Kent u dat? U leest een csv-bestand of tekstbestand in Excel en alles komt terecht in één kolom. Voornaam, achternaam, tussenvoegsels en e-mailadres… alles staat bij elkaar. Terwijl u veel liever de informatie verspreid over meerdere kolommen wilt hebben. Gelukkig is dit in Excel een fluitje van een cent!
Onderstaande afbeelding laat zien wat er vaak gebeurt na het inlezen van een csv- of tekstbestand. Alle gegevens zijn terechtgekomen in kolom A.    

Hoe splitst u deze tekst nu naar verschillende kolommen? Dat gaat als volgt:

       

Selecteer eerst de hele kolom A. Ga vervolgens naar het tabblad Data (Gegevens), waar u de optie Tekst to columns (Tekst naar kolommen) selecteert. U krijgt vervolgens dit scherm te zien:

Stap 1:

In het voorbeeld zijn de verschillende gegevens (voornaam, achternaam, etc.) door een komma gescheiden. U kiest dus voor optie 1 ‘Delimited’. Klik vervolgens op ‘Next’.

Stap 2:

In stap 2 geeft u aan wat het scheidingsteken is. In dit geval de komma:



In het datavoorbeeld ziet u direct dat deze gegevens goed uit elkaar worden getrokken. Klik vervolgens op ‘Next’ als u in de derde stap nog wilt bepalen wat de opmaak moet zijn. U kunt ook direct kiezen voor ‘Finish’, waarna u ziet dat de gegevens netjes zijn gesplitst.

Kolombreedtes aanpassen

Indien gewenst kunt u de kolombreedtes nog even snel aanpassen, door kolom A-D te selecteren en te dubbelklikken tussen D en E als uw muis verandert in een verticale lijn met aan weerszijden een pijl.

En klaar!

Daar zijn uw gegevens, overzichtelijk gesorteerd in verschillende kolommen:



E-mailadressen controleren

Wilt u de e-mailadressen uit een overzicht sorteren? Bijvoorbeeld als u wilt controleren of er mensen op staan die inmiddels een andere functie hebben gekregen of niet meer werkzaam zijn bij een bepaald bedrijf? Ook dat is een fluitje van een cent in Excel!

Zo doet u dat:

Kopieer alleen de kolom met e-mailadressen naar een nieuw bestand. Splits vervolgens de gegevens in kolom A op dezelfde manier als hierboven beschreven, maar gebruik in stap 2 als scheidingsteken het ‘@’-teken.



Alle namen achter het ‘@’-teken komen nu in kolom B terecht. Sorteer vervolgens op kolom B (nu staan alle e-mailadressen per bedrijf bij elkaar) en controleer het overzicht.

Heel veel succes!

Vragen?

Heeft u nog vragen? Bel of mail ons, dan helpen we u graag verder op weg!