat betekent dat de voorraad heel dicht bij de eindgebruiker moet liggen. Als je dat door heel Europa moet doen, dan moet je er dus voor zorgen dat de juiste artikelen in de juiste landen in de juiste hoeveelheden op voorraad zijn.’  

Model ontwikkeld

Daarbij kijkt ABS onder meer naar de gemiddelde leeftijd van het wagenpark, hoeveel auto’s er zijn en hoeveel kilometers die auto’s rijden. Maar ook naar vragen als: Wat voor wegdek is er? Wat voor snelwegen zijn er? Hoe is het klimaat, en waarmee wordt gestrooid in de winter? Mats Hofstra: ‘Op basis van al die variabelen hebben wij een model ontwikkeld, waarmee we exact weten in welk land je welke onderdelen en in welke aantallen op voorraad moet hebben om de markt te kunnen afdekken. Op die manier helpen wij importeurs bij het inkopen van hun spullen met een zo hoog mogelijke omloopsnelheid. Zodat de onderdelen uiteindelijk tegen zo laag mogelijke kosten bij de eindgebruiker terecht kunnen komen.’  

Prototype in Excel en Access

Op basis van al die data worden diverse berekeningen gemaakt – en daarbij komt OfficeSpecialisten om de hoek kijken, vertelt Mats. ‘Zij helpen ons bij het integreren van de verschillende systemen.’ Hoe gaat dat in z’n werk? Mats antwoordt: ‘Als wij iets willen berekenen, maken we meestal eerst zelf een prototype in Excel en Access. Daarmee kunnen we precies laten zien wat de bedoeling is. Over het algemeen komt er dan prima het juiste cijfer uit, maar vaak wel via een omweg en veel te traag. Om een voorbeeld te noemen: We hadden eens een berekening gemaakt die wel 50 uur in beslag nam. Toen we vervolgens OfficeSpecialisten vroegen ermee aan de slag te gaan, duurde het hele proces nog maar een paar minuten. Zo hadden ze ons prototype zomaar omgesleuteld naar een snelle Ferrari!’  

Van data naar bruikbare informatie

Hij vervolgt: ‘In onze branche is een standaard waarmee alle verschillende Europese autotypes in kaart zijn gebracht. In totaal rijden er volgens die standaard 25.000 verschillende autotypes rond in Europa. Als je data aan het systeem levert, kun je ook data van het systeem terugkopen van je concurrenten, waardoor je op een gestructureerde manier over concurrentgegevens kunt beschikken. Maar het vergelijken van die data bleek nog best lastig. Soms worden er bijvoorbeeld millimeters en centimeters door elkaar heen gebruikt. OfficeSpecialisten heeft ons geholpen om die gegevens goed naast elkaar te zetten. Zo hebben we data van zo’n 400 concurrenten binnen geladen waar we vergelijkingen op kunnen maken. En dan heb je het algauw over zo’n 350 miljoen records. In plaats van data beschikken we hierdoor over zeer bruikbare informatie.’  

Gewoon de schouders eronder

Mats is uitermate te spreken over de samenwerking met OfficeSpecialisten. ‘Vooral ook omdat ze heel praktisch ingesteld en recht door zee zijn. Niet moeilijk doen, maar gewoon de schouders eronder zetten. Die mentaliteit spreekt me aan. Ik zou OfficeSpecialisten dan ook zeker aanraden,’ besluit hij. ‘Ze gaan niet eerst oeverloos een plan schrijven, wat vervolgens ergens onderin een la belandt, maar gewoon meteen aan de slag met datgene wat jij als klant nodig hebt. Daardoor ben je verzekerd van een snel resultaat.’